HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN:

MOTIVERING

Juridische gronden

●         decreet lokaal bestuur, artikel 57 (gemeente)

●         beheersovereenkomst gemeente en OCMW van Heusden-Zolder, goedgekeurd in zitting van 28 oktober 2021 van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn, art. 5.2

Feiten en context

Het decreet over het lokaal bestuur (DLB) biedt de mogelijkheid aan het uitvoerend orgaan om financiële aangelegenheden te delegeren aan de algemeen directeur.

Bij besluit van 13 augustus 2007 heeft het college van burgemeester en schepenen reeds een delegatie van bevoegdheid gegeven aan de heer Paul Byloos, diensthoofd werkplaats, voor de uitgave ingevolge schadegevallen tot € 1.250. Vanaf dit bedrag dient de afhandeling te verlopen via het college.

De teamverantwoordelijke werkplaats is inmiddels gewijzigd. Dit is nu Sien Houtmeyers, die cfr. art. 5.2 van de beheersovereenkomst voor uitgaven ingevolge schadegevallen zowel voor gemeente als voor OCMW in aanmerking komt om deze af te handelen.

Daarnaast is de invulling van de operationele autonomie van CC Muze overlegd met de algemeen directeur en is de afspraak gemaakt dat het budget voor het jaarprogramma van het cultuurcentrum jaarlijks voor goedkeuring aan het college wordt voorgelegd, waarna de individuele contracten en inhoudelijke aanpassingen van de jaarprogramma’s binnen het budget in dat kader door de teamverantwoordelijke Tom Michielsen verder behartigd wordt.

Hierbij is steeds het geraamde budget bepalend, niet de inhoud van de jaarprogramma’s. De inhoud van de jaarprogramma’s blijft behoren tot de operationele autonomie, zoals omschreven in de nota voorgelegd aan het college van 18 november 2013:

“onder operationele autonomie wordt verstaan:

- a) cultuurspreiding: de opmaak van het cultuurprogramma wordt zelfstandig gedaan door directie en stafmadewerkers op basis van gedreven prospectie, bovenlokale samenwerkingsverbanden en netwerken, overleg met theaterbureaus e.d.

- b) cultuurparticipatie en-communicatie:

●         Het cultuurcentrum heeft een eigen huisstijl op basis van het label MUZE en ontwikkelt hiervoor zelfstandig een eigen tijdschrift dat vanaf maart 2014 driemaandelijks zal verschijnen. Het cultuurcentrum beschikt over een eigen website en ontwikkelt autonoom promotiemateriaal zowel in printvorm (affiches, programmaboekjes…) als in digitale vorm (eigen facebook, eigen youtubekanaal, digitale flyers …).
De communicatie van MUZE zal ook steeds het logo van Heusden-Zolder opnemen. Vanaf najaar 2023 zal er ook ruimte voorzien worden om eventuele overkoepelende city marketing-initiatieven mee te promoten. Dit conform de afspraken binnen de werkgroep City Marketing.

●         Het cultuurcentrum verspreidt autonoom persberichten die betrekking hebben op het cultuuraanbod. Directie en stafmedewerkers staan de pers te word voor wat betreft het gewone cultuuraanbod.

a) Het college trekt de beslissing d.d. 3 juni 2013 om het cultuurcentrum om te vormen tot een

IVA weer in.

b) Het college besluit om het cultuurcentrum MUZE volledig in gemeentelijk beheer op te nemen.

Het college geeft een operationele autonomie aan het cultuurcentrum voor de ontwikkeling van

het cultuurprogramma en de cultuurcommunicatie zodat de huidige identiteit, dienstverlening en

dynamiek kunnen behouden blijven.”

Om de uniformiteit in de werking binnen cluster Samenleving te bewerkstelligen, wordt deze werkwijze ook doorgetrokken naar de bibliotheek en teamverantwoordelijke Saskia Schepers voor wat betreft het jaarprogramma voor de scholen.

Adviezen

De waarnemend financieel directeur heeft op 8 maart 2023 deze werkwijze gunstig geadviseerd.

Argumentatie

1. M.b.t. Werkplaats - de schadegevallen

Financiële aangelegenheden die hetzij door de raad hetzij krachtens het DLB aan het uitvoerend orgaan werden toevertrouwd, worden zoveel als mogelijk aan de algemeen directeur of zijn gemachtigde gedelegeerd met het oog op een efficiënte afhandeling van die veelvoorkomende verrichtingen, zoals deze bedoeld in het besluit van 13 augustus 2007.

In de periode 2007 tot en met 2022 zijn er 637 schadegevallen geweest, waarvoor een schadevaststelling van € 0 tot € 1.250 nodig was, en 44 schadevaststellingen vanaf € 1250 door het college goedgekeurd, waarvan 7 voor een bedrag hoger dan € 2.500.

Gezien de recente evolutie in de prijzen, dringt zich ook een verhoging van het maximumbedrag van € 1.250 naar € 2.500 op.

Voor de snelle en efficiënte werking van de werkplaats dient het oude hoger gemelde besluit vervangen te worden.

2. M.b.t. Bibliotheek en Muze – inhoud overeenkomsten

In de cluster Samenleving is een aanpassing nodig ingevolge het streven naar meer gelijklopende interne procedures wat betreft de contracten en de inhoudelijke aanpassingen van de jaarprogramma’s binnen het budget in het kader van door het college van burgemeester en schepenen goed te keuren budgetten voor de jaarprogramma’s van CC Muze en van de bibliotheek.

Individuele overeenkomsten in het kader van deze delegatie gegeven binnen de cluster Samenleving die het bedrag van €10.000 overschrijden, dienen daarbij door de teamverantwoordelijke steeds voorzien te worden van een visum van de (waarnemend) financieel directeur.

BESLUIT UNANIEM

Hoofdstuk I – Werkplaats - schadegevallen

Artikel I.1

De bevoegdheid voor opdrachten inzake uitgaven ingevolge schadegevallen tot € 2.500 worden gedelegeerd aan de algemeen directeur of zijn gemachtigde met ingang vanaf 1 april 2023.

Artikel I.2

De door de algemeen directeur gemachtigde is de teamverantwoordelijke Werkplaats zowel voor opdrachten vanwege de gemeente als vanwege het OCMW.

Artikel I.3

Over deze delegatie wordt door de algemeen directeur gerapporteerd aan het college en het vast bureau in april en in september van elk jaar.

Hoofdstuk II – Muze – inhoud overeenkomsten

Artikel II.1

Binnen het jaarprogramma van het cultuurcentrum, dat jaarlijks voor budgettering aan het college wordt voorgelegd door het cultuurcentrum, wordt delegatie van bevoegdheid verleend voor de individuele contracten in dat kader en de inhoudelijke aanpassingen van de jaarprogramma’s binnen het budget aan de algemeen directeur of zijn gemachtigde met ingang vanaf 1 april 2023.

Artikel II.2

De door de algemeen directeur gemachtigde is de teamverantwoordelijke Cultuurcentrum Muze.

Artikel II.3

Over deze delegatie wordt door de algemeen directeur gerapporteerd aan het college in april en in september van elk jaar.

Hoofdstuk III – Bibliotheek – inhoud overeenkomsten

Artikel III.1

Binnen het jaarprogramma van de bibliotheek, dat jaarlijks voor goedkeuring en budgettering aan het college wordt voorgelegd door de bibliotheek, wordt delegatie van bevoegdheid verleend voor de individuele contracten in dat kader en de inhoudelijke aanpassingen van het jaarprogramma voor de scholen binnen het budget aan de algemeen directeur of zijn gemachtigde met ingang vanaf 1 april 2023.

Artikel II.2

De door de algemeen directeur gemachtigde is de teamverantwoordelijke bibliotheek.

Artikel III.3

Over deze delegatie wordt door de algemeen directeur gerapporteerd aan het college in april en in september van elk jaar.