OZ.1.

Secretariaat en juridische zaken - goedkeuring notulen vorige vergadering

De OCMW- raad neemt kennis van de notulen van de OCMW- raadsvergadering van 26 november 2020 en keurt ze goed.

Bijlagen

bijlage 1 notulen OCMW- raad 26 november 2020

OZ.2.

Secretariaat en juridische zaken - mededelingen

Er zijn geen mededelingen.

OZ.3.

Secretariaat en juridische zaken - ontslag lid BCSD en aanstelling nieuw lid BCSD

MOTIVERING

Juridische gronden

•         decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd, artikelen 92 tot en met 105

•         Omzendbrief 2018/3 betreffende de start van de lokale en provinciale bestuursperiode (punt 4.2.4.6) betreffende de installatie van leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst

Feiten en context

Op 2 januari 2019 werd tijdens de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn het bijzonder comité voor de sociale dienst (BCSD) geïnstalleerd op basis van de ingediende voordrachtsakten. De groep van lijsten GOED|, CD&V-Groen en sp.a hadden daarbij samen kandidaten voorgedragen.

Mevrouw Tessa Leten werd daarbij voorgedragen als vertegenwoordiger van CD&V-Groen en verkozen verklaard. Zij legde de eed af in diezelfde zitting.

Bij brief van 10 november 2020 deelde mevrouw Tessa Leten haar ontslag uit het BCSD mee aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn mee.

Argumentatie

Ingevolge het ontslag van mevrouw Tessa Leten moet overgegaan worden tot de aanstelling van een nieuw lid voor het BCSD.

Er zijn in de voordrachtsakte ingediend voor de installatievergadering van 2 januari 2019 geen opvolgers aangeduid.

Bijgevolg moet conform art. 95 van het decreet over het lokaal bestuur een nieuwe voordrachtsakte door de hoger genoemde groep van lijsten ingediend worden, hetgeen gebeurd is op datum van 26 november 2020.

De voordrachtsakte werd ingediend conform de bepalingen uit het decreet lokaal bestuur  en overhandigd door de algemeen directeur aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn.

De geloofsbrieven worden heden onderzocht.

Het onderzoek geeft als resultaat:

•         de heer Davy Schruers voldoet aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden;

•         de heer Davy Schruers bevindt zich niet in één van van de gevallen onverenigbaarheid.

Het bijzonder comité voor de sociale dienst bestaat uit personen van verschillend geslacht.

De eedaflegging van de heer Davy Schruers gebeurt conform art. 96 lid 3 van het decreet over het lokaal bestuur voor de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn in aanwezigheid van de algemeen directeur. Van de eedaflegging wordt een proces-verbaal opgesteld en ondertekend en overgemaakt en bezorgd aan de voorzitter van het BCSD.

BESLUIT

eenparig aangenomen.
 

Artikel 1:

De raad neemt akte van het ontslag van mevrouw Tessa Leten als lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

Artikel 2:

De raad keurt de geloofsbrieven van de heer Davy Schruers goed.

Artikel 3:

De raad verklaart de heer Davy Schruers verkozen als lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

OZ.4.

ICT- en informatiebeheer - procedures informatieveiligheid - goedkeuring

MOTIVERING

Juridische gronden

•         Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, art. 42 en 43;

•         De Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016;

•         De wet van 08 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, meer bepaald art. 10;

•         De wet van 08 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Privacywet), meer bepaald art. 16§4 tot 17bis;

•         Het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer (e-govdecreet), meer bepaald art. 9;

•         De veiligheidsnormen opgelegd door de Vlaamse Toezichtcommissie in de ‘Richtsnoeren met betrekking tot informatiebeveiliging van persoonsgegevens in steden en gemeenten’;

•         Het besluit van de Vlaamse Regering van 15 mei 2009 betreffende de veiligheidsconsulenten;

•         De omzendbrief van 09 januari 2002 met betrekking tot de toegang tot de informatiegegevens die in het Rijksregister van de natuurlijke personen opgenomen zijn;

•         De omzendbrief van 24 september 2007 met betrekking tot de verplichtingen voor de verantwoordelijken van gegevensverwerking;

•         De omzendbrief van 12 maart 2008 en de omzendbrief van 10 juli 2008 met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer t.o.v. de verwerking van persoonsgegevens.

Feiten en context

In het kader van het informatieveiligheidsbeleid moet de raad twee procedures formaliseren:

1. Het incidentenbeheer en de meldingsplicht

Iedereen binnen  het lokaal bestuur is verplicht om (mogelijke) inbreuken te melden en het bestuur is verplicht om hier binnen de bepaalde wettelijke termijnen de nodige actie te ondernemen. De incidenten moeten bewaard en opgevolgd worden en in bepaalde gevallen ook gemeld worden bij de GBA. De te volgen procedure is bepaald in de "Incidentenprocedure lbHZ".

Eenmaal goedgekeurd zal deze procedure intern bekendgemaakt worden en permanent gepubliceerd op het intranet. Deze communicatie naar de personeelsleden is opgenomen als "Interne melding incident lbHZ".

2. De procedure "Rechten van Betrokkene" (RvB)

Elke betrokkene heeft binnen de AVG ook het recht op inzage in zijn dossier en kan binnen bepaalde gevallen vragen om verwijdering van de informatie die het bestuur over hem/haar bewaart.

Ook voor deze aanvragen moet een register bewaard worden en moet een bepaalde procedure doorlopen worden. De nodige documenten hiervoor zijn ...

-Procedure Rechten van Betrokkene lbHZ

Beschrijft de volledige te volgen procedure en verwijst naar de drie andere documenten.

-Aanvragenregister

Hierin worden de aanvragen geregistreerd.

-Boordtabel Rechten van Betrokkene

Dit helpt bij het afhandelen van de aanvragen (analyse/opzoeking/antwoord).

-Template collegebesluit, ontvangstbevestiging, antwoordbrief

Templates voor communicatie met bestuur & betrokkene.

Argumentatie

De hoger beschreven documenten en procedures bieden het bestuur een houvast bij het behandelen van bepaalde vastgelegde procedures binnen de AVG.

BESLUIT

eenparig aangenomen.
 

Artikel 1: De raad keurt de procedure “incidentenbeheer en meldingsplicht” alsook de procedure “rechten van betrokkene” en bijhorende documenten in het kader van de informatieveiligheid goed.

Bijlagen

bijlage 1 Incidentenprocedure lbHZ

bijlage 2 Interne melding incident lbHZ

bijlage 3 Procedure Rechten van betrokkene lbHZ

bijlage 4 Aanvragenregister

bijlage 5 Boordtabel Rechten van Betrokkene

bijlage 6 Template collegebesluit, ontvangstbevestiging, antwoordbrief

OZ.5.

Ondersteuning - Audio: verslag algemene vergadering

De OCMW- raad neemt kennis van het verslag van de Algemene Vergadering van Audio van 29 september 2020.

Bijlagen

bijlage 1: Audio Verslag AV 29/09/2020