HET VAST BUREAU:

MOTIVERING

Juridische gronden

●         decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (DLB), zoals gewijzigd, art. 50 tot en met 57, 62 en 83

●         decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie, art. 38

●         besluit van de Vlaamse regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen

●         installatievergadering gemeenteraad van 5 december 2024, houdende de verkiezing van de schepenen en aangewezen-burgemeester

Feiten en context

Voor de goede werking van het vast bureau heeft het vast bureau een huishoudelijk reglement aangenomen aangepast aan de bepalingen van het DLB op 1 oktober 2021.

Ingevolge de gemeenteraadsverkiezingen van 13 oktober 2024 en de daaropvolgende installatievergadering van de gemeenteraad, waarbij de verkiezing van de schepenen is goedgekeurd en de aangewezen burgemeester aangeduid, moet een nieuw huishoudelijk reglement van het vast bureau, zoals ook geldt voor het college, worden opgesteld voor de legislatuur 2025-2030.

Argumentatie

Het decreet over het lokaal bestuur bepaalt in art. 83 dat de bepalingen van art. 50 tot en met 55 van toepassing op het college van burgemeester en schepenen ook van toepassing zijn op het vast bureau, zodat bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement moet aangenomen worden waarin de nadere regels over zijn werking zijn vervat.

Aan het vast bureau wordt het reglement van inwendige orde ter goedkeuring voorgelegd.

BESLUIT UNANIEM

Artikel 1:

Het vast bureau heft het reglement van inwendige orde van 1 oktober 2021 op en

keurt onderstaand reglement van inwendige orde met verdeling van de bevoegdheden van de voorzitter en leden goed vanaf 11 december 2024:

REGLEMENT VAN INWENDIGE ORDE

I. Gewone en buitengewone vergaderingen

Artikel 1.

§1. Het vast bureau vergadert iedere woensdag aansluitend aan de zitting van het college van burgemeester en schepenen, dat bijeengeroepen wordt om 9 uur in het centraal gemeentehuis, onverminderd het recht van de voorzitter van het vast bureau om het vast bureau buiten bedoelde dagen en uren bijeen te roepen in buitengewone vergadering, telkens de spoedige afhandeling van zaken zulks vereist. (art. 50 DLB)

§2. Indien het vast bureau tijdens een vergadering van het vast bureau beslist om van het

vooropgestelde vergadertijdstip van een toekomstige vergadering af te wijken of een vergadering over te slaan, wordt hiervan melding gemaakt in de desbetreffende notulen van de vergadering.

Deze vermelding geldt als kennisgeving aan de leden van het vast bureau.

§3. Voor de gewone vergaderingen worden geen oproepingsbrieven verzonden.

In spoedeisende gevallen staat het aan de voorzitter van het vast bureau dag en uur van de

vergadering vast te stellen en de wijze waarop de leden worden bijeengeroepen. (art.50, lid 1 DLB)

Artikel 2.

§1. Bij gebrek aan een gemeentehuis of wanneer het gemeentehuis tijdelijk niet kan gebruikt

worden, dient het vast bureau door een behoorlijke beslissing de plaats aan te wijzen waar zal vergaderd worden en dit zowel voor de gewone als de buitengewone bijeenkomsten. De

vergaderingen van het vast bureau mogen niet gehouden worden in een drankhuis of een politiek lokaal.

§2. Het vast bureau kan eveneens digitaal vergaderen via ZOOM, Teams of andere

softwaretoepassing welke een tegensprekelijk debat mogelijk maakt. (art. 54 DLB)

Bij digitale vergadering wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

1° ieder lid heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming;

2° de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar op een wijze waardoor hun identiteit kan

worden vastgesteld;

3° bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven, maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter van het vast bureau controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.

§3. Voor zover de uitrusting van de infrastructuur van het lokale bestuur het toelaat, kan het vast bureau ook hybride vergaderen via ZOOM, Teams of andere softwaretoepassing welke een tegensprekelijk debat mogelijk maakt. (art. 54 DLB)

Bij hybride vergadering wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

1° de leden die digitaal deelnemen, kunnen de vergadering via een audiovisuele live verbinding volgen;

2° de leden die digitaal deelnemen, hebben afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming;

3° de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar voor de andere leden op een wijze waardoor hun identiteit kan worden vastgesteld;

4° bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven, maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter van het vast bureau controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.

§4. Als de vergaderingen van het vast bureau op digitale of hybride wijze worden georganiseerd, worden de agenda en de dossiers die erop betrekking hebben, minstens digitaal ter inzage gelegd.

De voorzitter van een vergadering die op digitale of hybride wijze wordt georganiseerd, kan zich laten bijstaan door een personeelslid van de gemeente of het openbaar centrum voor

maatschappelijk welzijn dat de algemeen directeur aanwijst.

Artikel 3.

Wanneer het belang van het OCMW een buitengewone vergadering vereist, kan ieder lid van het vast bureau de voorzitter van het vast bureau hierom verzoeken.

II. Quorum en wijze van vergaderen

Artikel 4.

Het vast bureau mag alleen dan beraadslagen en besluiten wanneer meer dan de helft van de leden tegenwoordig is. De schepenen en burgemeester zijn van rechtswege de leden van het vast bureau. (art. 83, 50, lid 2 en 79, lid 1 DLB)

Artikel 5.

De burgemeester is van rechtswege voorzitter van het vast bureau. Bij ontstentenis of verhindering wordt hij door een schepen in volgorde van hun rang vervangen, tenzij de burgemeester een andere schepen heeft aangewezen. (art. 62, lid 3 DLB)

Artikel 6.

De burgemeester of hij die hem vervangt, zit het vast bureau voor, en opent en sluit de

vergaderingen. (art. 83 en 51 DLB)

Artikel 7.

De algemeen directeur woont de vergaderingen van het vast bureau bij.

Bij verhindering van de algemeen directeur neemt zijn vervanger tijdelijk het ambt waar.

De algemeen directeur is gehouden met nauwgezetheid deze taak te vervullen.

De algemeen directeur adviseert het vast bureau op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch

vlak. Hij herinnert in voorkomend geval aan de geldende rechtsregels, vermeldt de feitelijke

gegevens waarvan hij kennis heeft en zorgt ervoor dat de door de regelgeving voorgeschreven vermeldingen in de beslissingen worden opgenomen. (art. 172 DLB)

Artikel 8.

De vergaderingen van het vast bureau zijn niet openbaar. (art. 50, lid 4 en 83, lid 4 DLB)

Artikel 9.

Geen lid van het vast bureau mag het woord voeren dan na het van de voorzitter verkregen te hebben.

Artikel 10.

Het lid dat de orde stoort, wordt door de voorzitter tot de orde geroepen.

Artikel 11.

Wanneer de vergadering rumoerig wordt, kan de voorzitter de zitting schorsen voor een half uur, na verloop daarvan wordt de zitting van rechtswege hervat. Mocht de vergadering andermaal rumoerig worden dan kan de voorzitter de zitting sluiten.

III. Wijze van stemmen

Artikel 12.

§1. Het vast bureau beslist collegiaal. (art. 83, lid1 en 52 DLB)

§ 2. De leden van het vast bureau stemmen mondeling.

§ 3. Overeenkomstig art. 34 en 35 DLB wordt over de volgende aangelegenheden geheim

gestemd:

1° de vervallenverklaring van het mandaat van lid van de OCMW-raad en van lid van het vast

bureau;

2° de aanwijzing van de leden van de bestuursorganen van het OCMW en van de

vertegenwoordigers van het OCMW in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;

3° de beëindiging van een mandaat als vermeld in punt 2°;

4° individuele personeelszaken.

§4. De besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Onder volstrekte

meerderheid van de stemmen wordt verstaan, meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegeteld. (art. 83, lid 1 en 53 § 1 DLB)

§5. Bij staking van stemmen verdaagt het vast bureau de zaak tot een volgende vergadering. Als de meerderheid van het vast bureau de zaak voor de behandeling ervan echter spoedeisend heeft verklaard, is de stem van de voorzitter van het vast bureau beslissend. Hetzelfde geldt als er op twee achtereenvolgende vergaderingen over eenzelfde zaak een staking van stemmen is.

In afwijking van het eerste lid, is het voorstel, ingeval van staking van stemmen, verworpen, als het vast bureau optreedt als tuchtoverheid als vermeld in artikel 201, eerste lid DLB. (art.83, lid 1 en 53 § 2 lid 1en 2 DLB)

§6. De voorzitter neemt de stemmen op. Hij stemt het laatst, behalve bij geheime stemming.

(art. 53 § 2 en 34 DLB)

§7. Als bij de benoeming of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt

verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.

De voorzitter stelt daartoe een lijst op met tweemaal zoveel namen als er benoemingen of

voordrachten moeten gebeuren. Hebben bij de eerste stemronde sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. De stemmen kunnen alleen worden uitgebracht op de kandidaten die op de lijst voorkomen. De benoeming of de voordracht gebeurt bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur. (art. 83, lid 1 en 53 §2 en 35 DLB)

Artikel 13.

De leden van het vast bureau hebben niet het recht de redenen van hun neen-stemmen tegen of onthouding bij de genomen beslissingen te doen opnemen.

IV. Notulen

Artikel 14.

De algemeen directeur stelt de notulen ervan op en zorgt voor de overschrijving ervan. (art. 83, lid 5 en 50, lid 5 en 278 DLB)

Alleen de beslissingen worden opgenomen in de notulen. Wanneer het vast bureau op eigen

verantwoordelijkheid een voorgenomen verbintenis viseert cfr. art. 267 DLB of overeenkomstig artikel 272 DLB op eigen verantwoordelijkheid een bevel geeft tot betaling van een uitgave, wordt, op verzoek van een lid van het vast bureau, een verklaring inzake zijn stemgedrag in de notulen opgenomen. (art. 83, lid 5 en 50 §5 en 278§2 DLB)

Via het notulenbeheersysteem worden de notulen van de voorgaande vergadering aan het vast bureau voor goedkeuring voorgelegd.

Elk lid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de

notulen. Indien deze opmerkingen worden aangenomen, is de algemeen directeur ertoe gehouden staande de vergadering of ten laatste tijdens de volgende vergadering, een nieuwe tekst, in overeenstemming met de beslissing van het college, voor te leggen.

Indien er geen opmerkingen worden gemaakt voor het einde van de vergadering, worden de

notulen beschouwd als goedgekeurd en worden zij ondertekend door de voorzitter van het vast bureau en de algemeen directeur, of bij toepassing van art. 7 van dit reglement de waarnemend algemeen directeur.

Artikel 15.

De werkzaamheden van het vast bureau zijn onder zijn leden verdeeld zoals hierna wordt vermeld.

Deze indeling dient slechts om het bestuurswerk te vergemakkelijken. De leden krijgen daardoor niet het recht te beslissen over zaken waarover het vast bureau uitspraak moet doen.

burgemeester BORREMANS Mario (G|O|E|D) (fungerend als aangewezen burgemeester tot aan de benoeming als burgemeester)

Voortstraat 57, 3550 Heusden-Zolder, tel. 0475 285926, mario.borremans@heusden-zolder.be

politie,

preventie/civiele bescherming,

algemene coördinatie en beleid,

juridisch departement rechtszaken,

communicatie (intern & extern),

Europese aangelegenheden,

brandweer,

handhaving,

jumelages,

voorzitter gemeenteraad en OCMW-raad

1ste schepen Isabelle Thielemans G|O|E|D

Nieuwstraat 101, 3550 Heusden-Zolder, tel. 0479/826 512, isabelle.thielemans@heusden-zolder.be

Dienst RO/omgevingsvergunningen, huisvesting, GIS,

wonen,

monumenten & landschappen,

grondbeleid

financiën,

opvolging VZW’s/intergemeentelijke samenwerkingsverbanden,

subsidies Europees/Vlaams,

kerkfabrieken,

aanbestedingen, overheidsopdrachten,

sociale tewerkstelling,

economie, sociale economie, markten

2de Schepen Mario Carremans G|O|E|D

Sint-Jozefsstraat 17, 3550 Heusden-Zolder, tel. 0495/894 089, mario.carremans@heusden-zolder.be

Openbare werken,

nutsvoorzieningen,

beheer materieel,

groenvoorzieningen, publieke ruimte,

logistiek,

riolering/waterzuivering,

sport

3de schepen Britt Custers G|O|E|D

Kanaalweg 59/3, 3550 Heusden-Zolder, tel. 0475/285 033, britt.custers@heusden-zolder.be

Jeugd,

senioren,

speelpleinwerking,

kinderopvang,

personeelsbeleid

IT automatisatie,

kermissen

4de schepen Petra Tielens G|O|E|D

Mispad 7 bus 1, 3550 Heusden-Zolder, tel. 0496/805 400, petra.tielens@heusden-zolder.be

secretariaat,

bevolking,

onthaal,

burgerzaken,

burgerlijke stand,

kieszaken,

rijbewijs, reispassen,

begraafplaatsen,

verandering & vereenvoudiging,

klachtenbehandeling

5de schepen Annette Palmers G|O|E|D

Halstraat 26, 3550 Heusden-Zolder, tel. 0478/012 295, annette.palmers@heusden-zolder.be

cultuur,

bibliotheek,

inspraak, participatie,

wijkwerking

mobiliteit

6de schepen Marten Frederix G|O|E|D

Aanhofstraat 18/1, 3550 Heusden-Zolder, tel. 0497/513 081, marten.frederix@heusden-zolder.be

Patrimonium (gebouwen),

Leefmilieu,

Klimaat en duurzaamheid,

Dierenwelzijn

Toerisme en evenementen,

Basiseducatie,

Basisonderwijs, academie, CVO

7de schepen + voorzitter BCSD Steven Goris N-VA

Westlaan 127/1 , 3550 Heusden-Zolder, tel. 0474/874 497, steven.goris@heusden-zolder.be

Samenleven, 

Sociaal huis,

Armoedebestrijding,

Nederlands voor anderstaligen,

Gelijke kansenbeleid,

Ontwikkelingssamenwerking,

Emancipatie/minderheden,

Toegankelijkheid

V. Briefwisseling

Artikel 16.

De briefwisseling gericht aan het OCMW wordt ontvangen en geopend door de algemeen

directeur en voorgelegd aan de burgemeester-voorzitter van het vast bureau.

Deze inontvangstneming en opening gebeurt in het gemeentehuis.

De briefwisseling, ook digitaal, gericht aan een lid van het vast bureau en bedoeld om verder behandeld te worden via de bevoegde diensten/teams, wordt door het lid van het vast bureau doorgestuurd naar het secretariaat om geregistreerd te worden.