Openbare zitting
DE GEMEENTERAAD:
MOTIVERING
Juridische gronden
● decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40 en 41
● gecoördineerde reglementen jeugd gemeenteraad van 25 augustus 2022
Feiten en context
De gemeenteraad keurde op 25 augustus 2022 de gecoördineerde reglementen jeugd goed. Deze vormen de leidraad voor de toekenning van de subsidies.
De toekenning van de nominatieve werkings- en investeringssubsidies, voorzien in het budget 2023, moet door de gemeenteraad gebeuren.
Vanuit Plan Samenleven ontvangen we bijkomende subsidies. Een van de doelstellingen in het Plan Samenleven focust op het inzetten van toeleiding naar het reguliere vrijetijdsaanbod Een actualisering van de hoger vermelde reglementen dringt zich op.
Adviezen
De jeugdraad geeft een positief advies op de actualisering van de gecoördineerde reglementen jeugd.
De jeugdraad heeft de mogelijkheid gehad om opmerking aan te leveren. Bemerkingen vanwege de jeugdraad werden geïntegreerd in het reglement.
Argumentatie
Jeugd (werk) verandert en neemt steeds andere vormen aan, net zoals de samenleving. De jeugdraad speelt hier graag op in en vraagt om ieder jaar het subsidiereglement te herzien indien nodig.
Om een overzicht te behouden voor de burger/jeugd wordt in de externe communicatie ieder reglement apart gepubliceerd.
Bij de actualisatie van het reglement zijn dit jaar behoorlijk wat wijzigingen en toevoegingen gebeurd die hieronder staan opgenoemd. Het doel van de wijzigingen is meervoudig van aard. Administratieve vereenvoudiging vormt de leidraad van de wijzigingen. Vanuit Team Jeugd merken we dat het reglement soms onduidelijk is met niet-naleving van het reglement tot gevolg. Vanuit Team Jeugd willen we vrijwillig engagement stimuleren. Daarom zijn er enkele voorwaarden versoepeld. Het zou immers jammer zijn dat jongeren zich willen inzetten voor de samenleving maar worden verhinderd door excessieve regelgeving. We merken ook dat er een aantal verengingen zijn die problemen ervaren met het aanwerven van vrijwilligers. Met de soepelere voorwaarden hopen we een aantrekkelijk aanbod te kunnen voorzien om deel te nemen aan het jeugdwerk. Ook de jeugdraad is actief betrokken geweest bij de wijzigingen en toevoegingen.
toevoegingen:
Alarmbelprocedure:
Tot heden was er weinig regelgeving voorzien voor verenigingen die niet aan hun erkenningsvoorwaarden voldoen. Bijvoorbeeld een jeugdvereniging heeft een bepaald werkingsjaar niet het nodige aantal kadervormingsuren. Hierdoor zou en vereniging zijn erkenning en dus ook het recht op subsidies kunnen verliezen. Hierbij werd in het verleden onderling afgestemd tussen Team Jeugd en de betrokken vereniging wat er dient te gebeuren. Dit gegeven zet echter de deur open naar subjectiviteit. Met de toevoeging van de alarmbelprocedure wordt dit euvel weggewerkt. Indien een vereniging niet voldoet aan de erkenningsvoorwaarden krijgt de vereniging nu een formele waarschuwing opgestuurd samen met het subsidiedossier. De vereniging wordt op de hoogte gesteld van de ingebrekestelling en wordt bovendien aangemaand om deze tekortkoming weg te werken. Deze procedure kan tweemaal herhaald worden. Dit geeft de vereniging tijd en ruimte om naar oplossingen te zoeken. Blijft het probleem na drie jaar nog, dan kan de vereniging zijn of haar erkenning en bijgevolg ook de bijhorende toelages verliezen.
Visuele voorstelling van een werkjaar inzake subsidies:
Voor vele jongeren is het subsidiereglement en bijhorende deadlines geen sinecure. Met de visuele voorstelling trachten we een duidelijk beeld te geven aan de jongeren en verenigingen voor een beter begrip van het reglement.
Lijst met aan te leveren bewijzen
Namens het lokaal bestuur van Heusden-Zolder vragen we een heel aantal bewijsstukken dat de verenigingen moeten aanleveren. Dit zijn bijvoorbeeld deelnemerslijsten, attesten, keuringen etc. Nu wordt in het reglement een overzichtelijke lijst toegevoegd van hetgeen wordt opgevraagd. Ook hier is de insteek om het reglement te verduidelijken ten aanzien van de jeugdverenigingen.
Subsi-D-day:
Dit is een nieuw evenement waar het subsidiereglement wordt overlopen met de verantwoordelijken uit het jeugdwerk inzake subsidies. Dit zal plaatsvinden op 7 september. Met dit evenement trachten we zowel alle subsidieaanvragen als ook de aan te leveren bewijzen te stroomlijnen. De deadline voor het aanleveren van alle bewijzen alsook de aanvraag voor toelages in het nieuw werkjaar ligt vast op 1 oktober. Het evenement is volledig gratis en vrijblijvend.
wijzigingen:
Dit jaar zijn er ook volgende wijzigingen doorgevoerd.
Stroomlijnen data:
Voorheen liepen er verschillende deadlines door elkaar. Dit hebben we proberen stroomlijnen door zo veel mogelijk deadlines te bundelen op 1 oktober.
Aanpassingen minimumvoorwaarden en administratieve vereenvoudiging:
Vanuit het lokaal bestuur vragen we veel engagement, inzet en administratie van de verenigingen. Dit kan ontmoedigend werken voor jongeren. Vanuit Team jeugd willen we engagement juist stimuleren. Dit hebben we gedaan door een aantal voorwaarden te versoepelen. Zo wordt het minimum aantal openingsuren voor een jeugdhuis verminderd, aanwezigheidsquota voor activiteiten en weekends werden verlaagd van 75% naar 2/3e van de leidingsploeg. Het aantal kernvergaderingen en laagdrempelige activiteiten voor jeugdhuizen werd eveneens verminderd. Hiermee hopen we de verenigingen minder te belasten. Aan essentiële voorwaarden zoals wettelijke verplichtingen en verzekeringen werd niet geraakt.
Fonds Sport Spel en Cultuur:
Het bedrag werd verhoogd naar 250 euro per kind per werkjaar. Gezinnen hebben nu ook de mogelijkheid om voor uniformen een financiële tussenkomst aan te vragen. Dit wordt mogelijk gemaakt door extra subsidiëring vanuit Plan Samenleven. Om de doorlooptijd tussen de aanvraag en de uitbetaling van de toelage te verkorten is een vereenvoudiging van het administratief proces opgenomen in het reglement van het Fonds Sport Spel en Cultuur.
Financiële gevolgen
Uitgaven:
Registratiesleutel: 0750-99/64920310 en 0750-01/66400000
Bijlagen
Bijlage 1 gecoördineerde reglementen jeugd 2023-2024
BESLUIT
eenparig aangenomen.
Artikel 1:
De gemeenteraad heft de gecoördineerde reglementen jeugd 2022-2023 op met ingang van 1 september 2023.
Artikel 2:
De gemeenteraad keurt de gecoördineerde reglementen jeugd werkjaar 2023-2024, zoals bijgevoegd, goed met ingang van 1 september 2023.