MOTIVERING Juridische gronden • decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd bij decreet van 16 juli 2021, art. 38 • besluit van de Vlaamse regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen Feiten en context Bij besluit van de gemeenteraad van 26 november 2020 is het huishoudelijk reglement aangepast aan de nieuwe mogelijkheden om digitaal te vergaderen. Ingevolge het decreet van 16 juli 2021 en het uitvoeringsbesluit van de Vlaamse Regering moet het huishoudelijk reglement weer aangepast worden. De wijzigingen zijn besproken in de centrale gemeenteraadscommissie van 4 oktober 2021 en worden nu voorgelegd voor goedkeuring aan de raad. Argumentatie Bij besluit van de Vlaamse Regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen is in artikel 1 het volgende bepaald: " Als de gemeenteraad, de gemeenteraadscommissie, de raad voor maatschappelijk welzijn of de districtsraad op digitale wijze vergadert conform artikel 20, 74 of 126 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, wordt onder openbaar als vermeld in artikel 28 van het voormelde decreet, een vergadering in een digitale omgeving verstaan die de bevolking op afstand via een audiovisuele live verbinding kan volgen. Een vergadering als vermeld in het eerste lid, kan doorgaan als al de volgende voorwaarden zijn vervuld: 1° ieder lid heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming; 2° de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar op een wijze waardoor hun identiteit kan worden vastgesteld; 3° de voorzitter is in staat om de orde te handhaven; 4° bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven, maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend." Verder bepaalt art. 5, lid 3 van het besluit van de Vlaamse Regering dat bij de openbare vergaderingen van de gemeenteraad, de gemeenteraadscommissie, de raad voor maatschappelijk welzijn en de districtsraad, die op digitale wijze worden georganiseerd, het publiek via de webtoepassing van de gemeente de dag en het tijdstip van de vergadering en de link naar de livestream vindt. Het huishoudelijk reglement voorziet al in art. 1§1, laatste lid, art.2§2, art. 5 en 6 en 27§5 in de organisatie van digitale vergaderingen. In de praktijk zijn de digitale openbare gedeeltes van een gemeenteraadsvergadering audiovisueel te volgen voor de bevolking en wordt dit ook telkens via de website bekend gemaakt vooraf, maar het is aangewezen dat art. 1§1 laatste lid in die zin ook wordt aangepast. "De gemeenteraadszittingen gaan in principe op fysieke wijze door. Indien het om uitvoerig gemotiveerde redenen vereist is, zoals bijvoorbeeld de onbeschikbaarheid van de raadszaal of een andere toegelaten locatie om fysiek te vergaderen, of omwille van overmacht, zoals bijvoorbeeld een pandemie of lockdown of overstroming, enz... zonder dat deze lijst beperkt is, gaat de zitting door op digitale wijze. De gemeente zorgt ervoor dat via een audiovisuele live verbinding het openbaar gedeelte van de digitale vergadering door de bevolking gevolgd kan worden en maakt dit voorafgaand aan de zitting bekend via de gemeentelijke webtoepassing. De beelden blijven eigendom van het lokaal bestuur. De besloten vergadering wordt niet gestreamd. Als er zich tijdens de vergadering technische problemen voordoen, waardoor de vergadering niet meer via een livestream te volgen is, kan de raad geen rechtsgeldige besluiten meer nemen. Er dient dan te worden gewacht tot de livestream terug beschikbaar is of op een andere datum verder te worden vergaderd." Omdat het momenteel nog niet mogelijk is om in de raadzaal hybride te vergaderen, wordt deze toegelaten vorm nog niet voorzien in het huishoudelijk reglement. Het Agentschap Binnenlands Bestuur heeft bovendien in de nota bij het besluit van de Vlaamse Regering laten weten dat de keuze “een weerslag kan hebben op de werkingsuitgaven en de investeringen voor geschikte digitale toepassingen.” Het onderzoek zal nog verder moeten uitgevoerd worden. Omdat het hoger gemelde besluit van de Vlaamse regering expliciet toestaat dat de voorzitter van een vergadering die op digitale of hybride wijze wordt georganiseerd, zich kan laten bijstaan door een personeelslid van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de algemeen directeur aanwijst, is het aangewezen om dit ook in het huishoudelijk reglement op te nemen. BESLUIT eenparig aangenomen.
Artikel 1: De gemeenteraad heft het huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad van 26 november 2020 op. Artikel 2: De gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad goed vanaf heden als volgt: Bijeenroeping gemeenteraad Artikel 1 §1. De gemeenteraad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en tenminste tien maal per jaar. (art. 18 DLB) De bijeenroeping geschiedt eveneens wanneer ze verplicht is krachtens een andere wets- of decreetsbepaling. In de mate van het mogelijke worden de data van de zittingen minstens per half jaar vastgelegd door de voorzitter van de gemeenteraad en aan de raadsleden meegedeeld. Eventuele wijzigingen worden eveneens en zo snel mogelijk meegedeeld. De raadsvoorzitter kan, voor belangrijke aangelegenheden, de zitting van de raad spreiden over opeenvolgende dagen, bijvoorbeeld voor de behandeling van het budget of de bespreking van de meerjarenplanning. De gemeenteraadszittingen gaan in principe op fysieke wijze door. Indien het om uitvoerig gemotiveerde redenen vereist is, zoals bijvoorbeeld de onbeschikbaarheid van de raadszaal of een andere toegelaten locatie om fysiek te vergaderen, of omwille van overmacht, zoals bijvoorbeeld een pandemie of lockdown of overstroming, enz... zonder dat deze lijst beperkt is, gaat de zitting door op digitale wijze. De gemeente zorgt ervoor dat via een audiovisuele live verbinding het openbaar gedeelte van de digitale vergadering door de bevolking gevolgd kan worden en maakt dit voorafgaand aan de zitting bekend via de gemeentelijke webtoepassing. De beelden blijven eigendom van het lokaal bestuur. De besloten vergadering wordt niet gestreamd. Als er zich tijdens de vergadering technische problemen voordoen, waardoor de vergadering niet meer via een livestream te volgen is, kan de raad geen rechtsgeldige besluiten meer nemen. Er dient dan te worden gewacht tot de livestream terug beschikbaar is of op een andere datum verder te worden vergaderd. §2. De voorzitter van de gemeenteraad roept de gemeenteraad bijeen en stelt daarbij de agenda van de vergadering op, die in ieder geval de punten bevat die door het college van burgemeester en schepenen aan de voorzitter van de gemeenteraad worden meegedeeld. De voorzitter kan de gemeente- en OCMW-raad bijeenroepen door een gezamenlijke oproeping met als bedoeling de vergaderingen aansluitend te laten doorgaan. Hierbij stelt de voorzitter voor gemeente en OCMW duidelijk onderscheiden agenda’s op. (art. 19 en 20 DLB) §3. De voorzitter moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van: 1° een derde van de zittinghebbende leden; 2° het college van burgemeester en schepenen; 3° de burgemeester voor zover het verzoek betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester; 4° een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus. In hun schriftelijke aanvraag aan de voorzitter moeten aanvragers de agenda vermelden vergezeld van een verklarende nota, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. Voor elk punt op die agenda bezorgen de aanvragers hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad. De aanvraag moet ingediend worden ten laatste de 9de dag om 9.00 uur voor de datum van de gevraagde bijeenkomst, teneinde de voorzitter toe te laten de decretale oproepingstermijn van 8 dagen te respecteren, tenzij bij gemotiveerde hoogdringendheid. Ingeval de schriftelijke aanvraag een onderwerp betreft houdende het budget, meerjarenplanning, of wijzigingen daaraan, dient de aanvraag ten laatste de 15de dag om 9.00 uur voor de datum van de gevraagde bijeenkomst ingediend te zijn, teneinde de voorzitter toe te laten de decretale oproepingstermijn van 14 dagen te respecteren. De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en uur en met de voorgestelde agenda. Artikel 2 §1. De oproeping of gezamenlijke oproeping wordt ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan het raadslid bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken. Een gezamenlijke oproeping in spoedeisende gevallen kan enkel als er zowel voor de gemeenteraad als de OCMW-raad spoedeisende punten zijn. (art. 19, 20 en art. 67 DLB) §2. De oproeping gebeurt per e-mail, vanuit Meeting.net, aan het e-mailadres dat het gemeenteraadslid heeft meegedeeld aan de algemeen directeur. Gemeenteraadsleden zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van elke wijziging in hun e-mailadres aan de algemeen directeur. De dossiers die betrekking hebben op de agenda worden ter beschikking gesteld op de wijze voorzien in art. 6, §1 van dit reglement. In geval van technische problemen of om een andere geldige reden kan de voorzitter van de gemeenteraad de oproeping bedoeld in deze paragraaf schriftelijk bezorgen aan de raadsleden. De oproeping wordt ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur. §3. De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip, de wijze en de agenda van de vergadering en bevat een toelichtende nota bij elk agendapunt, alsook de voorstellen van beslissing. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. Een gezamenlijke oproeping bevat duidelijk onderscheiden agenda’s voor de gemeenteraad en de OCMW-raad. (art. 20 DLB) Toevoeging van agendapunten Artikel 3 §1. Gemeenteraadsleden kunnen punten aan de agenda toevoegen, voor zover het een onderwerp betreft dat behoort tot de bevoegdheden van de gemeenteraad zoals bepaald in artikel 40 en 41 decreet over het lokaal bestuur. Noch een lid van het college van burgemeester en schepenen noch het college als orgaan kan van deze mogelijkheid gebruik maken. §2. Elk verzoek, ondertekend door de indiener(s), tot het toevoegen van een punt aan de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad moet uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering bezorgd worden aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad. Elk verzoek tot het toevoegen van een punt aan de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad is een toegelicht voorstel van beslissing. Hierbij worden de stukken ter toelichting bijgevoegd, indien er zijn, en wanneer het raadslid foto’s, powerpointpresentaties, enz… ter zitting via de beamer wil tonen, wordt van die stukken samen met een partij-/fractieneutrale digitale versie ook een papieren afdruk gevoegd met vermelding dat het raadslid deze ter zitting via de beamer wil tonen. Digitale versies worden bezorgd op volgende adressen: secretariaat@heusden-zolder.be én yolanda.paulussen@heusden-zolder.be én rony.herlitska@heusden-zolder.be. Een modelformulier is in bijlage gevoegd bij dit huishoudelijk reglement. De voorzitter van de gemeenteraad is verplicht elk tijdig en regelmatig ingediend verzoek tot aanvulling van de agenda te respecteren zonder te oordelen over de opportuniteit van voorlegging aan de gemeenteraad, ook niet als er twijfels zouden rijzen over de beslissingsbevoegdheid van de raad aangezien ook de beoordeling van deze bevoegdheidsvraag aan de gemeenteraad dient overgelaten te worden. §3. De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen van beslissing onverwijld mee aan de gemeenteraadsleden. §4. Toegevoegde punten worden bij regel behandeld als laatste punt van de openbare of geheime zitting, al naargelang het in het openbaar of met gesloten deuren dient behandeld te worden. Wanneer een bijkomend punt echter aansluit bij een reeds op de agenda voorkomend onderwerp, zal het onmiddellijk na bedoeld agendapunt worden behandeld. Informatie voor het publiek Artikel 4 §1. Plaats, dag, wijze en uur van de gemeenteraadsvergadering en de agenda worden openbaar bekend gemaakt door publicatie op de webstek van de gemeente. Dit gebeurt uiterlijk acht dagen voor de vergadering. §2. Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze bekend gemaakt. In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering, op dezelfde wijze bekendgemaakt. §3. Elke belangstellende inwoner kan één exemplaar van de agenda van de raadsvergadering met toelichting gratis afhalen op het centraal gemeentehuis. Geïnteresseerden kunnen, via een abonnementssysteem en tegen bepaalde vergoeding (voor de verzendingskosten) de agenda opgestuurd krijgen. Artikel 5 Aan de beslissingen van de gemeenteraad zal verder de nodige bekendheid gegeven worden door de publieke overzichtslijst te publiceren op de gemeentelijke website en ter inzage te leggen in het gemeentehuis. Informatie voor en inzagerecht van de raadsleden in het kader van de vergaderingen van de gemeenteraad Vanaf einde 2019 wordt er gebruik gemaakt van Meeting.mobile, een webapplicatie van Remmicom waarbij de agendapunten en hun bijhorende stukken, vooraf, tijdens en na een vergadering digitaal beschikbaar worden gesteld door alle deelnemers. Via een tablet, laptop of smartphone is er een veilige toegang tot alle nodige informatie voor de raadsleden. De raadsleden worden via mail op de hoogte gebracht van toevoegingen en/of wijzigingen. Enkel in geval van technische problemen of om een andere geldige reden kunnen agendapunten en bijhorende stukken fysiek ter beschikking gesteld worden. In dat geval worden de dossiers, in het bijzonder de verklarende nota's, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de ontwerpen van beslissing betreffende de op de agenda ingeschreven zaken, vanaf de verzending van de oproeping, op het gemeentesecretariaat ter beschikking gehouden van de raadsleden. Deze kunnen bij inzage van de dossiers op het gemeentesecretariaat vóór de vergadering kennis nemen op de werkdagen na de dag van de verzending van de oproeping tot één uur voor de vergadering op de dag van de vergadering, in het inzagelokaal en dit van maandag tot en met vrijdag van 8 uur – 21.00 uur en op zaterdag, zondag en vakantiedagen van 9.00 – 20.00 uur. Artikel 6 §1. Elk agendapunt van de vergaderingen van de gemeenteraad is consulteerbaar in Meeting.mobile met opgave van een korte samenvatting, een motivering, een argumentatie en een voorstel tot besluit. Aan de agendapunten kunnen bijlagen gekoppeld worden zoals bv. verleende adviezen, plannen, reglementen en/of andere nuttige documenten. §2. Het ontwerp van meerjarenplan, meerjarenplanwijziging en de jaarrekening wordt op dezelfde wijze als bij andere agendapunten als bijlage gekoppeld aan het agendapunt in Meeting.mobile. en dit op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop ze worden besproken. Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de raadsleden, wordt aan hen ook de bijbehorende documentatie ter beschikking gesteld. Deze stukken worden op dezelfde wijze bezorgd aan de raadsleden zoals de oproeping in art. 2 §2 van dit reglement. (art. 249 DLB) §3. Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers van de gemeenteraad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. Indien een raadslid erom verzoekt wordt een dossier elektronisch ter beschikking gesteld. Een raadslid krijgt op zijn verzoek van stukken uit de dossiers gratis fotokopies, met dien verstande dat er enkel fotokopies van A3 of A4 formaat worden afgeleverd. Documenten in een ander formaat worden volgens het retributiereglement voor de afgifte van administratieve stukken aangerekend. De raadsleden richten hun verzoek aan de algemeen directeur. Informatie voor en inzagerecht van de raadsleden buiten dossiers die geagendeerd zijn voor een gemeenteraadszitting Artikel 7 §1. Buiten de in artikel 6 bedoelde documenten hebben de raadsleden het recht - via de algemeen directeur - alle andere documenten te raadplegen alsook een afschrift te krijgen van de akten en stukken, die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente met uitzondering van de bestuursdocumenten die betrekking hebben op opdrachten van algemeen belang. Dit geldt eveneens voor de vragen van de raadsleden ter gelegenheid van de inzage van de in dit artikel §2 vermelde stukken. Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, delen de raadsleden aan de algemeen directeur schriftelijk of per e-mail mee welke documenten zij wensen te raadplegen. De raadsleden onthouden zich ervan de vragen rechtstreeks aan het gemeentepersoneel te stellen. Het valt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur om de gestelde vraag onmiddellijk door te sturen naar de betrokken gemeentelijke dienst. Bij twijfel- of randgevallen waarbij het algemeen belang kan ingeroepen worden, legt de algemeen directeur de vraag voor op de volgende vergadering van het college van burgemeester en schepenen. De gevolgde werkwijze wordt zo snel mogelijk gemeld aan het betrokken raadslid met een uiterste termijn van 5 werkdagen. Bij twijfel- of randgevallen wordt uiterlijk twee dagen na de volgende vergadering van het schepencollege een schrijven gericht aan het raadslid waarbij de genomen beslissing betreffende het al dan niet toepasselijk zijn van het inzagerecht meegedeeld wordt. Het raadslid, dat de in deze paragraaf bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage. §2. Zonder voorafgaande aanvraag kunnen worden ingezien tijdens de publieke openingsuren op het gemeentehuis: 1° de begrotingen/budgetten van vorige dienstjaren van de gemeente en de gemeentelijk extern verzelfstandigde agentschappen; 2°de rekeningen van vorige dienstjaren van de gemeente, de gemeentelijk extern verzelfstandigde agentschappen en de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente lid is; 3° de jaarverslagen van vorige dienstjaren van de gemeente en van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de gemeente lid is; 4° de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en schepenen; 5° de adviezen uitgebracht door gemeentelijke adviesraden; 6° de gemeentelijke toelagereglementen, algemene politieverordeningen, belasting- en retributiereglementen; 7° het register van de inkomende en uitgaande stukken; 8° de verslagen van de raden, commissies en comités van het onderwijs ter beschikking op de afdeling interne organisatie/dienst personeel; 9° de strategische nota en financiële nota in het kader van de strategische meerjarenplanning; 10° de beleidsnota en de financiële nota in het kader van het budget. §3. De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, verstuurd aan de gemeenteraadsleden. Dit gebeurt via een e-mail vanuit Meeting.mobile. §4. De gemeenteraadsleden hebben geen recht op inzage in documenten die nog in bewerking zijn (onafgewerkte of onvolledige documenten, zoals o.m. kladverslag of aantekeningen algemeen directeur voor opstellen notulen of ontwerpnota’s van de administratie die nog geen definitieve status verworven hebben) of nog ter studie of ter discussie liggen en die om deze reden nog geen definitieve status verworven hebben, d.w.z. zich nog in een louter voorbereidend stadium bevinden. Evenmin hebben de gemeenteraadsleden inzagerecht in persoonlijke documenten (zoals o.m. persoonlijke documenten van de administratie, de persoonlijke briefwisseling van de uitvoerende mandatarissen en personeelsleden en de persoonlijke mailbox van de uitvoerende mandatarissen en personeelsleden). Bovendien worden volgende stukken onttrokken aan het inzagerecht: documenten waar het gemeentelijk belang niet bij betrokken is. Een aantal documenten van algemeen, gemeenschaps-, gewestelijk of provinciaal belang worden geacht geen aspecten van gemeentelijke belang te vertonen. Dit zijn onder meer: - de registers en akten van de burgerlijke stand; - de bevolkingsregisters; - documenten betreffende de militie; - het strafregister; - richtlijnen aan de burgemeester i.v.m. de openbare veiligheid; - rijksregister; - bestand van de identiteitskaarten; - rijbewijzen; - …. §5. De gemeenteraadsleden hebben het recht de gemeentelijke instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert te bezoeken. Om het college in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en uur. Tijdens het bezoek van een gemeentelijke instellingen mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking. De raadsleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker. §6. Raadsleden onthouden zich ten allen tijde van het geven van instructies en het stellen van vragen van welke aard ook aan personeelsleden en passen voor het uitoefenen van hun recht van inzage en hun vraagrecht de hiervoor en hierna beschreven werkwijze toe. §7. De raadsleden kunnen persoonlijk aansprakelijk worden gesteld indien zij het vertrouwelijk karakter van bepaalde documenten schenden en dit zowel burgerrechtelijk als strafrechtelijk. Informatie die de persoonlijke levenssfeer raakt, mag niet bekend gemaakt worden aan derden. Deze informatie is in casu enkel bedoeld ten behoeve van het raadslid en in de uitoefening van zijn mandaat als raadslid. §8. De raadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn verplicht tot geheimhouding. Artikel 8 De gemeenteraadsleden hebben het recht aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen via brief of e-mail. Brieven of e-mails gericht aan een personeelslid van de gemeente worden geregistreerd als gericht zijnde aan het college van burgemeester en schepenen en zullen als dusdanig behandeld worden. Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord. Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over gemeentelijke aangelegenheden, die niet op de agenda van de gemeenteraad staan. De vraagsteller zal uiterlijk op de zitting van de gemeenteraad waarop hij zijn mondelinge vraag stelt, een schriftelijke nota ter ondersteuning van deze vraag aan de algemeen directeur overhandigen. Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting geantwoord. Vragen mogen echter niet bedoeld zijn om de intenties van het college te kennen, noch mogen ze verplichten tot het maken van studies, enquêtes of opzoekingen van kostbare aard of van die aard dat ze de normale werking van de diensten in het gedrang brengen. Het vraagrecht mag ook niet tot voorwerp hebben het bekomen van gegevens waartoe de raadsleden op grond van hun inzagerecht geen toegang hebben. Artikel 9 De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad en die bestemd is voor de gemeenteraad, wordt meegedeeld aan de gemeenteraadsleden. (art. 29, §1 DLB) Openbare of besloten vergadering Artikel 10 §1. De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar. §2. De vergadering is niet openbaar: 1° Als het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering. 2° Wanneer tweederde van de aanwezige leden van de gemeenteraad in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. De gemeenteraad moet deze beslissing motiveren. Artikel 11 De gemeenteraad is in ieder geval openbaar op het tijdstip dat gemeenteraadsleden en schepenen de eed afleggen. De vergaderingen over de beleidsrapporten (= het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening) zijn in elk geval openbaar. (art. 249 DLB) Ingeval de gemeenteraad bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, wordt de hoorzitting in het openbaar gehouden, indien de betrokkene hierom verzoekt. Een getuige kan steeds vragen om het getuigenverhoor achter gesloten deuren te laten plaatsvinden. Artikel 12 De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de openbare vergadering van de gemeenteraad blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken. Als tijdens een besloten vergadering van de gemeenteraad blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet worden behandeld, wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt of in geval van de eedaflegging van een personeelslid kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken. In geval van aaneensluitende vergadering van de gemeenteraad en OCMW-raad moet slechts één maal de presentielijst getekend worden. Quorum Artikel 13 §1. De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is. Dit houdt in dat de helft plus één van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig zijn. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende gemeenteraadsleden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter van de gemeenteraad vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Van dit feit wordt door de algemeen directeur melding gemaakt in de notulen. §2. De gemeenteraad kan echter als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal gemeenteraadsleden aanwezig is, na een tweede oproeping ongeacht het aantal aanwezigen, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In deze oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 DLB overgenomen. §3. Bij het begin van de vergadering of bij aankomst tijdens de vergadering wordt de presentielijst aan de gemeenteraadsleden ter ondertekening voorgelegd. De gemeenteraadsleden tekenen de presentielijst vooraleer de vergadering te verlaten. De namen van de gemeenteraadsleden die deze lijst hebben getekend, worden in de notulen vermeld. In geval van aaneensluitende vergadering van de gemeenteraad en de OCMW-raad moet slechts één maal de presentielijst getekend worden. Wijze van vergaderen Artikel 14 De voorzitter zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor, en opent en sluit de vergaderingen. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn, rekening houdend met art. 13 hierboven, om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend. Artikel 15 §1. De voorzitter geeft kennis van alle mededelingen die de raad aanbelangen en aan de raad gerichte verzoeken. De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde tenzij de raad er anders over beslist. §2. Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. Artikel 16 §1. Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de raadsleden. §2. Indien de raad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen. De voorzitter kan aan de algemeen directeur vragen om toelichtingen te geven. Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het DLB. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming. Artikel 17 Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten. In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking wordt geschorst : 1° om te vragen dat men niet zal behandelen; 2° om de verdaging te vragen; 3° om een punt te verwijzen naar een gemeenteraadscommissie; 4° om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden; 5° om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden; 6° om naar het reglement te verwijzen. Artikel 18 De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd. De indiener van het amendement of de amendementen dient deze schriftelijk in voorafgaand aan de zitting van de gemeente- of OCMW-raad bij de algemeen directeur, die deze doorstuurt naar de raadsleden. Dit geldt ook voor subamendementen. Ten uitzonderlijke titel kan nog ter zitting een amendement ingediend worden indien de debatten dit vereisen. In laatstgenoemd geval wordt het amendement of subamendement schriftelijk aan de algemeen directeur overhandigd bij fysieke vergadering of via de chatfunctie indien digitaal wordt vergaderd voor het (sub)amendement ter stemming wordt voorgelegd. Artikel 19 Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren. Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter. Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren. Artikel 20 De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen. Tijdens de vergadering van de gemeenteraad mogen er geen beeld- en/of geluidsopnames worden gemaakt door eender wie, behoudens voorafgaande toelating van de voorzitter. Gsm’s worden afgezet of op trillen gezet. Het gebruik van laptops, tablets en smartphones door gemeenteraadsleden in functie van de zitting, is toegestaan voor zover dit de zitting niet stoort. Elk raadslid spant zich in om het normale verloop van de besprekingen niet in het gedrang te brengen. Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt. Artikel 21 De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen. De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene. (art. 25, volgens art. 74 DLB) Artikel 22 Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist. Artikel 23 §1. Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen. §2. Op vraag van een raadslid of van een fractie of op initiatief van de voorzitter van de gemeenteraad beoordeelt de voorzitter of hij de vergadering zal schorsen en indien hij tot schorsing beslist, bepaalt hij ook de duur van de schorsing. Artikel 24 Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking, onverminderd de bepalingen opgenomen in de art. 19 en 22. Wijze van stemmen Artikel 25 §1. Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken. §2. De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen, zonder rekening te houden met de onthoudingen. Ingeval de stemmen staken, is het voorstel verworpen, tenzij bij toepassing van art. 32 (infra). De stem van de voorzitter is niet doorslaggevend bij staking van stemmen. (art. 33 en 34 DLB) Artikel 26 §1. De gemeenteraad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport. De OCMW-raad doet hetzelfde voor zijn eigen deel van elk beleidsrapport. Daarna keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport goed zoals vastgesteld door de OCMW-raad. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn. Wanneer de financiële belangen van de gemeente bedreigd zijn door het door de OCMW-raad vastgestelde deel van het beleidsrapport, kan de gemeenteraad dat deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de OCMW-raad niet goedkeuren. In dat geval vervalt de eventuele vaststelling van het deel van het beleidsrapport zoals vastgesteld door de gemeenteraad. (art. 249, §3 DLB) §2. De gemeenteraad stemt telkens het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport. In afwijking daarvan kan elk gemeenteraadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst in het gemeentelijke deel van het beleidsrapport. In dat geval mag de gemeenteraad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming. Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de gemeenteraad. Als de OCMW-raad voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt de OCMW-raad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering. (art. 249, §4 DLB) Artikel 27 §1. De leden van de gemeenteraad stemmen niet geheim, behalve in de gevallen bedoeld in § 3. §2. Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen : 1° de stemming bij handopsteking of door vaststelling dat de vergadering zich niet verzet tegen het voorstel ; 2° de mondelinge stemming; 3° de geheime stemming. §3. Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd: 1° de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen; 2° het aanwijzen van de leden en het beëindigen van deze aanwijzing van de gemeentelijke bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de gemeente in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; 3° individuele personeelszaken. §4. Stemming bij fysieke vergadering: 1° De gemeenteraadsleden stemmen bij handopsteking of door vaststelling dat de vergadering zich niet verzet tegen het voorstel zoals bepaald in voormelde §2,1° behalve als een derde van de aanwezige leden de mondelinge stemming vraagt. De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt: nadat de voorzitter het voorwerp van de stemming heeft omschreven, vraagt hij achtereenvolgens welke gemeenteraadsleden ‘ja’ stemmen, welke ‘neen’ stemmen en welke zich onthouden. Elk gemeenteraadslid kan slechts éénmaal zijn hand opsteken om zijn keuze duidelijk te maken. 2° De mondelinge stemming bij een fysieke vergadering geschiedt door elk raadslid ‘ja’, ‘neen’ of ‘onthouding’ te laten uitspreken. Zij doen dat, met uitzondering van de voorzitter, volgens plaats in de vergaderzaal. 3° De geheime stemming gebeurt volgens de bepalingen van art. 29 en 30 van dit huishoudelijk reglement. §5. Stemming bij digitale vergadering: Bij digitale wijze van vergaderen gebeurt de stemming volgens het stemsysteem in het gehanteerde softwarepakket, dat de nodige beveiligingen inhoudt om ook steeds het geheim van de stemming te vrijwaren. 1°Indien de voorzitter tijdens de digitale vergadering meedeelt dat een punt mondeling gestemd wordt, gebeurt dit als volgt: de voorzitter vraagt dan eerst wie tegen stemt. Het raadslid dat tegen stemt, antwoordt daarop door zijn naam uit te spreken. Daarna vraagt de voorzitter wie zich onthoudt. Het raadslid dat zich onthoudt, antwoordt daarop door zijn naam uit te spreken. De raadsleden die niet mondeling hebben geantwoord op een van deze vragen, stemmen voor. De voorzitter kan ter bevestiging vragen of de andere raadsleden dus voor stemmen. 2° De geheime stemming in digitale vergadering verloopt volgens de bepalingen van art. 31 van het huishoudelijk reglement. Artikel 28. De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming en bij handopsteking. De voorzitter van een vergadering die op digitale wijze wordt georganiseerd, kan zich laten bijstaan door een personeelslid van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de algemeen directeur aanwijst. Artikel 29. Indien de vergadering van de gemeenteraad fysiek gehouden wordt, worden voor een geheime stemming vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld. Indien wettelijk toegelaten dat raadsleden zich kandidaat mogen stellen voor een onderwerp waarover geheim gestemd dient te worden, wordt voorgesteld dat zij minstens drie werkdagen voor de zitting van de gemeenteraad schriftelijk hun naam doorgeven aan de afdeling en/of dienst die het onderwerp op de agenda van de gemeenteraad heeft laten plaatsen en het stembriefje dient te maken. Wanneer raadsleden zich terugtrekken als kandidaat voor een onderwerp waarover geheim gestemd dient te worden, wordt voorgesteld dat zij hiervan minstens één werkdag voor de zitting van de gemeenteraad kennis geven aan de afdeling en/of dienst die het onderwerp op de agenda van de gemeenteraad heeft laten plaatsen en het stembriefje dient aan te passen. De raadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich. Artikel 30 Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, dat aan de stemming heeft deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de twee jongste raadsleden, tenzij de gemeenteraad ter zitting instemt hiervan af te wijken. Tevens kan de algemeen directeur bijstand verlenen. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan. Artikel 31 Indien de vergadering van de gemeenteraad digitaal doorgaat, wordt een digitaal platform gebruikt en worden op het moment van de stemming digitale stembriefjes gestuurd door de algemeen directeur. De digitale stembriefjes verschijnen op het scherm van de deelnemende raadsleden. De raadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich. De onthouding gebeurt door ‘onthouding’ aan te duiden. De raadsleden versturen digitaal hun ingevuld stemformulier. Het digitale stemplatform geeft aan hoeveel stemmen werden ingediend en de verdeling van de uitgebrachte stemmen over de antwoorden. De stemming wordt afgesloten door de algemeen directeur van zodra het platform aangeeft dat het aantal ingediende stemmen gelijk is aan het aantal deelnemende raadsleden. Dit betekent immers dat elk deelnemend raadslid digitaal zijn stem heeft ingediend. De stemming is dan definitief. Artikel 32 Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, contractuele aanstelling, verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Hebben bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. De benoeming, contractuele aanstelling, verkiezing of de voordracht gebeurt bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur. Notulen, zittingsverslagen en ondertekening Artikel 33 §1. De notulen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of het voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. §2. De zittingsverslagen van de vergaderingen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden. De gemeenteraad kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de gemeenteraad. Een raadslid kan vragen om in het zittingsverslag de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen.(art. 278, §1 DLB) §3. Als de gemeenteraad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 10 en 11 van dit reglement in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld. (art. 278, §1 DLB) Artikel 34 §1. De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet over het lokaal bestuur. §2. De notulen van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering via Meeting.mobile beschikbaar. In het geval de gemeenteraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering. §3. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur ondertekend. §4. Zo dikwijls de raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de raadsleden en de algemeen directeur ondertekend. Artikel 35 §1. De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het decreet over het lokaal bestuur. §2. De stukken, die niet vermeld worden in artikel 279, §1 tot §3 en §5 van het decreet over het lokaal bestuur, worden ondertekend door de burgemeester en meeondertekend door de algemeen directeur. Zij kunnen deze bevoegdheid overdragen conform artikel 280 en artikel 283 van het decreet over het lokaal bestuur §3. De beslissingen, de akten, de verslagen en de brieven van de financieel directeur worden door hem ondertekend als ze specifiek betrekking hebben op de aan hem toevertrouwde taken. De beslissingen, de akten en de briefwisseling van personeelsleden aan wie bevoegdheden werden gedelegeerd of toevertrouwd, worden door die personeelsleden ondertekend. Het dwangbevel, uitgevaardigd voor de invordering van schuldvorderingen, wordt, met behoud van de ondertekeningbevoegdheid inzake de uitvoerbaarverklaring ervan, ondertekend door de financieel beheerder. §4. De beslissingen, de akten en de briefwisseling van personeelsleden, belast met het budgethouderschap, worden door deze personeelsleden ondertekend als ze enkel betrekking hebben op hun budgethouderschap. §5. Onverminderd §§ 1 en 4 wordt de briefwisseling van de gemeente ondertekend door de burgemeester en meeondertekend door de algemeen directeur. §6. De documenten en stukken, in welke vorm ook, behorende tot het dagelijks personeelsbeheer of behoren tot de aan hem gedelegeerde bevoegdheid worden ondertekend door de algemeen directeur of een personeelslid dat daartoe opdracht heeft gekregen van de algemeen directeur. Fracties Artikel 36 §1. Het gemeenteraadslid of de gemeenteraadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn, vormen één fractie. §2. In afwijking van § 1 kunnen de kandidaat gemeenteraadsleden die op eenzelfde lijst zijn verkozen twee fracties vormen, uiterlijk op de installatievergadering, in de gevallen en op de wijze vastgelegd in artikel 36 § 2 DLB. §3. Het gemeenteraadslid of de gemeenteraadsleden die verkozen zijn op lijsten die zich uiterlijk op de installatievergadering onderling hebben verenigd vormen één fractie. Tot onderlinge vereniging van de lijsten kan slechts beslist worden als de meerderheid van de verkozenen op elk van die lijsten daarmee instemt. §4. De onderlinge vereniging tot één fractie overeenkomstig § 3 of de vorming van twee fracties overeenkomstig § 2 geldt tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad. §5. De vergoeding voor de werking van de fracties alsook de voorwaarden worden vastgelegd binnen de grenzen vastgelegd door de Vlaamse regering verder in dit reglement. Voor de fractievergoedingen is een minimum van 50% aanwezigheid per jaar in de gemeenteraadsvergaderingen per raadslid van een fractie vereist, tenzij het betrokken gemeenteraadslid afwezig is wegens overmacht of ziekte, waarbij die afwezigheid door het betrokken raadslid wordt gerechtvaardigd door schriftelijke bewijsstukken . Raadscommissies Artikel 37 De gemeenteraad kan commissies oprichten die zijn samengesteld uit gemeenteraadsleden. De commissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de gemeenteraadszittingen, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking telkens als dat voor de beleidsvoering wenselijk wordt geacht. De commissies kunnen steeds deskundigen en belanghebbenden horen. De algemeen directeur en het gemeentepersoneel tot wiens bevoegdheid de commissies behoren kunnen steeds deel uitmaken van de commissies evenwel zonder stemrecht. De algemeen directeur duidt de secretaris van elke raadscommissie aan. De zittingen van de raadscommissies zijn in principe fysiek, tenzij door overmacht of andere omstandig gemotiveerde redenen beslist wordt door de voorzitter van de raadscommissie dat de vergadering digitaal gehouden wordt. Artikel 38 §1. Er wordt een verenigde commissie opgericht, samengesteld uit alle gemeenteraadsleden met stemrecht, voor de behandeling van aangelegenheden inzake belangrijke sturingselementen, onder meer op het vlak van financiën, personeel en organisatie, …. De taak om te waken over de afstemming van het gemeentelijk beleid op het beleid van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en verzelfstandigde agentschappen van de gemeente is geïntegreerd in de verenigde commissie. Daarnaast wordt een centrale commissie opgericht bevoegd voor de algemene werking van de politieke organen, samengesteld uit de fractieleiders als stemgerechtigde leden en de burgemeester als raadgevend lid. De burgemeester kan daarnaast het initiatief nemen om de voorzitter van de centrale commissie te verzoeken de commissie bijeen te roepen over een door hem aangereikt onderwerp. Daarnaast worden een gemeenteraadscommissie Ruimte, bevoegd voor ruimtelijk beheer en woonbeleid, leefomgeving en patrimonium, en een gemeenteraadscommissie Samenleving en Sociaal Huis, bevoegd voor welzijn, buitenschoolse kinderopvang, cultuur en toerisme, sport, bibliotheek, sociale dienst en thuis,-woon-en dagzorg, opgericht. Deze twee commissies bestaan uit 11 leden, waarbij elke fractie in de gemeenteraad minstens 1 vertegenwoordiger heeft. De schepen(en), als zij geen lid zijn van een commissie, wonen de commissievergaderingen bij als raadgevend lid wanneer de te bespreken onderwerpen behoren tot hun bevoegdheid. De gemeenteraad bepaalt bij afzonderlijk oprichtingsbesluit de bevoegdheden van de eventuele andere op te richten commissies. §2. Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien een of meer leden van een fractie tijdens de zittingsperiode verklaren niet meer te behoren tot de fractie zoals vermeld in artikel 36 decreet over het lokaal bestuur dan kan dit lid of deze leden niet meer zetelen noch als lid van deze fractie noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijk aantal leden in de commissies. Het gemeenteraadslid dat zich onafhankelijk opstelt verliest bijgevolg zijn/haar mandaat als commissielid en kan de vergadering enkel nog bijwonen in zijn of haar hoedanigheid van gemeenteraadslid–waarnemer zonder recht op presentiegeld, behalve in de verenigde commissie. §3. De fracties dienen voordrachten voor de commissieleden, behalve voor de verenigde commissie en de centrale commissie waarvan de samenstelling bepaald is in §1 van artikel 37, in te dienen bij de voorzitter van de gemeenteraad. De algemeen directeur bezorgt de fractieleiders een model van voordrachtsakte en bepaalt in de begeleidende brief eveneens een termijn voor het indienen van deze voordrachten. Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat-commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaat-commissielid deel uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie. Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht. §4. Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging overeenkomstig het eerste lid een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt. In dat geval zal geen presentievergoeding toegekend worden aan het raadgevend lid. Artikel 39 §1. De commissies vergaderen zoveel maal als nodig is. §2. Elke commissie wordt voorgezeten door een gemeenteraadslid, dat deel uitmaakt van de commissie. De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie, wel lid. De voorzitter wordt aangewezen door de gemeenteraad telkens onder de leden waaruit elke afzonderlijke commissie bestaat. Elke fractie /elk raadslid kan daartoe schriftelijk een kandidaat voordragen minstens vijf werkdagen voor de zitting van de gemeenteraad waarop de verkiezing van de voorzitter(s) van de commissie(s) geagendeerd is door mededeling van de naam van de kandidaat aan de algemeen directeur. Artikel 40 §1. De commissies worden door hun voorzitter bijeengeroepen. De voorzitter gaat vooraleer tot oproeping over te gaan bij de algemeen directeur na of er geen andere commissievergaderingen op dezelfde datum en uur gepland zijn, waarbij onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad voorzien is in art. 1§1 van dit reglement, de voorzitter van de commissie de vergadering fysiek of digitaal kan laten doorgaan. Verschillende commissievergaderingen kunnen slechts op één dag plaatsvinden als het tijdstip ervan met elkaar verenigbaar is. De oproepingsbrief vermeldt de agenda en wordt naar alle raadsleden gestuurd per e-mail. De secretaris van de commissie zorgt voor de nodige ondersteuning bij de voorbereiding, tijdens de vergadering en bij de verslaggeving van de vergaderingen en zorgt voor de bewaring van de verslagen en andere stukken. Alle gemeenteraadsleden zullen tijdig, dit wil zeggen minstens 8 dagen voor de zitting van de commissie, de oproepingsbrief met agenda van de gemeenteraadscommissie toegestuurd krijgen per e-mail, behalve indien een commissie bij hoogdringendheid wordt samengeroepen. De voorzitter van een commissie ondertekent de uitnodiging steeds met tegentekening door de bevoegde secretaris van de betrokken commissie. De commissieleden worden als commissielid uitgenodigd. Verder worden data, uur, wijze en plaats en agenda meegedeeld op de website van de gemeente. §2. De stukken van elke commissie, zelfs wanneer het een werkdocument of sneuveltekst betreft die voor behandeling geagendeerd staat op een commissievergadering, zijn enkel ter inzage op het bureel van de secretaris van die commissie en dit na afspraak met de secretaris van de commissie. De voorzitter beslist in overleg met de secretaris van een gemeenteraadscommissie welke stukken zij ter voorbereiding van een vergadering van de commissie bijkomend per e-mail naar de commissieleden sturen. §3. De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden. Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden van elke commissie een aanwezigheidslijst. De vergaderingen van de commissies zijn in principe openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad zijn de vergaderingen van de commissies niet openbaar. In de commissievergaderingen hebben de gemeenteraadsleden, de schepen(en) en burgemeester spreekrecht. De raadsleden kunnen steeds op eigen initiatief, zonder stemrecht en zonder presentievergoeding, de vergaderingen van de commissies, waarvan zij geen deel uitmaken, bijwonen. Elke gemeenteraadscommissie kan steeds deskundigen en belanghebbenden horen. §4. De leden van de commissies stemmen, zoals in de gemeenteraad, niet geheim. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad, zie art. 27§3 is de stemming geheim. Als een gemeenteraadscommissie over moet gaan tot stemmen, dan wordt de werkwijze gevolgd zoals bepaald in art. 26 tot en met 31 van het huidig reglement. Als, bij het stemmen in het openbaar, de stemmen staken, is de stem van de voorzitter beslissend. §5. De stemgerechtigde commissieleden alsook de bevoegde schepen(en) ontvangen het verslag van de vergadering. Voor de overige raadsleden wordt een afschrift van bedoeld verslag meegedeeld aan de gemeenteraad en geklasseerd in het inzagelokaal. Enkel de officiële stemgerechtigde leden en de schepen(en) tot wiens bevoegdheid een agendapunt van een gemeenteraadscommissie behoort worden bij de aanwezigen, afwezigen of verontschuldigde personen genoteerd in het verslag. Gemeenteraadsleden niet lid van een bepaalde commissie worden, als zij toch een gemeenteraadscommissie bijwonen cfr. art. 39 §2 huishoudelijk reglement, in het verslag van de zitting van de gemeenteraadscommissie vermeld als aanwezig gemeenteraadslid. Burgemeester en algemeen directeur en de gemeenteraadsleden en schepenen die ten informatieve titel de oproeping hebben ontvangen, worden enkel vermeld als zij aanwezig zijn. Dus geen afwezigheden of verontschuldigingen te vermelden in het verslag. De schepen(en) tot wiens bevoegdheid een agendapunt behoort en de stemgerechtigde leden van de gemeenteraadscommissie melden aan de secretaris van hun commissie tijdig voor de commissie wanneer zij verontschuldigd zijn. Dit met het oog op correct kunnen notuleren in het verslag. Presentiegeld en vergoedingen Artikel 41. §1. Aan de raadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn: 1° de gemeenteraad. Voor de voorzitter van de gemeenteraad, voor zover dit een gemeenteraadslid is, wordt een dubbel presentiegeld voorzien; 2° de gemeenteraadscommissies waarvan zij stemgerechtigd lid zijn. Voor de voorzitter van de gemeenteraadscommissie wordt een presentiegeld gelijk aan dat voor een gemeenteraadszitting voorzien en voor de stemgerechtigde commissieleden wordt een verminderd presentiegeld voorzien; 3° de vergadering van de gemeenteraad waarvoor men in principe recht op presentiegeld heeft maar waarvoor het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt; Cumulatie van meerdere presentiegelden per dag voor elke bijgewoonde vergadering van de raad of commissie is toegestaan. §2. Met ingang vanaf 1 januari 2019 ontvangen de gemeenteraadsleden een presentiegeld van € 124,98, gekoppeld aan de spilindex 138,01: - per vergadering van de gemeenteraad die zij bijwonen ; - per vergadering van de gemeenteraad waarvoor men in principe recht heeft op presentiegeld maar waarvoor het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt. Met ingang vanaf 1 januari 2019 ontvangen de gemeenteraadsleden voor het bijwonen van de vergaderingen van de gemeenteraadscommissies waarvan zij stemgerechtigd lid zijn een presentiegeld voor de raadsleden ad € 62,49 en voor de voorzitter van een gemeenteraadscommissie ad € 124,98, bedragen gekoppeld aan de spilindex 138,01. Artikel 42 §1. Conform de dienstverlening, zoals bepaald in dit reglement, hebben de gemeenteraadsleden op het gemeentehuis toegang tot telefoon en internet, en kunnen ze kopieën bekomen van gemeentelijke bestuursdocumenten. In een daartoe voorbehouden lokaal kunnen de diverse gemeenteraadsfracties alle nodige informatie inkijken. §2. Gemeenteraadsleden, inbegrepen de leden van het college van burgemeester en schepenen, kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen, (ingericht door overheidsinstanties, onderwijsinstellingen of de VVSG), terugvorderen van het gemeentebestuur, voor zover deze cycli of studiedagen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken. De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor gemeente- en OCMW-personeel. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s. De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur in overleg met de vormingsambtenaar. (art. 17, §3 DLB en art. 35 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 6 juli 2018) §3. Verplaatsingskosten van raadsleden, noodzakelijk voor de uitoefening van hun mandaat, worden door het gemeentebestuur terugbetaald na voorlegging van bewijsstukken, op basis van de wettelijk vastgestelde tarieven. De reis- en verblijfskosten, alsook de maaltijdvergoedingen en representatiekosten van de gemeenteraadsleden, inbegrepen de leden van het college van burgemeester en schepenen, die verband houden met de uitoefening van het mandaat en die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat, worden alleen terugbetaald na voorafgaande goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen en mits de nodige bewijsstukken worden bijgebracht. De dienstverplaatsingen in uitvoering van het mandaat van gemeenteraadslid in opdracht van het bestuur, worden terugbetaald door het gemeentebestuur indien die kosten niet worden terugbetaald door een andere instantie, met uitzondering van de verplaatsingen van en naar het gemeentehuis om de vergaderingen van de bestuursorganen en commissies bij te wonen en voor te bereiden. Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dat document is openbaar. §4. De gemeente sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de gemeenteraadsleden, inbegrepen de leden van het college van burgemeester en schepenen. De gemeente sluit daarnaast ook een verzekering af voor ongevallen die de gemeenteraadsleden, inbegrepen de leden van het college van burgemeester en schepenen, overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun ambt. (art. 17, §5 DLB en Hoofdstuk 9 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris) De gemeente sluit ten behoeve van de leden van het college van burgemeester en schepenen een polis omnium dienstverplaatsingen voor stoffelijke schade aan het eigen voertuig bij een toegelaten verzekeringsmaatschappij. De polis dienstverplaatsingen bij Ethias (polisnummer 2.720.208) is in voege en blijft gelden tot op het moment van opzegging. §5. Ter ondersteuning van gemeenteraadsfracties wordt jaarlijks aan elke fractie, vertegenwoordigd in de gemeenteraad, een toelage ten laste van de gemeente verstrekt onder volgende modaliteiten: - de toelage wordt uitgereikt aan de fractie, zoals deze is samengesteld op 02 januari 2019; - een wijziging in het aantal leden van een fractie blijft zonder gevolg voor de toelage voor de fractie, die gedurende de volledige legislatuur te verstrekken blijft aan de fractie zoals die is bepaald op 2 januari 2019; - per fractielid is het bedrag van de toelage vastgelegd op €150 voor zover dat fractielid een minimumaanwezigheid van de helft van de raadzittingen in dat jaar bereikt heeft. De fractie kan de ontvangen toelage enkel gebruiken voor de ondersteuning van de eigen werking en voor de werking van de raden waar zij deel van uitmaakt. De middelen mogen niet gebruikt worden voor partijwerking, verkiezingen of ter compensatie van presentiegeld, wedde enz. Op het einde van het werkjaar licht de fractie in een nota met bewijsstukken toe hoe ze de ontvangen middelen gebruikte. Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de aanwending van alle middelen voor de ondersteuning van de fracties. Dat overzicht is openbaar. Wanneer een fractie financiële middelen aanwendde voor andere doeleinden dan de ondersteuning van de eigen werking, dan zal het gemeentebestuur dit bedrag in mindering brengen van de toelage van het volgende werkjaar. (art. 17, §3 DLB en art. 36 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris Verzoekschriften aan de gemeente(raad) Artikel 43 §1. Iedere burger heeft het recht verzoekschriften door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van de gemeente in te dienen. (art. 304, §2 DLB) De organen van de gemeente zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, de algemeen directeur en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt. De indiener wordt daarvan op de hoogte gebracht §2. De verzoekschriften en voorstellen worden aan de gemeente gericht. Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift of voorstel moet de vraag duidelijk zijn. Een verzoek is geen klacht; klachten worden behandeld volgens het klachtenbehandelingsysteem. §3. Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente behoort, zijn onontvankelijk. Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift of voorstel beschouwd als: 1° de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd; 2° het loutere mening is en geen concreet verzoek; 3° als de vraag anoniem, zonder vermelding van naam en voornaam en adres, werd ingediend; 4° het taalgebruik beledigend is. Het orgaan of de voorzitter van het orgaan van de gemeente aan wie het verzoek is gericht, doet deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet. Artikel 44 §1. De voorzitter van de gemeenteraad plaatst het verzoekschrift voor de gemeenteraad op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad indien het verzoekschrift minstens 30 dagen voor de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend dan komt het op de agenda van de volgende vergadering. §2. De behandeling van de verzoekschriften tijdens de vergadering van de gemeenteraad volgt steeds na de eventuele bijkomende agendapunten van de gemeenteraadsleden. §3. De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen of naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken. §4. De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door de gemeenteraad of een orgaan van de gemeente. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze. §5. De gemeenteraad of het betrokken orgaan van de gemeente verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift. Eretitel gemeenteraadsleden, voorzitter van de gemeenteraad en schepenen Artikel 45 De gemeenteraad kan machtiging tot het voeren van de eretitel verlenen aan de gemeenteraadsleden, de voorzitter van de gemeenteraad en schepenen onder de hieronder vermelde voorwaarden. De eretitel kan slechts verleend worden voor het laatst uitgeoefende mandaat, waarvoor betrokken mandataris aftredend is. Wanneer een gemeenteraadslid of schepen gelijk aftreedt als mandataris in de gemeente en als mandataris in het OCMW, dan geeft dit slechts recht op één eretitel, te verlenen door of de gemeente of het OCMW. Betrokken mandataris dient dan een schriftelijk voorstel in bij de gemeente indien de mandataris een gemeentelijke eretitel wenst ofwel bij het OCMW indien de mandataris een eretitel vanuit het OCMW wenst. De hoger vermelde eretitels mogen niet worden gevoerd: 1° gedurende de periode dat een mandaat in de gemeente wordt uitgeoefend of een mandaat wordt uitgeoefend in het OCMW; 2° door een door een gemeente of OCMW bezoldigde persoon. Bij de berekening van de dienstanciënniteit als raadslid, voorzitter van de gemeenteraad of schepen wordt ook een aansluitend daaraan voorafgaand of op volgend mandaat in dezelfde gemeente als burgemeester, voorzitter van de OCMW-raad of OCMW-raadslid in aanmerking genomen. - Voor het verlenen van de eretitel van gemeenteraadslid voor een gemeenteraadslid dienen onderstaande voorwaarden cumulatief verder voldaan te zijn: a) aftredend lid zijn van de gemeenteraad; b) minstens 18 jaar dienstanciënniteit in de gemeenteraad hebben; c) een recent bewijs van goed gedrag en zeden voorleggen; d) een instemmingsverklaring van betrokkene voorleggen. - Voor het verlenen van de eretitel van schepen verlenen aan een aftredende schepen, dienen verder onderstaande voorwaarden cumulatief voldaan te zijn: a) aftredend schepen zijn; b) dienstanciënniteit: 1° ofwel het schepenmandaat gedurende minstens 10 jaar al dan niet achtereenvolgend uitgeoefend hebben in dezelfde gemeente; 2° ofwel het schepenmandaat gedurende minstens een legislatuur of zes jaar in dezelfde gemeente uitgeoefend hebben en aansluitend daaraan voorafgaand of op volgend nog 12 jaar als gemeenteraadslid gezeteld hebben in dezelfde gemeente; c) een recent bewijs van goed gedrag en zeden voorleggen; d) een instemmingsverklaring van betrokkene voorleggen. - Voor het verlenen van de eretitel van voorzitter van de gemeenteraad aan een aftredende voorzitter van de gemeenteraad dienen verder onderstaande voorwaarden cumulatief voldaan te zijn: a) aftredend voorzitter van de gemeenteraad zijn; b) dienstanciënniteit: 1° ofwel het mandaat van voorzitter van de gemeenteraad gedurende minstens 10 jaar al dan niet achtereenvolgend uitgeoefend hebben in dezelfde gemeente; 2° ofwel het mandaat van voorzitter van de gemeenteraad gedurende minstens een legislatuur of ten minste zes jaar in dezelfde gemeente uitgeoefend hebben en aansluitend daaraan voorafgaand of op volgend nog 12 jaar als gemeenteraadslid gezeteld hebben in dezelfde gemeente; c) een recent bewijs van goed gedrag en zeden voorleggen; d) een instemmingsverklaring van betrokkene voorleggen. Slotbepaling Artikel 46 De materies in dit reglement behandeld, zijn van toepassing voor zover ze niet gewijzigd of geregeld worden door wetten, decreten of besluiten van een hogere overheid. Voor zover een aantal situaties niet uitdrukkelijk geregeld werden door dit huishoudelijk reglement blijven de bepalingen van het decreet lokaal bestuur onverkort gelden. |