MOTIVERING Juridische gronden • decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 • besluit van de OCMW-raad van 31 oktober 2019, betreffende de aanpassing rechtspositieregeling, het sjabloon van functiebeschrijvingen en het gezamenlijke organogram • besluit van de gemeenteraad van 31 oktober 2019, betreffende de aanpassing rechtspositieregeling, het sjabloon van functiebeschrijvingen en het gezamenlijke organogram • circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk • protocol structureel thuiswerken dd. 23 juni 2021 Feiten en context Het lokaal bestuur was in maart 2020 genoodzaakt om het thuiswerken in te voeren naar aanleiding van de corona-pandemie. Dit heeft onze organisatie in staat gesteld om haar dienstverlening maximaal aan te bieden, en tegelijkertijd de veiligheid en het welzijn van de medewerkers te garanderen. Een sterk staaltje van teamwerk en wendbaarheid, want dit was onontgonnen terrein – zowel voor de medewerkers als de leidinggevenden. De teams zijn intussen gewoon aan deze manier van werken en zijn er in geslaagd om de dienstverlening – zelfs op afstand – te blijven garanderen. In het najaar van 2020 heeft er via het intranet een bevraging plaatsgevonden om de wensen, noden, opmerkingen en vragen, … die bestaan over het thuiswerken te kunnen capteren. Hieruit is gebleken dat het thuiswerken in goede aarde is gevallen en dat men voorstander is van een bestendiging van deze werkwijze. De resultaten van deze bevraging werden op het managementteam van 2 februari 2021 toegelicht en gaven aanleiding tot de opdracht aan team Personeel & HR om een structureel kader uit te werken met betrekking tot het telewerk. Bij het uitwerken van het structurele kader en ter ondersteuning van het team Personeel & HR, is beroep gedaan op een werkgroep samengesteld uit een afvaardiging van de verschillende clusters en teams die onze organisatie rijk is. De werkgroep had als opdracht de meningen over het telewerk vanuit de organisatie te verzamelen en terug te koppelen. Op deze manier is draagvlak gezocht in de organisatie en hebben we ons ervan verzekerd dat het structurele kader maximaal aansluiting vindt bij de verzuchtingen en noden van onze medewerkers. De werkgroep is bijeengekomen op 18 maart en 29 april 2021. De resultaten van deze werkgroep werden teruggekoppeld aan het managementteam op 20 april en 18 mei 2021. Tijdens het beleidsoverleg van 5 mei 2021 werd aan het college van burgemeester en schepenen toelichting gegeven bij de afsprakennota telewerken.
Naar aanleiding van het vakbondsoverleg van 23 juni 2021 is een protocol met bemerkingen opgesteld. Om tegemoet te komen aan de geformuleerde bemerkingen werden de volgende aanpassingen aangebracht in het afsprakenkader: • Indien leidinggevende en medewerker niet tot een overeenkomst komen met betrekking tot het telewerken, op het vlak van frequentie, planning, … dan heeft de medewerker de mogelijkheid om het team Personeel & HR in te schakelen voor ondersteuning en bemiddeling.
• Wat betreft het aantal dagdelen voor telewerk:
• medewerkers die 0 tot 49% werken, mogen 1 dagdeel per week telewerken • de medewerkers die 50% tot 99% werken mogen 2 dagdelen telewerken • de voltijds tewerkgestelden, mogen tot 4 dagdelen per week gaan • Er wordt geen ICT-materieel ter beschikking gesteld aan de medewerker die thuis werkt. Voor deze optie werd gekozen omdat het telewerken momenteel als een gunstmaatregel wordt beschouwd. Op vraag van de vakbonden is toegevoegd dat, indien een medewerker niet de beschikking heeft over de nodige eigen toestellen, de werkgever bereid is om mee te zoeken naar mogelijke oplossingen. De voorliggende afsprakennota maakt deel uit van een groeitraject. Naarmate de noden van de organisatie veranderen, vb. gewijzigd dienstverleningsconcept of eenheid van huisvesting, ... kunnen de principes rond telewerken worden aangepast. Ook op het vlak van ICT is er sprake van een groeipad. Sinds medio 2020 is er een uitbreiding van ons beleid mobiele toestellen op basis waarvan iedereen, mits de nodige motivatie, een mobiel toestel (laptop, GSM, ...) kan aanvragen. Bij de aankoop en keuze van nieuw ICT-materiaal wordt voortaan rekening gehouden met de groeiende behoefte en nood aan telewerken. Er wordt bovendien op korte termijn voorzien in de aankoop van een aangepaste telefooncentrale (gepland eind 2021) waarbij gekozen wordt voor een systeem dat de telefoonkosten voor de telewerker minimaliseert / uitschakelt. De vertegenwoordigers van de vakbonden kunnen zich vinden in dit groeitraject. Argumentatie Telewerken betekent dat een medewerker zijn normale werkzaamheden niet op de kantoorwerkplek uitoefent, maar op een andere plaats, thuis of elders. Dit is een win-win situatie voor zowel de medewerker als het lokaal bestuur Heusden-Zolder: • Deze flexibele werkvorm verbetert de werk-privébalans van medewerkers. • Geeft medewerkers meer autonomie, meer focus, productiviteit en efficiëntie - hiermee bevorderen we het wederzijds vertrouwen. • Telewerk draagt daarnaast bij aan de uitstraling van het lokaal bestuur Heusden-Zolder als moderne, flexibele en dynamische werkgever. Bij het introduceren van deze nieuwe werkvorm zijn goede afspraken noodzakelijk: • afsprakenkader telewerken, bijlage 1 • aanvraag en toelaten telewerken, bijlage 2 • het stopzetten van telewerken, bijlage 3 De voorliggende afsprakennota maakt deel uit van een groeitraject. Naarmate de noden van de organisatie veranderen, vb. gewijzigd dienstverleningsconcept of eenheid van huisvesting, ... kunnen de principes rond telewerken worden aangepast. Financiële gevolgen Aantal koppen telewerkers 214 (aantal geschat op basis van het gemiddeld aantal telewerkers het afgelopen jaar.) Vergoeding per maand | totaal € per maand | totaal € per jaar | 20,00 € | 4.280,00 € | 51.360,00 € |
BESLUIT eenparig aangenomen.
Artikel 1: De OCMW-raad keurt de afsprakennota telewerken goed, zoals gevoegd in bijlage, en geeft team Personeel & HR de opdracht deze vanaf 1/10/2021, mits een overgangsperiode, te implementeren in de organisatie. Bijlagen Bijlage 1 | Afsprakenkader telewerk 2021-09 |