HET VAST BUREAU:

MOTIVERING

Juridische gronden

•         decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd, art. 50 - 57, 62, 83

•         decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de
lokale democratie, art. 38

•         besluit van de Vlaamse regering van                             2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen

Feiten en context

Voor de goede werking van het vast bureau heeft het vast bureau op 9 januari 2019 een huishoudelijk reglement aangenomen aangepast aan de bepalingen van het DLB.

Bij decreet van 16 juli 2021 is bepaald dat "dit huishoudelijk reglement minstens regelt of het

college van burgemeester en schepenen digitaal of hybride kan vergaderen en de wijze waarop. De

Vlaamse Regering kan de minimale voorwaarden voor digitale en hybride vergaderingen bepalen."

Deze wijziging werkt door naar artikel 83 van het decreet over het lokaal bestuur dat geldt voor het vast bureau.

De Vlaamse regering heeft inmiddels de voorwaarden vastgesteld.

Argumentatie

Gedurende de COVID-19 pandemie werd volgend aanbevolen voor de vergaderingen van het

vast bureau vanuit het Agentschap Binnenlands Bestuur:

Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau kan voorlopig digitaal blijven

vergaderen als de leden van het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau

daarmee akkoord zijn. Je kan ook kiezen voor een hybride vorm van vergaderen zolang je een

tegensprekelijk debat kan voeren.

Bij digitale vergadering heeft de Vlaamse regering bij besluit volgende voorwaarden bepaald:

1° ieder lid heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming;

2° de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar op een wijze waardoor hun identiteit kan

worden vastgesteld;

3° bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven,

maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter

van het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau of het districtscollege controleert

de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een

geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter

de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid

kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk

bekend.

Bij hybride vergaderingen heeft de Vlaamse regering volgende voorwaarden bepaald:

1° de leden die digitaal deelnemen, kunnen de vergadering via een audiovisuele live verbinding

volgen;

2° de leden die digitaal deelnemen, hebben afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en

de stemming;

3° de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar voor de andere leden op een wijze waardoor

hun identiteit kan worden vastgesteld;

4° bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven,

maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter

van het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau of het districtscollege controleert

de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een

geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter

de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid

kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk

bekend.

Als de vergaderingen van de organen van het lokaal bestuur op digitale of hybride wijze worden

georganiseerd, worden de agenda en de dossiers die erop betrekking hebben, minstens digitaal ter

inzage gelegd.

De voorzitter van een vergadering die op digitale of hybride wijze wordt georganiseerd, kan zich

laten bijstaan door een personeelslid van de gemeente of het openbaar centrum voor

maatschappelijk welzijn dat de algemeen directeur aanwijst.

Ingevolge het decreet van 16 juli 2021 hoger vermeld, moet voortaan het huishoudelijk reglement

van het vast bureau bepalen of en hoe het vast bureau digitaal of hybride kan vergaderen. Voordeel is dat deze aanpassing het mogelijk maakt om sneller de maatschappelijke en digitale evolutie te volgen.

BESLUIT UNANIEM

Artikel 1:

Het vast bureau heft het reglement van inwendige orde van 9 januari 2019 op en keurt onderstaand reglement van inwendige orde met verdeling van de bevoegdheden van de voorzitter en leden goed vanaf 1 oktober 2021:

REGLEMENT VAN INWENDIGE ORDE

I. Gewone en buitengewone vergaderingen

Artikel 1.

§1. Het vast bureau vergadert iedere woensdag aansluitend aan de zitting van het college van burgemeester en schepenen, dat bijeengeroepen wordt om 9 uur in het centraal gemeentehuis, onverminderd het recht van de voorzitter van het vast bureau om het vast bureau buiten bedoelde dagen en uren bijeen te roepen in buitengewone vergadering, telkens de spoedige afhandeling van zaken zulks vereist. (art. 50 DLB)

§2. Indien het vast bureau tijdens een vergadering van het vast bureau beslist om van het vooropgestelde vergadertijdstip van een toekomstige vergadering af te wijken of een vergadering over te slaan, wordt hiervan melding gemaakt in de desbetreffende notulen van de vergadering. Deze vermelding geldt als kennisgeving aan de leden van het vast bureau.

§3. Voor de gewone vergaderingen worden geen oproepingsbrieven verzonden.

In spoedeisende gevallen staat het aan de voorzitter van het vast bureau dag en uur van de vergadering vast te stellen en de wijze waarop de leden worden bijeengeroepen.  (art.50, lid 1 DLB)

Artikel 2.

§1. Bij gebrek aan een gemeentehuis of wanneer het gemeentehuis tijdelijk niet kan gebruikt worden, dient het vast bureau door een behoorlijke beslissing de plaats aan te wijzen waar zal vergaderd worden en dit zowel voor de gewone als de buitengewone bijeenkomsten. De vergaderingen van het vast bureau mogen niet gehouden worden in een drankhuis of een politiek lokaal.

§2. Het vast bureau kan eveneens digitaal vergaderen via ZOOM, Teams of andere softwaretoepassing welke een tegensprekelijk debat mogelijk maakt. (art. 54 DLB)

Bij digitale vergadering wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

1° ieder lid heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming;

2° de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar op een wijze waardoor hun identiteit kan

worden vastgesteld;

3° bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven,

maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter

van het vast bureau controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.

§3. Voor zover de uitrusting van de infrastructuur van het lokale bestuur het toelaat, kan het vast bureau ook hybride vergaderen via ZOOM, Teams of andere softwaretoepassing welke een tegensprekelijk debat mogelijk maakt. (art. 54 DLB)

Bij hybride vergadering wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

1° de leden die digitaal deelnemen, kunnen de vergadering via een audiovisuele live verbinding

volgen;

2° de leden die digitaal deelnemen, hebben afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en

de stemming;

3° de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar voor de andere leden op een wijze waardoor

hun identiteit kan worden vastgesteld;

4° bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven,

maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter

van het vast bureau controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft

uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.

§4. Als de vergaderingen van het vast bureau op digitale of hybride wijze worden georganiseerd, worden de agenda en de dossiers die erop betrekking hebben, minstens digitaal ter inzage gelegd.

De voorzitter van een vergadering die op digitale of hybride wijze wordt georganiseerd, kan zich

laten bijstaan door een personeelslid van de gemeente of het openbaar centrum voor

maatschappelijk welzijn dat de algemeen directeur aanwijst.

Artikel 3.

Wanneer het belang van het OCMW een buitengewone vergadering vereist, kan ieder lid van het vast bureau de voorzitter van het vast bureau hierom verzoeken.

II. Quorum en wijze van vergaderen

Artikel 4.

Het vast bureau mag alleen dan beraadslagen en besluiten wanneer meer dan de helft van de leden tegenwoordig is. De schepenen en burgemeester zijn van rechtswege de leden van het vast bureau. (art. 83, 50, lid 2 en 79, lid 1 DLB)

Artikel 5.

De burgemeester is van rechtswege voorzitter van het vast bureau. Bij ontstentenis of verhindering wordt hij door een schepen in volgorde van hun rang vervangen, tenzij de burgemeester een andere schepen heeft aangewezen. (art. 62, lid 3 DLB)

Artikel 6.

De burgemeester of hij die hem vervangt, zit het vast bureau voor, en opent en sluit de vergaderingen. (art. 83 en 51 DLB)

Artikel 7.

De algemeen directeur woont de vergaderingen van het vast bureau bij. 

Bij verhindering van de algemeen directeur neemt zijn vervanger tijdelijk het ambt waar.

De algemeen directeur is gehouden met nauwgezetheid deze taak te vervullen.

De algemeen directeur adviseert het vast bureau op beleidsmatig, bestuurskundig en juridisch vlak. Hij herinnert in voorkomend geval aan de geldende rechtsregels, vermeldt de feitelijke gegevens waarvan hij kennis heeft en zorgt ervoor dat de door de regelgeving voorgeschreven vermeldingen in de beslissingen worden opgenomen. (art. 172 DLB)

Artikel 8.

De vergaderingen van het vast bureau zijn niet openbaar. (art. 50, lid 4 en 83, lid 4 DLB)

Artikel 9.

Geen lid van het vast bureau mag het woord voeren dan na het van de voorzitter verkregen te hebben.

Artikel 10.

Het lid dat de orde stoort, wordt door de voorzitter tot de orde geroepen.

Artikel 11.

Wanneer de vergadering rumoerig wordt, kan de voorzitter de zitting schorsen voor een half uur,

na verloop daarvan wordt de zitting van rechtswege hervat. Mocht de vergadering andermaal

rumoerig worden dan kan de voorzitter de zitting sluiten.

III. Wijze van stemmen

Artikel 12.

§1.  Het vast bureau beslist collegiaal. (art. 83, lid1 en 52 DLB)

§ 2. De leden van het  vast bureau stemmen mondeling.

§ 3. Overeenkomstig art. 34 en 35 DLB wordt over de volgende aangelegenheden geheim gestemd:

1°  de vervallenverklaring van het mandaat van lid van de OCMW-raad en van lid van het vast bureau;

2°  de aanwijzing van de leden van de bestuursorganen van het OCMW en van de vertegenwoordigers van het OCMW in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;

3°  de beëindiging van een mandaat als vermeld in punt 2°;

4°  individuele personeelszaken.

§4. De besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Onder volstrekte

meerderheid van de stemmen wordt verstaan, meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen,

onthoudingen niet meegeteld. (art. 83, lid 1 en 53 § 1 DLB)

§5. Bij staking van stemmen verdaagt het vast bureau de zaak tot een volgende vergadering. Als de meerderheid van het vast bureau de zaak voor de behandeling ervan echter spoedeisend heeft

verklaard, is de stem van de voorzitter van het vast bureau beslissend. Hetzelfde geldt als er op twee achtereenvolgende vergaderingen over eenzelfde zaak een staking van stemmen is.

In afwijking van het eerste lid, is het voorstel, ingeval van staking van stemmen, verworpen, als

het vast bureau optreedt als tuchtoverheid als vermeld in artikel 201, eerste lid DLB. (art.83, lid 1 en 53 § 2 lid 1en 2 DLB)

§6. De voorzitter neemt de stemmen op. Hij stemt het laatst, behalve bij geheime stemming.

(art. 53 § 2 en 34 DLB)

§7. Als bij de benoeming of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt

verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste

stemmen hebben behaald.

De voorzitter stelt daartoe een lijst op met tweemaal zoveel namen als er benoemingen of

voordrachten moeten gebeuren. Hebben bij de eerste stemronde sommige kandidaten een gelijk

aantal stemmen behaald, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. De

stemmen kunnen alleen worden uitgebracht op de kandidaten die op de lijst voorkomen. De

benoeming of de voordracht gebeurt bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van

stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur. (art. 83, lid 1 en 53 §2 en 35 DLB)

Artikel 13.

De leden van het vast bureau hebben niet het recht de redenen van hun neen-stemmen tegen of onthouding bij de genomen beslissingen te doen opnemen.

IV. Notulen

Artikel 14.

De algemeen directeur stelt de notulen ervan op en zorgt voor de overschrijving ervan. (art. 83, lid 5 en 50, lid 5 en 278 DLB)

Alleen de beslissingen worden opgenomen in de notulen.  Wanneer het vast bureau op eigen verantwoordelijkheid een voorgenomen verbintenis viseert cfr. art. 267 DLB of overeenkomstig artikel 272 DLB op eigen verantwoordelijkheid een bevel geeft tot betaling van een uitgave, wordt, op verzoek van een lid van het vast bureau, een verklaring  inzake zijn stemgedrag in de notulen opgenomen. (art. 83, lid 5 en 50 §5 en 278§2 DLB)

De notulen van de voorgaande vergadering zullen ter tafel van het vast bureau gelegd worden ten minste één uur voor het openen van de vergadering.

Elk lid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen. Indien deze opmerkingen worden aangenomen, is de algemeen directeur ertoe gehouden staande de vergadering of ten laatste tijdens de volgende vergadering, een nieuwe tekst, in overeenstemming met de beslissing van het college, voor te leggen.

Indien er geen opmerkingen worden gemaakt voor het einde van de vergadering, worden de notulen beschouwd als goedgekeurd en worden zij ondertekend door de voorzitter van het vast bureau en de algemeen directeur, of bij toepassing van art. 7 van dit reglement de dienstdoende secretaris.

Artikel 15.

De werkzaamheden van het vast bureau zijn onder zijn leden verdeeld zoals hierna wordt vermeld. Deze indeling dient slechts om het bestuurswerk te vergemakkelijken. De leden krijgen daardoor niet het recht te beslissen over zaken waarover het vast bureau uitspraak moet doen.

BORREMANS Mario (G|O|E|D), burgemeester.

Voortstraat 57, 3550 Heusden-Zolder, tel. 0475 285926, mario.borremans@heusden-zolder.be

Politie, preventie/civiele bescherming, algemene coördinatie en beleid, juridisch departement

rechtszaken, communicatie (intern & extern), burgerlijke stand, Europese aangelegenheden,

brandweer, handhaving en jumelages, voorzitter gemeenteraad, voorzitter ocmw-raad.

HOYDONCKX Marleen (G|O|E|D), 1e schepen.

Zandstraat 39, 3550 Heusden-Zolder, tel. 0473/435 675, marleen.hoydonckx@heusden-zolder.be

Cultuur, bibliotheek, toerisme en evenementen, basiseducatie, basisonderwijs, academie, CVO.

OZDEMIR Engin (Vooruit), 2e schepen.

Onder de Poort 12, 3550 Heusden-Zolder, tel. 0477/363 619, engin.ozdemir@heusden-zolder.be

Wijkwerking, secretariaat, bevolking, onthaal, burgerzaken, kieszaken, patriottische verenigingen,

rijbewijs, reispassen, begraafplaatsen, verandering & vereenvoudiging, klachtenbehandeling.

THIELEMANS Isabelle, (CD&V-GROEN), 3e schepen.

Nieuwstraat 101, 3550 Heusden-Zolder, tel. 0479/826 512, isabelle.thielemans@heusdenzolder.

be

Dienst RO/omgevingsvergunningen, huisvesting, GIS, sociale bouwmaatschappijen, wonen,

monumenten & landschappen, publieke ruimte, grondbeleid en financiën, begroting, opvolging

VZW’s/intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, subsidies Europees/Vlaams, verzekeringen,

kerkfabrieken, aanbestedingen, overheidsopdrachten, sociale tewerkstelling, economie, handel,

middenstand/KMO, industrie/nijverheid, markten.

SCHOPS Dirk, (G|O|E|D), 4e schepen.

Kleuterweg 76 bus 11, 3550 Heusden-Zolder, tel. 0468/172 486, dirk.schops@heusden-zolder.be

Jeugd, senioren, speelpleinwerking, kinderopvang, inspraak, participatie, personeelsbeleid,

opleiding, personeelszaken, IT automatisatie, feesten/kermissen.

SCHOPS Lode (G|O|E|D), 5e schepen.

Jeugdlaan 138, 3550 Heusden-Zolder, tel. 0471/199001, lode.schops@heusden-zolder.be

Openbare werken, nutsvoorzieningen, beheer materieel, patrimonium, groenvoorzieningen,

logistiek, riolering/waterzuivering, verkeer/verkeersinfrastructuur, mobiliteit & openbaar vervoer,

sport.

ORU Funda (Vooruit), 6e schepen.

Schootstraat 240/2, 3550 Heusden-Zolder, tel. 0486/659 908, funda.oru@heusden-zolder.be

Sociaal huis, armoedebestrijding, samenleving, Nederlands voor anderstaligen, gezin, gelijke

kansenbeleid, ontwikkelingssamenwerking, emancipatie/minderheden, toegankelijkheid.

GÜL Yasin (onafhankelijk) voorzitter BCSD en 7e schepen.

De Hoeven 56, 3550 Heusden-Zolder, Tel : 0489/330 533, yasin.gül@heusden-zolder.be

Voorzitter BCSD, milieu/leefmilieu, rationeel energieverbruik, reiniging/huisvuil/recyclage,

dierenwelzijn.

V. Briefwisseling

Artikel 16.

De briefwisseling gericht aan het OCMW wordt ontvangen en geopend door de algemeen

directeur en voorgelegd aan de burgemeester-voorzitter van het vast bureau.

Deze inontvangstneming en opening gebeurt in het gemeentehuis.