Openbare zitting

DE GEMEENTERAAD:

MOTIVERING

Juridische gronden

●         decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, art 40 en 41

●         decreet van 17 oktober 2003 betreffende de kwaliteit van de gezondheids- en welzijnsvoorzieningen en de bijhorende uitvoeringsbesluiten

●         woonzorgdecreet van 15 februari 2019 en bijhorende uitvoeringsbesluiten

Feiten en context

Dienstencentrum De Zandloper heeft een heel uitgebreid recreatief en vormend aanbod.

Het dienstencentrum krijgt steeds meer vraag naar het gebruik van de infrastructuur door diensten, organisaties en verenigingen.

Hierdoor is een actualisatie van het verhuurreglement noodzakelijk.

Argumentatie

Om de eigen werking optimaal te kunnen uitrollen is het noodzakelijk om met reservatietermijnen te werken.

Voor activiteiten van verenigingen en organisaties wordt een lage huurprijs gevraagd, zodat iedereen - op basis van beschikbaarheid - de mogelijkheid heeft om gebruik te maken van de infrastructuur.

Financiële gevolgen

Ontvangsten:

Registratiesleutel: 0951-00 7020000

BESLUIT

eenparig aangenomen.
 

Artikel 1:

De gemeenteraad heft het verhuurreglement zalen De Zandloper van 28 mei 2015 op met ingang van 1 september 2024.

Artikel 2:

De gemeenteraad keurt het verhuurreglement zalen Lokaal Dienstencentrum De Zandloper goed als volgt met ingang van 1 september 2024:

Artikel 1: Verhuur Dienstencentrum De Zandloper

Lokaal Bestuur Heusden-Zolder is eigenaar van Dienstencentrum De Zandloper, gelegen Hesdinstraat 15, 3550 Heusden-Zolder.

Het lokaal bestuur stelt in het dienstencentrum de polyvalente zalen ter beschikking van verenigingen en organisaties uit Heusden-Zolder. De activiteiten die hiervoor in aanmerking komen zijn van sociale, culturele, educatieve of recreatieve aard. Commerciële activiteiten, privéfeesten, religieuze en partijpolitieke activiteiten zijn uitgesloten.

De aard, inhoud en duur van de activiteit mogen niet afwijken van datgene waarvoor oorspronkelijk toelating werd verleend.

De infrastructuur is rolstoeltoegankelijk.

Beschikbare infrastructuur:

●         keuken met keukenmaterialen

●         zaal 1: maximum 100 personen staand toegelaten en maximum 45 personen zittend

●         zaal 2: maximum 150 personen staand toegelaten en maximum 75 personen zittend

●         zaal 1 + 2: maximum 250 personen staand en maximum 120 personen zittend

●         zaal 3: maximum 120 personen staand en maximum 60 zittend toegelaten

Artikel 2: Huurders en voorrangsregels m.b.t. programmatie en planning

●        In eerste instantie worden de eigen activiteiten van Dienstencentrum De Zandloper geprogrammeerd. Onder “eigen activiteiten“ verstaan we alle activiteiten die georganiseerd worden in het kader van de erkenning als het lokaal dienstencentrum.  Deze activiteiten krijgen dus voorrang op alle andere activiteiten. We verstaan hieronder ook alle activiteiten die georganiseerd worden door vzw De Zandloper en de Seniorenraad. Activiteiten van vzw De Zandloper en de Seniorenraad kunnen enkel worden ingepland in overleg met het personeel van het LDC.

●         In tweede instantie wordt er voorrang verleend aan activiteiten die georganiseerd worden door een vereniging die aangesloten is bij de Seniorenraad en aan activiteiten van het lokaal bestuur en het Sociaal Huis. Voor zover de normale programmatie niet verstoord wordt, mogen seniorenverenigingen die aangesloten zijn bij de Seniorenraad, het lokaal bestuur en het Sociaal Huis gebruik maken van de lokalen. Deze reservaties kunnen worden aangevraagd vanaf 3 maanden voor de datum dat de gewenste activiteit zal plaatsvinden.

●         In laatste instantie kunnen verenigingen en organisaties van sociale, culturele, educatieve of recreatieve aard zalen reserveren.  Deze reservaties kunnen worden aangevraagd vanaf 2 maanden voor de datum dat de gewenste activiteit zal plaatsvinden.

●         Het huren van één of meerdere zalen is enkel mogelijk op werkdagen tussen 9 en 17 uur en zaterdagnamiddag tussen 13 en 17 uur. Eigen activiteiten, activiteiten van vzw De Zandloper en de Seniorenraad kunnen buiten deze uren georganiseerd worden.

Artikel 3: Prijzen en betaling

Dienstencentrum De Zandloper, Seniorenraad, vzw De Zandloper, lokaal bestuur, Sociaal Huis

Vergaderingen en activiteiten: gratis

Verenigingen of organisaties gevestigd in Heusden-Zolder

Vergadering: gratis

Activiteit:

- huur zaal 1: € 30/dagdeel, € 55/dag

- huur zaal 2: € 30/dagdeel, € 55/dag

- huur zaal 1 + 2: € 60/dagdeel, € 110/dag

- huur zaal 3: € 30/dagdeel, € 55/dag

- huur keuken inclusief keukenmateriaal: € 30/dagdeel, € 55/dag

De huur van onze zalen dient steeds te worden voldaan via overschrijving. Na het gebruik van de zalen zal u een factuur ontvangen, de betreffende factuur dient te worden voldaan binnen de vermelde factuurdatum en met de vermelde mededeling. Wanneer het factuurbedrag niet tijdig wordt overgemaakt, zullen wij de gebruikelijke inningsprocedure opstarten.

Artikel 4: Afspraken m.b.t. het gebruik van de lokalen

●         De huurder van de zaal is verplicht om de wetgeving inzake auteursrechten,  voedselveiligheid, geluidsoverlast, veiligheid na te leven en de nodige vergunningen voor zijn/haar activiteit tijdig aan te vragen. Het lokaal bestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het niet naleven van deze verplichtingen.

●         In alle zalen mogen enkel dranken en voedingsmiddelen geconsumeerd worden die aangekocht worden via de cafetaria van De Zandloper. Indien de huurder andere voedingsmiddelen wil consumeren, dan kan dit bij het reserveren van de zaal besproken worden met het personeel.

●         In zaal 3 is er geen bediening door de vrijwilligers. De huurder mag drank en voedingswaren in de cafetaria halen. Hij zorgt ook voor het terugbrengen van het leeggoed en het poetsen van de tafels (materiaal ligt in de keuken naast de vergaderzalen) na gebruik.

●         Vzw De Zandloper hanteert voor catering voor groepen die de zalen huren aangepaste groepsprijzen voor hetgeen zij aanbieden. De groepen ontvangen hiervan een factuur.

●         Afwas van aankopen in de cafetaria gebeurt door de vrijwilligers, alle andere afwas gebeurt door de huurders (bijvoorbeeld wanneer er een feestmaal geserveerd wordt). De opruim dient gebeurd te zijn voor sluitingstijd.

●         Indien de huurder keukenmaterialen nodig heeft, huurt hij de keuken in het hoofdgebouw mee.

●         De huurder is zelf verantwoordelijk voor het klaarzetten van de zaal. Dit mag andere activiteiten niet hinderen.

●         De huurder is verplicht om de zaal na gebruik achter te laten in de staat dat die zich bevond voor de ingebruikname: zie de basisopstelling geafficheerd in de zaal, ramen te sluiten en de lichten te doven.

●         Het lokaal bestuur kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen, diefstal, beschadiging of verlies van materiaal dat toebehoort aan de huurder.

●         Het is de huurder verboden om de huur over te dragen of onder te verhuren.

●         Bij dubbele aanvraag geldt de chronologische volgorde.

●         De reservatie is pas definitief na ontvangst van de schriftelijke bevestiging met alle afspraken. Deze bevestiging geldt als een contract tussen de gebruiker en het lokaal bestuur en houdt in dat de gebruiker akkoord gaat het dit reglement en – indien van toepassing - de daaraan gekoppelde vergoedingen.

Artikel 5: Veiligheid

●        Alle (nood)uitgangen en blusapparaten worden steeds toegankelijk gehouden. Bordjes met “nooduitgang” moeten steeds duidelijk zichtbaar zijn. Zorg dat de lokalen makkelijk bereikbaar zijn voor de hulpdiensten, zet niets in de gang of voor (nood)deuren.

●         Het lokaal bestuur Heusden-Zolder beschikt over een brandverzekeringspolis waarin een afstand van verhaal is voorzien ten aanzien van de gebruikers.

Op basis van die polis verzaakt de brandverzekeraar van het lokaal bestuur Heusden-Zolder aan alle verhaal dat zij bij een schadegeval zou kunnen uitoefenen tegen de gebruikers van de ontmoetingszaal, het geval van kwaadwilligheid uitgesloten (en in de mate dat de belanghebbende(n) zijn/hun aansprakelijkheid niet heeft/hebben laten waarborgen).

Artikel 6: Schade

●         Schade die door de huurder wordt aangericht, moet door de huurder integraal vergoed worden aan het lokaal bestuur. De huurder meldt de schade de eerste werkdag na gebruik aan het onthaal.

●         Er mag geen gebruik gemaakt worden van materialen zoals spijkers, schroeven, plakband, … die het gebouw en materialen in het gebouw kunnen beschadigen.

●         Indien deze regels niet worden nageleefd, zal de verhuurder via een schrijven een waarschuwing krijgen en kan het lokaal bestuur een boete aanrekenen van € 50 per huurperiode.  Dit kan als gevolg hebben dat de huurder de zaal niet meer kan huren.  

Artikel 7: Contactpersoon

Er is steeds iemand bereikbaar op werkdagen tussen 8.30 en 11.30 uur op het telefoonnummer 011 45 23 34 of via e-mail: LDCDeZandloper@heusden-zolder.be.

Artikel 8: Inwerkingtreding reglement

Dit reglement treedt inwerking op 1 september 2024 en is van onbepaalde duur.