OZ.1.

Secretariaat en juridische zaken - notulen OCMW-raad - goedkeuring

MOTIVERING

Juridische gronden

Artikel 32, 277 en 278 van het decreet lokaal bestuur.

Feiten en context

De algemeen directeur legt de notulen van de vorige vergadering van de OCMW-raad voor ter goedkeuring.

Elk raadslid heeft het recht opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.

Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur.

Aan de OCMW-raad wordt gevraagd de notulen, zoals voorgelegd door de algemeen directeur, goed te keuren.

BESLUIT

eenparig aangenomen.
 

Artikel 1:

De OCMW- raad keurt de notulen van de vorige vergadering goed.

Bijlagen

Bijlage 1: notulen van de vorige vergadering van de OCMW-raad.

OZ.2.

Secretariaat en juridische zaken - mededelingen

Er zijn geen mededelingen.

OZ.3.

Secretariaat en juridische zaken - wijziging deontologische code mandatarissen - goedkeuring

MOTIVERING

Juridische gronden

●         decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, art. 74 en 75

●         decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd, art.74 juncto 39, waarbij aan de OCMW-raad en vast bureau opgelegd wordt om een deontologische code aan te nemen, waarbij de deontologische code van het vast bureau minstens de deontologische code zoals aangenomen door de OCMW-raad omvat

●         decreet van 2 februari 2023 tot wijziging van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, wat betreft de oprichting van een deontologische commissie bij de gemeenteraad en de districtsraad

Feiten en context

Bij decreetswijziging worden aan artikel 39 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur de volgende zinnen toegevoegd:

"en richt een deontologische commissie op. De deontologische code regelt ook de samenstelling, werking en bevoegdheid van de deontologische commissie. De deontologische commissie bestaat minstens uit één vertegenwoordiger per fractie in de gemeenteraad."

De centrale gemeenteraadscommissie, die oorspronkelijk in de deontologische code van de gemeente en het OCMW als deontologische commissie heeft gefungeerd, kan die rol niet langer opnemen als gemeenteraadscommissie.

De centrale gemeenteraadscommissie heeft de wijzigingen in de artikelen 32 tot en met 35 van de deontologische code ter zake dan ook besproken en een voorstel uitgewerkt dat aan de raad wordt voorgelegd voor goedkeuring.

Argumentatie

Volgens het Agentschap Binnenlands bestuur moeten de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn elk een eigen deontologische commissie inrichten: 1 voor de gemeenteraad en 1 voor de raad voor maatschappelijk welzijn.

De deontologische commissie voor de gemeenteraad is bevoegd voor:

de gemeenteraadsleden

de voorzitter van de gemeenteraad

de schepenen

de burgemeester

De deontologische commissie voor de raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd voor:

de OCMW-raadsleden

de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn

de voorzitter en de leden van het vast bureau

de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

Ingevolge de verplichting om een afzonderlijke deontologische commissie op te richten gelinkt aan de deontologische code van de lokale mandatarissen, is een voorstel uitgewerkt door de centrale gemeenteraadscommissie.

De samenstelling van de deontologische commissie van de gemeenteraad kan gelijkaardig of identiek zijn aan de samenstelling van de deontologische commissie van de raad voor maatschappelijk welzijn. Toch gaat het om 2 afzonderlijke commissies. Voor een grotere eenheid in samenwerking tussen de beide lokale besturen lijkt een identieke samenstelling van de twee commissies aangewezen.

Omdat de decreetswijziging bepaalt dat de deontologische commissie minstens uit één vertegenwoordiger per fractie in de gemeenteraad bestaat, kan de huidige samenstelling zoals in de centrale gemeenteraadscommissie behouden blijven inclusief de burgemeester cq voorzitter van het vast bureau als lid. Alle leden van de deontologische commissie zijn stemgerechtigd.

De deontologische code vermeldt bij voorkeur dat enkel klachten tegen individuele mandatarissen ontvankelijk zijn, om klachten tegen een hele gemeenteraadsfractie of de hele gemeenteraad te vermijden want dat zou voor praktische moeilijkheden zorgen en in strijd zijn met de geest van het DLB.

Het decreet over het lokaal bestuur (DLB) bevat geen aanwezigheidsquorum voor vergaderingen van de deontologische commissie. De centrale commissie stelt voor geen aanwezigheidsquorum in te voeren want hoewel een quorum kan leiden tot voldoende aanwezigheid, kan het leiden tot vertragingen of zelfs de werking hypothekeren als een meerderheid van de commissieleden het nalaat om te verschijnen.

Het is ook toegestaan dat een lid zich laat vervangen door een ander fractielid van dezelfde fractie of dat een lid van een eenmansfractie zich door iemand van een andere fractie laat vervangen. Ook voor de verhindering van de voorzitter wordt in een vervangingsregeling voorzien.

De werkwijze van de deontologische commissie is ook aangepast omdat er volgens de interpretatie van de decreetswijziging geen verwijzing meer mag zijn naar sancties zoals in het tuchtrecht.

De bescherming van de rechten van verdediging blijft gegarandeerd, waarbij discretie en sereniteit in de behandeling van dossiers door de deontologische commissie voorop staan.

Wat de praktische voorbereiding en afhandeling van de zitting van de deontologische commissie betreft, wordt voorgesteld dit zo veel mogelijk gelijkaardig te laten lopen als voor de raden en gemeenteraadscommissies.

Het voorstel van de centrale gemeenteraadscommissie voor de wijziging van art. 32 tot en met 35 van de deontologische code luidt als volgt:

Artikel 32

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn (OCMW-raad) richten elk een eigen deontologische commissie in: 1 voor de gemeenteraad en 1 voor de raad voor maatschappelijk welzijn.

De deontologische commissie voor de gemeenteraad is bevoegd voor:

●        de gemeenteraadsleden

●        de voorzitter van de gemeenteraad

●        de schepenen

●        de burgemeester

De deontologische commissie voor de raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd voor:

●        de OCMW-raadsleden

●        de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn

●        de voorzitter en de leden van het vast bureau

●        de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

De gemeenteraad respectievelijk de OCMW-raad en de twee deontologische commissies, die beide zowel voor gemeente als voor OCMW identiek samengesteld zijn uit de fractieleiders als

stemgerechtigde leden en en de burgemeester respectievelijk de voorzitter van het vast bureau als stemgerechtigd lid, waken over de naleving van de deontologische code.

De voorzitter van de centrale gemeenteraadscommissie is tevens voorzitter van de deontologische commissies.

Indien een lid van de deontologische commissie verhinderd is om aanwezig te zijn bij de behandeling en beslissing over een klacht of melding of wegens belangenvermenging niet als lid mag zetelen, waarbij de bepalingen van art. 27 decreet over het lokaal bestuur naar analogie gelden, wordt dat lid vervangen door een door de fractie waartoe hij behoort aan te duiden vervanger.
Als een commissielid behoort tot een eenmansfractie, kan hij zich laten vervangen door een mandataris in de gemeenteraad/OCMW-raad van een andere fractie.

Is de voorzitter zelf betrokken partij, dan wordt hij/zij vervangen door een raadslid dat aangeduid is door de voorzitter om hem/haar te vervangen en als er geen aanduiding is door het raadslid met de meeste anciënniteit.
 

Onafhankelijke raadsleden vormen geen fractie en zijn niet vertegenwoordigd in de deontologische commissie.

De leden en de voorzitter van de deontologische commissie ontvangen eenzelfde presentiegeld zoals de leden van de gemeenteraadscommissies van zodra het besluit van de Vlaamse Regering dienaangaande in werking treedt.

De deontologische commissie in eerste instantie en de gemeenteraad, bij herhaling of in beroep, oordeelt over meldingen en klachten over inbreuken op de deontologische code.

Artikel 33

Eén ieder die geconfronteerd wordt met een inmenging van een lokale mandataris die zij in strijd achten met deze deontologische code, maakt hiervan binnen tien dagen na de interventie of na de kennisname van de interventie per aangetekende brief of per brief tegen ontvangstbewijs melding aan de voorzitter of de secretaris van de deontologische commissie.

Een kopie van de klacht of melding wordt binnen 10 werkdagen na ontvangst overgemaakt en ter kennis gebracht van de betrokken lokale mandataris.

Een anonieme klacht of melding is onontvankelijk.

Een klacht of melding kan enkel gericht zijn tegen een individuele mandataris. Klachten of meldingen gericht tegen bijvoorbeeld een of meer fracties of tegen de hele gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen de hele OCMW-raad, het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst, zonder dat deze lijst limitatief is, zijn onontvankelijk.

Artikel 34

§1. De voorzitter van de deontologische commissie legt de in voormeld artikel omschreven meldingen voor aan de eerstvolgende vergadering van de deontologische commissie.

§2. De deontologische commissie wordt door haar voorzitter bijeengeroepen. De voorzitter gaat vooraleer tot oproeping over te gaan bij de algemeen directeur na of er geen andere commissievergaderingen op dezelfde datum en uur gepland zijn, waarbij onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad / de OCMW-raad voorzien is in art. 1§1 van het huishoudelijk reglement van beide raden, de voorzitter van de commissie de vergadering fysiek of digitaal kan laten doorgaan.

Verschillende commissievergaderingen kunnen slechts op één dag plaatsvinden als het tijdstip

ervan met elkaar verenigbaar is.

De vergaderingen van de deontologische commissies worden in principe via de digitale applicatie voorbereid, van waaruit de uitnodiging minstens 8 dagen voor de zitting, behalve indien een commissie bij hoogdringendheid wordt samengeroepen, met agenda vertrekt naar de commissieleden per mail, en afgewerkt.
Bij technische moeilijkheden, waardoor de voorziene werkwijze onmogelijk is, wordt de oproeping gedaan per brief ondertekend door de voorzitter van de deontologische commissie en de secretaris.

De agendapunten voor een deontologische commissie en eventuele bijhorende stukken zijn raadpleegbaar via meeting.mobile voor de commissieleden.

Indien er zich technische problemen zouden voordoen, geldt de volgende regeling: De stukken van de deontologische commissie, zijn enkel ter inzage op het bureel van de secretaris van de deontologische commissie en dit na afspraak met de secretaris van de commissie. De voorzitter beslist in overleg met de secretaris van de deontologische commissie welke stukken zij ter voorbereiding van een vergadering van de commissie bijkomend per e-mail naar de commissieleden sturen.

§3. De deontologische commissie kan geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden van elke commissie een

aanwezigheidslijst of bij digitale vergadering melden zij hun aanwezigheid in de digitale tool.

§4. De deontologische commissie zetelt steeds in besloten zitting.

De deontologische commissie onderzoekt de klachten of meldingen op hun gegrondheid. Daarbij moet het recht van verdediging van de betrokken lokale mandataris worden gevrijwaard. De deontologische commissie hoort betrokkene in geheime zitting.

De uitspraak moet geschieden binnen veertig dagen na ontvangst van de klacht of melding, met verdubbeling van de termijn in vakantieperiodes.

Artikel 35

§1. Stemming in de deontologische commissie

Indien de vergadering van de deontologisch commissie fysiek gehouden wordt, worden voor een geheime stemming vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld.

Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld.

Stemt dit aantal niet overeen met het aantal stemgerechtigde commissieleden, dat aan de stemming heeft deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk stemgerechtigd commissielid uitgenodigd opnieuw te stemmen.

De stemgerechtigde commissieleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich.

Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de secretaris van de deontologische commissie.

Ieder stemgerechtigd commissielid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.

Indien de vergadering van de deontologische commissie digitaal doorgaat, wordt een digitaal platform gebruikt en worden op het moment van de stemming digitale stembriefjes gestuurd door secretaris van de deontologische commissie. De digitale stembriefjes verschijnen op het scherm van de deelnemende stemgerechtigde commissieleden. Deze commissieleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich. De onthouding gebeurt door ‘onthouding’ aan te duiden.

De stemgerechtigde commissieleden versturen digitaal hun ingevuld stemformulier. Het digitale stemplatform geeft aan hoeveel stemmen werden ingediend en de verdeling van de uitgebrachte stemmen over de antwoorden. De stemming wordt afgesloten door de secretaris van de deontologische commissie van zodra het platform aangeeft dat het aantal ingediende stemmen gelijk is aan het aantal deelnemende stemgerechtigde commissieleden. Dit betekent immers dat elk deelnemend stemgerechtigd commissielid digitaal zijn stem heeft ingediend. De stemming is dan definitief.

§2. Als de deontologische commissie bij gewone meerderheid van zijn leden een inbreuk op de deontologische code vaststelt, kan hij binnen de schoot van de deontologische commissie een van de volgende mogelijke uitspraken doen:

●        een advies of aanbeveling aan de raad over de aanvulling of wijziging van de deontologische code

●        een advies over een casus aan het lokaal bestuur op vraag van dat lokaal bestuur

●        vaststellingen over het gedrag van een mandataris en of dat al dan niet overeenstemt met de deontologische code van het orgaan waarvan die deel uit maakt

●        sensibiliseringsvoorstellen aan het lokaal bestuur over deontologie en integriteit

●        een uitspraak van afkeuring ten aanzien van bepaalde gedragingen

●        zich uitdrukkelijk distantiëren van het gedrag van een raadslid

●        vragen dat het raadslid zich verontschuldigt

●        de overdracht van meldingen aan het parket

●        een dossier met de bevindingen van de commissie voor de Vlaamse regering zodat die een tuchtonderzoek kan instellen en de betrokken burgemeester, schepen, voorzitter van de gemeenteraad, voorzitter van het vast bureau, lid van het vast bureau of voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst kan schorsen of afzetten wegens kennelijk wangedrag of grove nalatigheid.

De uitspraak wordt opgenomen in het verslag.

Tegen de uitspraak kan beroep bij de gemeenteraad respectievelijk bij de OCMW-raad ingesteld worden door betrokkene binnen de twintig werkdagen na de uitspraak. De gemeenteraad respectievelijk de OCMW-raad zal dan handelen zoals in de volgende alinea’s beschreven.

Indien, na een eerste uitspraak van afkeuring over het gedrag van een mandataris zoals in het eerste lid van dit artikel gesteld, de lokale mandataris bij herhaling het voorwerp is van klachten of meldingen cfr. art. 35 lid 1, dan oordeelt de gemeenteraad / de OCMW-raad over deze meldingen en klachten over inbreuken op de deontologische code.

§3 De voorzitter van de gemeenteraad / OCMW-raad legt de in voormelde paragraaf omschreven klachten/ meldingen /beroepsdossier voor aan de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad / OCMW-raad.

De gemeenteraad / OCMW-raad onderzoekt de meldingen op hun gegrondheid. Daarbij moet het recht van verdediging van betrokken lokale mandataris worden gevrijwaard. De gemeenteraad / OCMW-raad hoort betrokkene in geheime zitting.

De uitspraak moet geschieden binnen veertig dagen na ontvangst van de melding, met verdubbeling van de termijn in vakantieperiodes.

Als de gemeenteraad / OCMW-raad bij gewone meerderheid van zijn leden een inbreuk op de deontologische code vaststelt, kan hij een van de volgende uitspraken doen:

●        een advies of aanbeveling aan de raad over de aanvulling of wijziging van de deontologische code

●        een advies over een casus aan het lokaal bestuur op vraag van dat lokaal bestuur

●        vaststellingen over het gedrag van een mandataris en of dat al dan niet overeenstemt met de deontologische code van het orgaan waarvan die deel uit maakt

●        sensibiliseringsvoorstellen aan het lokaal bestuur over deontologie en integriteit

●        een uitspraak van afkeuring ten aanzien van bepaalde gedragingen

●        zich uitdrukkelijk distantiëren van het gedrag van een raadslid

●        vragen dat het raadslid zich verontschuldigt

●        de overdracht van meldingen aan het parket

●        een dossier met de bevindingen van de commissie voor de Vlaamse regering zodat die een tuchtonderzoek kan instellen en de betrokken burgemeester, schepen, voorzitter van de gemeenteraad, voorzitter van het vast bureau, lid van het vast bureau of voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst kan schorsen of afzetten wegens kennelijk wangedrag of grove nalatigheid.

De uitspraak wordt opgenomen in de notulen.

BESLUIT

eenparig aangenomen.
 

Artikel 1:

De OCMW-raad heft het besluit van 23 mei 2019 van de gemeenteraad op houdende de goedkeuring van de deontologische code van de lokale mandataris voor de legislatuur 2019-2024 met ingang vanaf heden.

Artikel 2:

De OCMW-raad keurt de oprichting van een deontologische commissie goed vanaf heden.

Artikel 3:

De OCMW-raad keurt de deontologische code van de lokale mandataris voor de legislatuur 2019-2024 zoals hierna bepaald goed met ingang vanaf heden:

Deontologische code

INLEIDING

I. DEFINITIES, TOEPASSINGSGEBIED EN KERNBEGRIPPEN

Artikel 1

De deontologische code voor lokale mandatarissen, hierna “de code”, genoemd, omvat het geheel van beginselen, gedragsregels, richtlijnen en principes, die de lokale mandatarissen tot leidraad dienen bij de uitoefening van hun mandaat en bij de dienstverlenende activiteiten ten behoeve van de bevolking.

Onder lokale mandatarissen wordt begrepen:

- de voorzitter van het vast bureau

- de leden van het vast bureau

- de voorzitter en de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn

- de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst

De lokale mandatarissen zijn gehouden om het algemeen belang te dienen. Zij zijn er voor alle burgers. De burger dient zich voor vele aangelegenheden tot de overheid te wenden. Dat stelt hoge eisen aan de kwaliteit van het openbaar bestuur en aan degenen die daarin functioneren.

Integriteit is een wezenlijk onderdeel van de kwaliteit van het openbaar bestuur. Integriteit van lokale mandatarissen en ambtenaren vormt één van de belangrijkste voorwaarden voor het vertrouwen van de burgers in het openbaar bestuur. De bijzondere kenmerken van de overheidstaken, zoals de besteding van publieke middelen en een monopoliepositie op vele terreinen vereisen van de overheid een extra hoog integriteitsniveau.

Als gevolg van allerlei maatschappelijke ontwikkelingen kan de integriteit van politieke ambtsdragers onder druk komen te staan. Te noemen zijn o.a. de toenemende complexiteit van de samenleving en van het openbaar bestuur, de steeds sterkere verstrengeling van het publieke en private domein, de agressieve lobby vanuit de samenleving, de mondigheid van de burger en het opleggen van bedrijfseconomische normen aan het overheidsmanagement.

Tegelijk is door een aantal recente gebeurtenissen de aandacht en belangstelling voor integriteitsvraagstukken sterk toegenomen. En terecht want belangenverstrengeling, misbruik van positie, corruptie en fraude in de openbare sector waarin men werkt met gemeenschapsgelden kunnen niet worden getolereerd.

Integriteit is in de eerste plaats een kwestie van mentaliteit en bewustwording m.a.w. “het moet tussen de oren zitten”. Lokale mandatarissen moeten zich er permanent van bewust zijn dat zij voor de gemeenschap werken en verantwoordelijk zijn voor de besteding van gemeenschapsgeld.

Bewustwording en mentaliteit alleen zijn niet voldoende. Er is een systeem nodig met heldere regels en afspraken waaraan de lokale mandatarissen een houvast hebben. Het opstellen van gedragsregels vormt een belangrijk onderdeel van een integriteitsbeleid. Gedragsregels bevatten de normen en de waarden waaraan de lokale mandatarissen zich verbinden en vormen een belangrijk toetsingskader.

Het doel van deze gedragscode is om lokale mandatarissen een houvast te bieden bij het bepalen van normen omtrent de integriteit van het bestuur en vormt een handleiding voor de lokale mandatarissen m.b.t. de wijze van omgaan met integriteitsrisico’s –en vraagstukken.

Artikel 2

De code is bij uitbreiding ook van toepassing op de medewerkers van de lokale mandatarissen welke ook hun statuut of hoedanigheid is en op de leden die op voorstel van de fracties in de OCMW-raad worden aangeduid om te zetelen in organen van  verenigingen of vennootschappen vermeld in deel 3, titel 4 van het decreet over het lokaal bestuur waarin OCMWHeusden-Zolder is vertegenwoordigd, evenals op derden, handelend in opdracht van de lokale mandataris.

Zij zullen er tevens over waken dat zij, ook buiten hun politieke mandaten en activiteiten, geen activiteiten ontplooien die de eer en de waardigheid van hun mandaat kunnen schenden.

Artikel 3

Onder de in de code gehanteerde begrippen “burger” en “bevolking” wordt niet alleen begrepen personen, doch ook groepen, verenigingen, bedrijven en andere organisaties of entiteiten die particuliere belangen nastreven of behartigen.

II. ALGEMENE PLICHTEN, UITGANGSPUNTEN EN DOELSTELLINGEN

Artikel 4

Dienstbaarheid

Het handelen van de lokale mandataris is altijd en volledig gericht op het belang van de gemeente en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uitmaken.

Functionaliteit

Het handelen van de lokale mandataris heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervultin het bestuur.

Onafhankelijkheid

Het handelen van de lokale mandataris wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van vermenging wordt vermeden.

Openheid

Het handelen van de lokale mandataris is transparant opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de politieke ambtsdrager en zijn beweegredenen daarbij.

Betrouwbaarheid

Op een lokale mandataris moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven.

Zorgvuldigheid

Het handelen van de lokale mandataris is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op een correcte wijze worden afgewogen.

Artikel 5

De lokale mandatarissen zullen voor de omschrijving van hun politieke dienstverlenende activiteiten geen termen gebruiken die verwarring kunnen scheppen met officiële door de overheden ingestelde instanties belast met het verstrekken van informatie of met de behandeling van klachten.

Het gebruik van de termen “ombudsdienst”, “klachtendienst” en andere afleidingen of samenstellingen is verboden.

Artikel 6

Bij hun optreden op en buiten het lokale bestuursniveau en in hun contacten met individuen, groepen, instellingen en bedrijven, geven de lokale mandatarissen voorrang aan het algemeen belang boven particuliere belangen.

De lokale mandatarissen moeten hun taken onbevooroordeeld en objectief vervullen en als er sprake is van belangenverstrengeling is dat niet langer gegarandeerd. Bij belangenverstrengeling gaat het om vermenging van publiek belang met het persoonlijk belang van een lokale mandataris of dat van derden waardoor een zuiver besluiten of handelen in het publiek belang niet langer is gewaarborgd. De lokale mandatarissen zien er dan ook in het bijzonder op toe elke vorm of schijn van belangenverstrengeling te vermijden.

Indien de onafhankelijke oordeelsvorming van de lokale mandataris over een onderwerp in het geding kan zijn, geeft hij bij de bespreking daarover aan in hoeverre het onderwerp hem persoonlijk aangaat.

De verbodsbepalingen van artikelen 27 en 50 van het decreet over het lokaal bestuur dienen daarom ook strikt te worden nageleefd door de lokale mandatarissen.

Artikel 7

Elke vorm van dienstverlening, informatiebemiddeling, doorverwijzing of begeleiding gebeurt zonder enige materiële of financiële tegenprestatie van welke aard of omvang ook en mag geen enkele vorm van cliëntelisme of klantenwerving inhouden.

De lokale mandataris zal aanbiedingen voor privé-werkzaamheden of kortingen op privé-goederen niet accepteren als tegenprestatie in zijn functie van mandataris.

Artikel 8

De lokale mandatarissen staan op dezelfde gewetensvolle manier ten dienste van alle burgers die op hun dienstverlening een beroep wensen te doen zonder onderscheid naar geslacht, ras, afstamming, sociale status, nationaliteit, filosofische en/of religieuze overtuiging, ideologische of politieke voorkeur of persoonlijke gevoelens jegens hen.

III. SPECIFIEKE BEPALINGEN

III. 1. De lokale mandataris als informatiebemiddelaar

Artikel 9

Het behoort tot de wezenlijke taken van de lokale mandataris informatie te ontvangen en te verstrekken, in het bijzonder over de diensten die instaan voor informatieverstrekking en over de manier waarop de burger zelf informatie kan opvragen in het kader van openbaarheid van bestuur.

Artikel 10

De lokale mandatarissen stellen informatie ter beschikking van de burger met betrekking tot de werking van de ombudsdiensten en van de diensten die instaan voor de behandeling van klachten over het optreden of stilzitten van de overheid.

Artikel 11

Bepaalde informatie mag door lokale mandatarissen niet worden verstrekt. Het betreft o.m.:

● de informatie waarop degene die erom verzoekt geen recht kan laten gelden

● de informatie die overeenkomstig de wettelijke en reglementaire bepalingen inzake de openbaarheid van bestuur niet mag worden meegedeeld.

Artikel 12

De lokale mandataris dient zorgvuldig en correct om te gaan met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt en hij mag geen onjuiste informatie verstrekken. Hij zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig worden opgeborgen en dat computerbestanden beveiligd zijn.

De lokale mandataris houdt geen informatie achter.

De lokale mandataris mag niet ten eigen bate of ten bate van derden (kennissen, familie of andere relaties) gebruik maken van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.

Evenmin mag hij geheime of vertrouwelijke informatie verstrekken aangezien er aangelegenheden zijn die naar hun aard vertrouwelijk moeten worden behandeld.

Niet alle informatie is echter openbaar. Bepaalde informatie kan bij wet of andere regelgeving geheim zijn. Al dat soort informatie houden mandatarissen dan ook geheim voor iedereen die er geen kennis van mag nemen. Ook nadat hun mandaat is afgelopen.

Zo verbinden de raadsleden zich ertoe om bij inzage van de OCMW-raadsdossiers die betrekking hebben op de besloten zitting van de OCMW-raad de nodige discretie aan de dag te leggen en deze informatie vertrouwelijk te behandelen. Voor de uitoefening van hun mandaat verkrijgen zij immers toegang tot digitale documentatie met betrekking tot de zittingen van het vast bureau en de OCMW-raad die digitaal ter beschikking wordt gesteld. Elk raadslid krijgt een gebruikersnaam en wachtwoord voor de digitale toegang. Zij moeten moet dat wachtwoord geheim houden en onder geen beding doorgeven aan derden.

Het raadslid waakt erover dat het toestel waarop deze informatie bekeken wordt ‘gelockt’ achtergelaten wordt. Dit om te vermijden dat derden in zijn/haar naam bepaalde handelingen kunnen uitvoeren of informatie kunnen raadplegen.

De lokale mandataris gaat verantwoord om met de e-mail en internetfaciliteiten van het OCMW.

Hij onthoudt zich van ieder oneigenlijk gebruik van de social mediakanalen (o.m. facebook) van het OCMW en blijft bij het gebruik van social mediakanalen steeds hoffelijk en respectvol naar andere personen.

De lokale mandataris respecteert de persoonlijke waardigheid:

- in hun relatie met de personeelsleden, ongeacht de respectievelijke functies die ze elk bekleden;

- in hun relatie met de burger, ook bij niet eensgezinde standpunten; en

- in hun onderlinge contacten ongeacht de politiek ideologie.

III. 2. De lokale mandataris als vertrouwenspersoon

Artikel 13

In het kader van hun algemene luisterbereidheid kunnen lokale mandatarissen de rol vervullen van vertrouwenspersoon. Zij nemen daarbij de nodige discretie in acht.

III. 3. De lokale mandataris als doorverwijzer

Artikel 14

De lokale mandatarissen verwijzen de vraagsteller, waar mogelijk, naar de bevoegde administratieve, gerechtelijke of particuliere diensten.

Waar het gaat om de behandeling van klachten en/of conflicten, worden de belanghebbenden in eerste instantie doorverwezen naar de bevoegde klachten- of ombudsdienst.

III. 4. De lokale mandataris als administratief begeleider

Artikel 15

De lokale mandatarissen kunnen de burgers ondersteunen en begeleiden in hun relatie met de administratie of met de betrokken instanties.

Zij kunnen de burgers helpen om, via de daartoe geëigende kanalen en procedures, een aanvraag te richten tot de overheid, informatie te verkrijgen nopens de stand van zaken in een dossier, daarover nadere uitleg en toelichting te vragen en vragen te stellen over de administratieve behandeling van dossiers.

Zij hebben het recht vragen te stellen naar concrete toelichting bij de bestaande regelgeving of een genomen beslissing, en naar de verantwoording voor het niet beantwoorden van vragen door de burger gesteld.

Artikel 16

Bij de administratieve begeleiding en ondersteuning van de burgers respecteren de lokale mandatarissen de onafhankelijkheid van de diensten en de ambtenaren, de objectiviteit van de procedures en de termijnen die als redelijk moeten worden beschouwd voor de afhandeling van soortgelijke dossiers.

De lokale mandataris gaat met ambtenaren om als volwaardige partners, met respect voor elkaars bevoegdheden.

De lokale mandataris gaat met ambtenaren om op een respectvolle en hoffelijke wijze. Iedere vorm of schijn van morele intimidatie, beïnvloeding, pesterij of ongewenst seksueel gedrag is

verboden.

IV. TUSSENKOMSTEN

IV. 1. Bespoedigingstussenkomsten

Artikel 17

Bespoedigingstussenkomsten, waarbij lokale mandatarissen een administratieve of gerechtelijke procedure proberen te versnellen in dossiers die zonder hun tussenkomst weliswaar een langere verwerkings- of behandelingsperiode, maar toch een regelmatige afloop of resultaat zouden krijgen, zijn niet toegestaan.

Artikel 18

Worden niet beschouwd als bespoedigingstussenkomsten en zijn derhalve toegestaan:

● vragen naar de redenen en oorzaken van de langdurige of laattijdige behandeling van een dossier

● het vestigen van de aandacht op of het meedelen, aan de behandelende ambtenaar of dienst, van bijzondere gegevens en relevante informatie die een versnelde behandeling van het dossier, gelet op de hoogdringendheid ervan, objectief rechtvaardigen

● vragen om toelichting bij de toepasselijke regelgeving

● vragen met betrekking tot de aan een genomen beslissing ten grondslag liggende elementen en motieven.

IV. 2. Begunstigingstussenkomsten

Artikel 19

Begunstigingstussenkomsten, waarbij de lokale mandataris zijn voorspraak aanwendt om de afloop of het resultaat van een zaak of een dossier te beïnvloeden in de door de belanghebbende burger gewenste zin, zijn niet toegestaan.

Artikel 20

Tussenkomsten bij selectievoerende instanties, die tot doel hebben het verhogen van de kansen op benoeming, aanstelling en bevordering in de administratie en de gerechtelijke sector, zijn verboden.

Lokale mandatarissen die om steun gevraagd worden door of voor kandidaten die een functie, aanstelling of bevordering ambiëren, delen betrokkene mee dat de aanstelling, benoeming of bevordering gebeurt op basis van de geldende normen en procedures. Zij verwijzen de belanghebbende naar de bevoegde dienst of instantie.

Artikel 21

Lokale mandatarissen mogen occasioneel en op eigen initiatief personen aanbevelen bij werkgevers in de particuliere sector.

Zij mogen geen enkele tegenprestatie, van welke aard ook, beloven of leveren aan de betrokken werkgevers.

Artikel 22

Worden niet beschouwd als begunstigingstussenkomsten en zijn derhalve toegestaan:

● het inwinnen en verstrekken van informatie en inlichtingen omtrent de modaliteiten, voorwaarden en organisatie van selectieprocedures, examens, geschiktheids- en bekwaamheidstests en de procedures inzake benoemingen, aanstellingen en bevorderingen.

● het uitoefenen van toezicht op het correcte verloop en de objectiviteit van de in het vorig lid bedoelde procedures, examens en tests, zonder zich in het verloop ervan te mengen of er in te interveniëren met het oog op de beïnvloeding van het resultaat en/of de beoordeling

● het informeren van de belangstellenden met betrekking tot werkaanbiedingen en vacatures in de particuliere en overheidssector.

V. OPNAME VAN TUSSENKOMSTEN IN HET ADMINISTRATIEF DOSSIER

Artikel 23

De naleving van de deontologische code veronderstelt openbaarheid als enige fundamentele structurele oplossing om ongeoorloofde tussenkomsten te verhinderen.

Het vast bureau zal er voor zorgen dat de dossierbehandelend ambtenaar alle tussenkomsten, welke de aard van de tussenkomst of hoedanigheid van de interveniënt ook zij (ook uitgaande van politieke mandatarissen en partijfunctionarissen op alle niveaus, vertegenwoordigers van drukkingsgroepen en publieke, semi-publieke of privéhulpverleners) opneemt in het desbetreffende administratieve dossier.

De mandataris wiens tussenkomst gevraagd wordt in een dossier deelt mee aan de persoon, die hem vraagt tussen te komen, dat deze tussenkomst in het dossier genoteerd wordt en deelt dit eveneens mee aan de behandelende ambtenaar, die op zijn beurt schriftelijk kennis geeft aan de persoon, die aan de mandataris gevraagd heeft om tussen te komen, dat de tussenkomst bij het dossier zal worden gevoegd.

Artikel 24

Worden niet beschouwd als tussenkomsten die in het dossier dienen worden opgenomen:

● louter informatieve vragen van algemene of technische aard

● vragen en/of tussenkomsten van uitvoerende mandatarissen in het kader van hun functionele en hiërarchische relaties ten aanzien van de behandelende ambtena(a)r(en) of diensten.

VI. ONRECHTMATIGE EN ONWETTELIJKE VOORDELEN

Artikel 25

Elke bevoordeling of poging tot bevoordeling, waarbij de burger door toedoen, bemiddeling of voorspraak van een lokale mandataris iets probeert te bereiken wat onrechtmatig of wettelijk niet toelaatbaar is, is verboden.

Artikel 26

Tussenkomsten van lokale mandatarissen met de bedoeling de toewijzing en/of de uitvoering van contractuele verbintenissen met de overheid te beïnvloeden, zijn verboden.

VII. SCHIJNDIENSTBETOON EN ONGEVRAAGD DIENSTBETOON

Artikel 27

Alle vormen van schijndienstbetoon, waarbij lokale mandatarissen bewust maar onterecht de indruk wekken dat zij bij de goede afloop van een dossier daadwerkelijk tussenbeide zijn gekomen (eventueel zonder dat de betrokken burger om een tussenkomst heeft gevraagd) zijn niet toegestaan.

Wanneer een burger daar niet om heeft gevraagd, zal de lokale mandataris hem niet aanschrijven of contacteren teneinde hem, in plaats van of naast de officiële kennisgeving, in kennis te stellen van de beslissing die betreffende het dossier genomen werd.

Artikel 28

Alle vormen van ongevraagd dienstbetoon, waarbij lokale mandatarissen wel degelijk daadwerkelijk optreden teneinde een gunstige afloop van een dossier te bewerkstelligen, maar zonder dat de burger daarom gevraagd heeft, zijn niet toegestaan.

VIII. BEKENDMAKING VAN DE DIENSTVERLENING

Artikel 29

Het gemeentebestuur zal op geregelde tijdstippen de lijst van alle lokale mandatarissen met hun contactadressen bekendmaken bij de bevolking. Aanvullend hierop, kunnen de lokale mandatarissen bekendheid geven aan hun bereikbaarheid voor de bevolking.

Deze informatieverstrekking omvat het bekendmaken van een of meer contactadressen, naam en mandaat, spreekuren, telefoon en faxnummer, en e-mailadres. In ieder geval kan er geen melding gemaakt worden van de aard van de dienstverlening waarin zij eventueel gespecialiseerd zijn.

De gemeentelijke publicaties mogen niet gebruikt worden voor de persoonlijke promotie van politici.

Artikel 30

De lokale mandatarissen maken in hun verkiezingspropaganda en – mailings, die individueel geadresseerd zijn, geen melding van diensten die zij desgevallend voor de betrokkenen hebben verricht.

In geen geval mogen zij de indruk wekken dat zij om steun vragen in ruil voor bewezen diensten.

IX. NALEVING, CONTROLE EN SANCTIONERING

Artikel 31

De lokale mandatarissen verbinden zich ertoe om de deontologische code, zoals deze wordt goedgekeurd door de gemeenteraad, na te leven. De lokale mandataris is aanspreekbaar op de naleving van de code.

Artikel 32

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn (OCMW-raad) richten elk een eigen deontologische commissie in: 1 voor de gemeenteraad en 1 voor de raad voor maatschappelijk welzijn.

De deontologische commissie voor de gemeenteraad is bevoegd voor:

●         de gemeenteraadsleden

●         de voorzitter van de gemeenteraad

●         de schepenen

●         de burgemeester

De deontologische commissie voor de raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd voor:

●         de OCMW-raadsleden

●         de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn

●         de voorzitter en de leden van het vast bureau

●         de voorzitter en de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

De gemeenteraad respectievelijk de OCMW-raad en de twee deontologische commissies, die beide zowel voor gemeente als voor OCMW identiek samengesteld zijn uit de fractieleiders als

stemgerechtigde leden en en de burgemeester respectievelijk de voorzitter van het vast bureau als stemgerechtigd lid, waken over de naleving van de deontologische code.

De voorzitter van de centrale gemeenteraadscommissie is tevens voorzitter van de deontologische commissies.

Indien een lid van de deontologische commissie verhinderd is om aanwezig te zijn bij de behandeling en beslissing over een klacht of melding of wegens belangenvermenging niet als lid mag zetelen, waarbij de bepalingen van art. 27 decreet over het lokaal bestuur naar analogie gelden, wordt dat lid vervangen door een door de fractie waartoe hij behoort aan te duiden vervanger.
Als een commissielid behoort tot een eenmansfractie, kan hij zich laten vervangen door een mandataris in de gemeenteraad/OCMW-raad van een andere fractie.

Is de voorzitter zelf betrokken partij, dan wordt hij/zij vervangen door een raadslid dat aangeduid is door de voorzitter om hem/haar te vervangen en als er geen aanduiding is door het raadslid met de meeste anciënniteit.
 

Onafhankelijke raadsleden vormen geen fractie en zijn niet vertegenwoordigd in de deontologische commissie.

De leden en de voorzitter van de deontologische commissie ontvangen eenzelfde presentiegeld zoals de leden van de gemeenteraadscommissies van zodra het besluit van de Vlaamse Regering dienaangaande in werking treedt.

De deontologische commissie in eerste instantie en de gemeenteraad, bij herhaling of in beroep, oordeelt over meldingen en klachten over inbreuken op de deontologische code.

Artikel 33

Eén ieder die geconfronteerd wordt met een inmenging van een lokale mandataris die zij in strijd achten met deze deontologische code, maakt hiervan binnen tien dagen na de interventie of na de kennisname van de interventie per aangetekende brief of per brief tegen ontvangstbewijs melding aan de voorzitter of de secretaris van de deontologische commissie.

Een kopie van de klacht of melding wordt binnen 10 werkdagen na ontvangst overgemaakt en ter kennis gebracht van de betrokken lokale mandataris.

Een anonieme klacht of melding is onontvankelijk.

Een klacht of melding kan enkel gericht zijn tegen een individuele mandataris. Klachten of meldingen gericht tegen bijvoorbeeld een of meer fracties of tegen de hele gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen de hele OCMW-raad, het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst, zonder dat deze lijst limitatief is, zijn onontvankelijk.

Artikel 34

§1. De voorzitter van de deontologische commissie legt de in voormeld artikel omschreven meldingen voor aan de eerstvolgende vergadering van de deontologische commissie.

§2. De deontologische commissie wordt door haar voorzitter bijeengeroepen. De voorzitter gaat vooraleer tot oproeping over te gaan bij de algemeen directeur na of er geen andere commissievergaderingen op dezelfde datum en uur gepland zijn, waarbij onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad / de OCMW-raad voorzien is in art. 1§1 van het huishoudelijk reglement van beide raden, de voorzitter van de commissie de vergadering fysiek of digitaal kan laten doorgaan.

Verschillende commissievergaderingen kunnen slechts op één dag plaatsvinden als het tijdstip

ervan met elkaar verenigbaar is.

De vergaderingen van de deontologische commissies worden in principe via de digitale applicatie voorbereid, van waaruit de uitnodiging minstens 8 dagen voor de zitting, behalve indien een commissie bij hoogdringendheid wordt samengeroepen, met agenda vertrekt naar de commissieleden per mail, en afgewerkt.
Bij technische moeilijkheden, waardoor de voorziene werkwijze onmogelijk is, wordt de oproeping gedaan per brief ondertekend door de voorzitter van de deontologische commissie en de secretaris.

De agendapunten voor een deontologische commissie en eventuele bijhorende stukken zijn raadpleegbaar via meeting.mobile voor de commissieleden.

Indien er zich technische problemen zouden voordoen, geldt de volgende regeling: De stukken van de deontologische commissie, zijn enkel ter inzage op het bureel van de secretaris van de deontologische commissie en dit na afspraak met de secretaris van de commissie. De voorzitter beslist in overleg met de secretaris van de deontologische commissie welke stukken zij ter voorbereiding van een vergadering van de commissie bijkomend per e-mail naar de commissieleden sturen.

§3. De deontologische commissie kan geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden.

Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden van elke commissie een

aanwezigheidslijst of bij digitale vergadering melden zij hun aanwezigheid in de digitale tool.

§4. De deontologische commissie zetelt steeds in besloten zitting.

De deontologische commissie onderzoekt de klachten of meldingen op hun gegrondheid. Daarbij moet het recht van verdediging van de betrokken lokale mandataris worden gevrijwaard. De deontologische commissie hoort betrokkene in geheime zitting.

De uitspraak moet geschieden binnen veertig dagen na ontvangst van de klacht of melding, met verdubbeling van de termijn in vakantieperiodes.

Artikel 35

§1. Stemming in de deontologische commissie

Indien de vergadering van de deontologisch commissie fysiek gehouden wordt, worden voor een geheime stemming vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld.

Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld.

Stemt dit aantal niet overeen met het aantal stemgerechtigde commissieleden, dat aan de stemming heeft deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk stemgerechtigd commissielid uitgenodigd opnieuw te stemmen.

De stemgerechtigde commissieleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich.

Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de secretaris van de deontologische commissie.

Ieder stemgerechtigd commissielid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.

Indien de vergadering van de deontologische commissie digitaal doorgaat, wordt een digitaal platform gebruikt en worden op het moment van de stemming digitale stembriefjes gestuurd door secretaris van de deontologische commissie. De digitale stembriefjes verschijnen op het scherm van de deelnemende stemgerechtigde commissieleden. Deze commissieleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich. De onthouding gebeurt door ‘onthouding’ aan te duiden.

De stemgerechtigde commissieleden versturen digitaal hun ingevuld stemformulier. Het digitale stemplatform geeft aan hoeveel stemmen werden ingediend en de verdeling van de uitgebrachte stemmen over de antwoorden. De stemming wordt afgesloten door de secretaris van de deontologische commissie van zodra het platform aangeeft dat het aantal ingediende stemmen gelijk is aan het aantal deelnemende stemgerechtigde commissieleden. Dit betekent immers dat elk deelnemend stemgerechtigd commissielid digitaal zijn stem heeft ingediend. De stemming is dan definitief.

§2. Als de deontologische commissie bij gewone meerderheid van zijn leden een inbreuk op de deontologische code vaststelt, kan hij binnen de schoot van de deontologische commissie een van de volgende mogelijke uitspraken doen:

●         een advies of aanbeveling aan de raad over de aanvulling of wijziging van de deontologische code

●         een advies over een casus aan het lokaal bestuur op vraag van dat lokaal bestuur

●         vaststellingen over het gedrag van een mandataris en of dat al dan niet overeenstemt met de deontologische code van het orgaan waarvan die deel uit maakt

●         sensibiliseringsvoorstellen aan het lokaal bestuur over deontologie en integriteit

●         een uitspraak van afkeuring ten aanzien van bepaalde gedragingen

●         zich uitdrukkelijk distantiëren van het gedrag van een raadslid

●         vragen dat het raadslid zich verontschuldigt

●         de overdracht van meldingen aan het parket

●         een dossier met de bevindingen van de commissie voor de Vlaamse regering zodat die een tuchtonderzoek kan instellen en de betrokken burgemeester, schepen, voorzitter van de gemeenteraad, voorzitter van het vast bureau, lid van het vast bureau of voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst kan schorsen of afzetten wegens kennelijk wangedrag of grove nalatigheid.

De uitspraak wordt opgenomen in het verslag.

Tegen de uitspraak kan beroep bij de gemeenteraad respectievelijk bij de OCMW-raad ingesteld worden door betrokkene binnen de twintig werkdagen na de uitspraak. De gemeenteraad respectievelijk de OCMW-raad zal dan handelen zoals in de volgende alinea’s beschreven.

Indien, na een eerste uitspraak van afkeuring over het gedrag van een mandataris zoals in het eerste lid van dit artikel gesteld, de lokale mandataris bij herhaling het voorwerp is van klachten of meldingen cfr. art. 35 lid 1, dan oordeelt de gemeenteraad / de OCMW-raad over deze meldingen en klachten over inbreuken op de deontologische code.

§3 De voorzitter van de gemeenteraad / OCMW-raad legt de in voormelde paragraaf omschreven klachten/ meldingen /beroepsdossier voor aan de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad / OCMW-raad.

De gemeenteraad / OCMW-raad onderzoekt de meldingen op hun gegrondheid. Daarbij moet het recht van verdediging van betrokken lokale mandataris worden gevrijwaard. De gemeenteraad / OCMW-raad hoort betrokkene in geheime zitting.

De uitspraak moet geschieden binnen veertig dagen na ontvangst van de melding, met verdubbeling van de termijn in vakantieperiodes.

Als de gemeenteraad / OCMW-raad bij gewone meerderheid van zijn leden een inbreuk op de deontologische code vaststelt, kan hij een van de volgende uitspraken doen:

●         een advies of aanbeveling aan de raad over de aanvulling of wijziging van de deontologische code

●         een advies over een casus aan het lokaal bestuur op vraag van dat lokaal bestuur

●         vaststellingen over het gedrag van een mandataris en of dat al dan niet overeenstemt met de deontologische code van het orgaan waarvan die deel uit maakt

●         sensibiliseringsvoorstellen aan het lokaal bestuur over deontologie en integriteit

●         een uitspraak van afkeuring ten aanzien van bepaalde gedragingen

●         zich uitdrukkelijk distantiëren van het gedrag van een raadslid

●         vragen dat het raadslid zich verontschuldigt

●         de overdracht van meldingen aan het parket

●         een dossier met de bevindingen van de commissie voor de Vlaamse regering zodat die een tuchtonderzoek kan instellen en de betrokken burgemeester, schepen, voorzitter van de gemeenteraad, voorzitter van het vast bureau, lid van het vast bureau of voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst kan schorsen of afzetten wegens kennelijk wangedrag of grove nalatigheid.

De uitspraak wordt opgenomen in de notulen.

X. COMMUNICATIE VAN DE CODE

Artikel 36

De code is openbaar en op toegankelijke wijze te raadplegen.

Iedere lokale mandataris ontvangt een exemplaar van de code. De nieuwe lokale mandatarissen ontvangen bij hun aantreden een exemplaar.

OZ.4.

Secretariaat en juridische zaken - huishoudelijk reglement OCMW-raad - wijziging - goedkeuring

MOTIVERING

Juridische gronden

●         decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, zoals gewijzigd, artikel 38, 74 en 75

Feiten en context

De behandeling van vragen van raadsleden wordt momenteel geregeld in art. 8 van het huishoudelijk reglement van de raad en nog bijkomend voor wat de gemeente betreft door een besluit van het college van 29 oktober 2007.

Het college en het vast bureau stellen voor om de werkwijze voor de behandeling van vragen van raadsleden als volgt te wijzigen en dit volledig op te nemen in het HHR:

artikel 8

§1. Het vraagrecht van de raadsleden kan zowel tijdens de gemeenteraads- en OCMW-raadsvergaderingen als daarbuiten worden uitgeoefend. In dit laatste geval moeten de vragen schriftelijk per e-mail aan de algemeen directeur of per brief gericht aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau worden gesteld op het postadres Heldenplein 1 te 3550 Heusden-Zolder.

Vragen mogen echter niet bedoeld zijn om de intenties van het college/vast bureau te kennen, noch mogen ze verplichten tot het maken van studies, enquêtes of opzoekingen van kostbare aard of van die aard dat ze de normale werking van de diensten in het gedrang brengen. Het vraagrecht mag ook niet tot voorwerp hebben het bekomen van gegevens waartoe de raadsleden op grond van hun inzagerecht geen toegang hebben.

§2. Na de afhandeling van de agenda van de openbare vergadering wordt een vragenronde georganiseerd. Tijdens de deze vragenronde kunnen de raadsleden aan de voorzitter van de gemeenteraad /OCMW-raad of aan de leden van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau vragen stellen over gemeentelijke/OCMW aangelegenheden die niet op de agenda van de raad staan.

De vraagsteller zal uiterlijk op de zitting van de raad waarop hij zijn mondelinge vraag stelt, een schriftelijke nota ter ondersteuning van deze vraag aan de algemeen directeur

overhandigen of bij digitale/hybride vergadering per e-mail bezorgen.

Op vragen gesteld tijdens de raadszitting waarop onmiddellijk een antwoord kan gegeven worden, wordt op dezelfde zitting het antwoord mondeling te geven.

Op vragen gesteld tijdens de raadszitting, waarbij het antwoord meer voorbereiding vergt, raadszittingen wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord.

De vraag wordt onmiddellijk na de raadszitting geregistreerd in het overzicht op het secretariaat en overgemaakt voor voorbereiding van het antwoord aan de betrokken cluster(s)/team(s). Bij een complexere vraag of een vraag waarover het college eerst geraadpleegd moet worden, wordt een agendapunt voor het college /vast bureau voorbereid en zo spoedig mogelijk ingediend ter behandeling. Daarbij moet het college/vast bureau steeds kunnen beslissen of het antwoord mondeling op de volgende raad dan wel schriftelijk voor de volgende raad gegeven zal worden.

§3. Op schriftelijke vragen van raadsleden buiten de raadszittingen wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord.

Schriftelijke vragen die worden ingediend na 15 juni en voor 15 augustus worden beantwoord binnen een termijn van 45 kalenderdagen.

Onmiddellijk na het inkomen bij de algemeen directeur wordt de vraag geregistreerd in het overzicht van vragen van de raadsleden en overgemaakt aan het bevoegde cluster(s)/team(s). Deze bereidt/-en in overleg met de betrokken schepen(en) het antwoord voor.

Bij eenvoudige vragen wordt het voorbereide antwoord zo spoedig mogelijk door de betrokken dienst(en) verstuurd naar de aanvrager met de algemeen directeur en jurist in kopie.

Bij een complexere vraag of een vraag waarover het college eerst geraadpleegd moet worden, wordt een agendapunt voor het college /vast bureau voorbereid en zo spoedig mogelijk ingediend ter behandeling.

Wanneer het antwoord niet tijdig op het college/vast bureau geagendeerd kan worden, wordt in overleg met betrokken schepen en burgemeester het raadslid reeds geantwoord en wordt het antwoord het eerstvolgend college ter mededeling geagendeerd.

De schriftelijke antwoorden worden per e-mailbericht aan het raadslid bezorgd door de betrokken cluster/team met in kopie de algemeen directeur en het secretariaat.

Een tweede wijziging betreft een aanpassing ingevolge de oprichting van twee deontologische commissies.

Omdat de centrale gemeenteraadscommissie niet langer bevoegd is voor de behandelingen van klachten en meldingen over de deontologische code, is het aangewezen en nodig, in het geval van de OCMW-raad, om in de huishoudelijke reglementen een afzonderlijke bepaling te voorzien inzake het bestaan van de deontologische commissie.

Voorgesteld wordt om een nieuw hoofdstuk in te lassen als volgt:

Deontologische commissie

artikel (X) Er zijn twee afzonderlijke deontologische commissies zoals bepaald in de deontologische code van de gemeenteraad respectievelijk de OCMW-raad. De werking en samenstelling van deze deontologische commissies is gelijkaardig aan elkaar en wordt geregeld in de deontologische codes.

artikel 41 HHR gemeenteraad respectievelijk artikel 36 HHR OCMW-raad dienen aangepast te worden met verwijzing naar het nieuwe besluit van de Vlaamse Regering, waarin de presentiegelden voor de leden van de deontologische commissie zal worden bepaald.

De beide artikelen en de huishoudelijke reglementen moeten verder ook hernummerd worden.

Adviezen

Verslag centrale gemeenteraadscommissie van 20 maart 2023 houdende het voorstel van wijziging van de deontologische commissie en code en van de huishoudelijke reglementen van de raden.

Argumentatie

Door de werkwijze voor het behandelen van vragen van raadsleden volledig op te nemen in het huishoudelijk reglement van de raad, wordt een (nog) betere dienstverlening aan onze raadsleden beoogd op basis van uniforme afspraken voor het hele lokale bestuur.

Omdat de centrale gemeenteraadscommissie niet langer bevoegd is voor de behandelingen van klachten en meldingen over de deontologische code, is het aangewezen en nodig, in het geval van de OCMW-raad, om in de huishoudelijke reglementen een afzonderlijke bepaling te voorzien inzake het bestaan van de deontologische commissie.

Van zodra er duidelijkheid is over de presentievergoeding voor de leden van de deontologische commissie, moet ook deze bepaling ingelast worden in de huishoudelijke reglementen.

BESLUIT

eenparig aangenomen.
 

Artikel 1:

De OCMW-raad keurt de wijziging van artikel 8 van het huishoudelijk reglement van de OCMW-raad goed zoals door de centrale gemeenteraadscommissie voorgesteld.

Artikel 2:

De OCMW-raad keurt de inlassing van de bepalingen inzake de deontologische commissie goed zoals voorgesteld.

Artikel 3:

De OCMW-raad heft het huishoudelijk reglement voor de OCMW-raad van 28 oktober 2021

op met ingang vanaf heden en keurt het huishoudelijk reglement voor de OCMW-raad goed vanaf heden als volgt:

      HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Bijeenroeping OCMW-raad

Artikel 1 §1. De OCMW-raad vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren het vereisen en tenminste tien maal per jaar.

De bijeenroeping geschiedt eveneens wanneer ze verplicht is krachtens een andere wets- of decreetsbepaling.

In de mate van het mogelijke worden de data van de zittingen minstens per half jaar vastgelegd door de voorzitter van de OCMW-raad en aan de raadsleden meegedeeld.

Eventuele wijzigingen worden eveneens en zo snel mogelijk meegedeeld. De raadsvoorzitter kan, voor belangrijke aangelegenheden, de zitting van de raad spreiden over opeenvolgende dagen, bijvoorbeeld voor de behandeling van het budget of de bespreking van de meerjarenplanning.

De OCMW-raadszittingen gaan in principe op fysieke wijze door.

Indien het om uitvoerig gemotiveerde redenen vereist is, zoals bijvoorbeeld de onbeschikbaarheid van de raadszaal of een andere toegelaten locatie om fysiek te vergaderen, of omwille van overmacht, zoals bijvoorbeeld een pandemie of lockdown of overstroming, enz... zonder dat deze lijst beperkt is, gaat de zitting door op digitale wijze.

De gemeente zorgt ervoor dat via een audiovisuele live verbinding het openbaar gedeelte van de digitale vergadering door de bevolking gevolgd kan worden en maakt dit voorafgaand aan de zitting bekend via de gemeentelijke webtoepassing.

De beelden blijven eigendom van het lokaal bestuur. De besloten vergadering wordt niet

gestreamd.

Als er zich tijdens de vergadering technische problemen voordoen, waardoor de vergadering niet meer via een livestream te volgen is, kan de raad geen rechtsgeldige besluiten meer nemen. Er dient dan te worden gewacht tot de livestream terug beschikbaar is of op een andere datum verder te worden vergaderd.

§2. De voorzitter van de OCMW-raad roept de OCMW-raad bijeen en stelt daarbij de agenda van de vergadering op, die in ieder geval de punten bevat die door het college van burgemeester en schepenen aan de voorzitter van de OCMW-raad worden meegedeeld.

De voorzitter kan de gemeente- en OCMW-raad bijeenroepen door een gezamenlijke oproeping met als bedoeling de vergaderingen aansluitend te laten doorgaan. Hierbij stelt de voorzitter voor gemeente en OCMW duidelijk onderscheiden agenda’s op. (art. 19 en 20 DLB)

§3. De voorzitter moet de OCMW-raad bijeenroepen op verzoek van:

1° een derde van de zittinghebbende leden;

2° het vast bureau;

3° de burgemeester voor zover het verzoek betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester;

4° een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige OCMW-raad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus.

In hun schriftelijke aanvraag aan de voorzitter moeten aanvragers de agenda vermelden vergezeld van een verklarende nota, en de datum en het uur van de beoogde vergadering. Voor elk punt op die agenda bezorgen de aanvragers hun toegelicht voorstel van beslissing aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de OCMW-raad. De aanvraag moet ingediend worden ten laatste de 9de dag om 9.00 uur voor de datum van de gevraagde bijeenkomst, teneinde de voorzitter toe te laten de decretale oproepingstermijn van 8 dagen te respecteren, tenzij bij gemotiveerde hoogdringendheid. Ingeval de schriftelijke aanvraag een onderwerp betreft houdende het budget, meerjarenplanning, of wijzigingen daaraan, dient de aanvraag ten laatste de 15de dag om 9.00 uur voor de datum van de gevraagde bijeenkomst ingediend te zijn, teneinde de voorzitter toe te laten de decretale oproepingstermijn van 14 dagen te respecteren.

De voorzitter roept de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en uur en met de voorgestelde agenda.

Artikel 2 §1. De oproeping of gezamenlijke oproeping wordt ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan het raadslid bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken.

Een gezamenlijke oproeping in spoedeisende gevallen kan enkel als er zowel voor de gemeenteraad als de OCMW-raad spoedeisende punten zijn.(art. 19, 20 en art. 67 DLB)

§2. De oproeping gebeurt per e-mail, vanuit Meeting.net, aan het e-mailadres dat het OCMW-raadslid heeft meegedeeld aan de algemeen directeur. OCMW-raadsleden zijn zelf verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van elke wijziging in hun e-mailadres aan de algemeen directeur.

De dossiers die betrekking hebben op de agenda worden ter beschikking gesteld op de wijze voorzien in art. 6, §1 van dit reglement.

In geval van technische problemen of om een andere geldige reden kan de voorzitter van de OCMW-raad de oproeping bedoeld in deze paragraaf schriftelijk bezorgen aan de raadsleden.

De oproeping wordt ondertekend door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur.

§3. De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip, de wijze en de agenda van de vergadering en bevat een toelichtende nota bij elk agendapunt, alsook de voorstellen van beslissing.

De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn.

Een gezamenlijke oproeping bevat duidelijk onderscheiden agenda’s voor de gemeenteraad en de OCMW-raad. (art. 20 DLB)

Toevoeging van agendapunten

Artikel 3 §1. OCMW-raadsleden kunnen punten aan de agenda toevoegen, voor zover het een onderwerp betreft dat behoort tot de bevoegdheden van de OCMW-raad zoals bepaald in artikel 77 en 78 decreet over het lokaal bestuur.

Noch een lid van het vast bureau noch het vast bureau als orgaan kan van deze mogelijkheid gebruik maken.

§2. Elk verzoek, ondertekend door de indiener(s), tot het toevoegen van een punt aan de agenda van de eerstvolgende OCMW-raad moet uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering bezorgd worden aan de algemeen directeur, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de OCMW-raad.

Elk verzoek tot het toevoegen van een punt aan de agenda van de eerstvolgende OCMW-raad is een toegelicht voorstel van beslissing. Hierbij worden de stukken ter toelichting bijgevoegd, indien er zijn, en wanneer het raadslid foto’s, powerpointpresentaties, enz… ter zitting via de beamer wil tonen, wordt van die stukken samen met een partij-/fractieneutrale digitale versie ook een papieren afdruk gevoegd met vermelding dat het raadslid deze ter zitting via de beamer wil tonen. Digitale versies worden bezorgd op volgende adressen: secretariaat@heusden-zolder.be én yolanda.paulussen@heusden-zolder.be én rony.herlitska@heusden-zolder.be.

Een modelformulier is in bijlage gevoegd bij dit huishoudelijk reglement.

De voorzitter van de OCMW-raad is verplicht elk tijdig en regelmatig ingediend verzoek tot aanvulling van de agenda te respecteren zonder te oordelen over de opportuniteit van voorlegging aan de OCMW-raad, ook niet als er twijfels zouden rijzen over de beslissingsbevoegdheid van de raad aangezien ook de beoordeling van deze bevoegdheidsvraag aan de OCMW-raad dient overgelaten te worden.

§3. De algemeen directeur deelt de aanvullende agendapunten zoals vastgesteld door de voorzitter van de OCMW-raad, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen van beslissing onverwijld mee aan de OCMW-raadsleden.

§4. Toegevoegde punten worden bij regel behandeld als laatste punt van de openbare of geheime zitting, al naargelang het in het openbaar of met gesloten deuren dient behandeld te worden.

Wanneer een bijkomend punt echter aansluit bij een reeds op de agenda voorkomend onderwerp, zal het onmiddellijk na bedoeld agendapunt worden behandeld.

Informatie voor het publiek

Artikel 4 §1. Plaats, dag, wijze en uur van de OCMW-raadsvergadering en de agenda worden openbaar bekend gemaakt door publicatie op de webstek van het lokaal bestuur. Dit gebeurt uiterlijk acht dagen voor de vergadering.

§2. Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze bekend gemaakt. In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering, op dezelfde wijze bekendgemaakt.

§3. Elke belangstellende inwoner kan één exemplaar van de agenda van de raadsvergadering met toelichting gratis afhalen op het centraal gemeentehuis.

Geïnteresseerden kunnen, via een abonnementssysteem en tegen bepaalde vergoeding (voor de verzendingskosten) de agenda opgestuurd krijgen.

Artikel 5 Aan de beslissingen van de OCMW-raad zal verder de nodige bekendheid gegeven worden door de publieke overzichtslijst te publiceren op de gemeentelijke website en ter inzage te leggen in het gemeentehuis/sociaal huis.

Informatie voor en inzagerecht van de raadsleden in het kader van de vergaderingen van de OCMW-raad

Vanaf einde 2019 wordt er gebruik gemaakt van Meeting.mobile, een webapplicatie van Remmicom waarbij de agendapunten en hun bijhorende stukken, vooraf, tijdens en na een vergadering digitaal beschikbaar worden gesteld door alle deelnemers.

Via een tablet, laptop of smartphone is er een veilige toegang tot alle nodige informatie voor de raadsleden.

De raadsleden worden via mail op de hoogte gebracht van toevoegingen en/of wijzigingen.

Enkel in geval van technische problemen of om een andere geldige reden kunnen agendapunten en bijhorende stukken fysiek ter beschikking gesteld worden. In dat geval worden de dossiers, in het bijzonder de verklarende nota's, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de ontwerpen van beslissing betreffende de op de agenda ingeschreven zaken, vanaf de verzending van de oproeping, op het gemeentesecretariaat ter beschikking gehouden van de raadsleden.

Deze kunnen bij inzage van de dossiers op het gemeentesecretariaat vóór de vergadering kennis nemen op de werkdagen na de dag van de verzending van de oproeping tot één uur voor de vergadering op de dag van de vergadering, in het inzagelokaal en dit van maandag tot en met vrijdag van 8 uur – 21.00 uur en op zaterdag, zondag en vakantiedagen van 9.00 – 20.00 uur.

Artikel 6 §1. Elk agendapunt van de vergaderingen van de OCMW-raad is consulteerbaar in Meeting.mobile met opgave van een korte samenvatting, een motivering, een argumentatie en een voorstel tot besluit. Aan de agendapunten kunnen bijlagen gekoppeld worden zoals bv. verleende adviezen, plannen, reglementen en/of andere nuttige documenten.

§2. Het ontwerp van meerjarenplan, meerjarenplanwijziging en de jaarrekening wordt op dezelfde wijze als bij andere agendapunten als bijlage gekoppeld aan het agendapunt in Meeting.mobile. en dit op zijn minst veertien dagen vóór de vergadering waarop ze worden besproken,. Vanaf het ogenblik dat het ontwerp van het beleidsrapport bezorgd is aan de raadsleden, wordt aan hen ook de bijbehorende documentatie ter beschikking gesteld. Deze stukken worden op dezelfde wijze bezorgd aan de raadsleden zoals de oproeping in art. 2 §2 van dit reglement. (art. 249 DLB)

§3. Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers van de OCMW-raad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. Indien een raadslid erom verzoekt wordt een dossier elektronisch ter beschikking gesteld.

Een raadslid krijgt op zijn verzoek van stukken uit de dossiers gratis fotokopies, met dien verstande dat er enkel fotokopies van A3 of A4 formaat worden afgeleverd. Documenten in een ander formaat worden volgens het retributiereglement voor de afgifte van administratieve stukken aangerekend.

De raadsleden richten hun verzoek aan de algemeen directeur.

Informatie voor en inzagerecht van de raadsleden buiten dossiers die geagendeerd zijn voor een OCMW-raadszitting

Artikel 7 §1. Buiten de in artikel 6 bedoelde documenten hebben de raadsleden het recht - via de algemeen directeur - alle andere documenten te raadplegen alsook een afschrift te krijgen van de akten en stukken, die betrekking hebben op het bestuur van de gemeente met uitzondering van de bestuursdocumenten die betrekking hebben op opdrachten van algemeen belang. Dit geldt eveneens voor de vragen van de raadsleden ter gelegenheid van de inzage van de in dit artikel §2 vermelde stukken.

Om de algemeen directeur in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van de gemeente, delen de raadsleden aan de algemeen directeur schriftelijk of per e-mail mee welke documenten zij wensen te raadplegen.

De raadsleden onthouden zich ervan de vragen rechtstreeks aan het OCMW-personeel te stellen.

Het valt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur om de gestelde vraag onmiddellijk door te sturen naar de betrokken OCMW-dienst. Bij twijfel- of randgevallen waarbij het algemeen belang kan ingeroepen worden, legt de algemeen directeur de vraag voor op de volgende vergadering van vast bureau.

De gevolgde werkwijze wordt zo snel mogelijk gemeld aan het betrokken raadslid met een uiterste termijn van 5 werkdagen.

Bij twijfel- of randgevallen wordt uiterlijk twee dagen na de volgende vergadering van het vast bureau een schrijven gericht aan het raadslid waarbij de genomen beslissing betreffende het al dan niet toepasselijk zijn van het inzagerecht meegedeeld wordt.

Het raadslid, dat de in deze paragraaf bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage.

§2. Zonder voorafgaande aanvraag kunnen worden ingezien tijdens de publieke openingsuren op het gemeentehuis of in het gebouw van het sociaal huis voor zover het documenten betreft die behoren tot de cluster Sociaal Huis:

1° de begrotingen/budgetten, de beleidsnota en de financiële nota in het kader van het budget, de strategische nota en financiële nota in het kader van de strategische meerjarenplanning van vorige dienstjaren van het OCMW;

2°de rekeningen van vorige dienstjaren van het OCMW;

3° de activiteitenverslagen van vorige dienstjaren van het OCMW;

4° de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van de OCMW-raad en van het vast bureau;

5° het register van de inkomende en uitgaande stukken;

§3. De notulen van het vast bureau worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het vast bureau volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, verstuurd aan de OCMW-raadsleden. Dit gebeurt via een e-mail vanuit Meeting.mobile.

§4. De OCMW-raadsleden hebben geen recht op inzage in documenten die nog in bewerking zijn (onafgewerkte of onvolledige documenten, zoals o.m. kladverslag of aantekeningen algemeen directeur voor opstellen notulen of ontwerpnota’s van de administratie die nog geen definitieve status verworven hebben) of nog ter studie of ter discussie liggen en die om deze reden nog geen definitieve status verworven hebben, d.w.z. zich nog in een louter voorbereidend stadium bevinden. Evenmin hebben de OCMW-raadsleden inzagerecht in persoonlijke documenten (zoals o.m. persoonlijke documenten van de administratie, de persoonlijke briefwisseling van de uitvoerende mandatarissen en personeelsleden en de persoonlijke mailbox van de uitvoerende mandatarissen en personeelsleden).

De OCMW-raadsleden kunnen, behalve voor de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het sociaal huis of hun onderhoudsplichtigen, een afschrift verkrijgen van die dossiers, stukken en akten. De vergoeding die eventueel wordt gevraagd voor het afschrift, mag in geen geval meer bedragen dan de kostprijs.

§5. De OCMW-raadsleden hebben het recht de OCMW-instellingen en diensten die het OCMW opricht en beheert te bezoeken. Om het vast bureau in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden minstens acht werkdagen vooraf schriftelijk mee welke instelling zij willen bezoeken en op welke dag en uur.

Tijdens het bezoek van een OCMW-instelling mogen de raadsleden zich niet mengen in de werking. De raadsleden zijn op bezoek en gedragen zich als een bezoeker.

§6. Raadsleden onthouden zich ten allen tijde van het geven van instructies en het stellen van vragen van welke aard ook aan personeelsleden en passen voor het uitoefenen van hun recht van inzage en hun vraagrecht de hiervoor en hierna beschreven werkwijze toe.

§7. De raadsleden kunnen persoonlijk aansprakelijk worden gesteld indien zij het vertrouwelijk karakter van bepaalde documenten schenden en dit zowel burgerrechtelijk als strafrechtelijk. Informatie die de persoonlijke levenssfeer raakt, mag niet bekend gemaakt worden aan derden. Deze informatie is in casu enkel bedoeld ten behoeve van het raadslid en in de uitoefening van zijn mandaat als raadslid.

§8. De raadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de OCMW-raad bijwonen, zijn verplicht tot geheimhouding.

Artikel 8 §1. Het vraagrecht van de raadsleden kan zowel tijdens de gemeenteraads- en OCMW-raadsvergaderingen als daarbuiten worden uitgeoefend. In dit laatste geval moeten de vragen schriftelijk per e-mail aan de algemeen directeur of per brief gericht aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau worden gesteld op het postadres Heldenplein 1 te 3550 Heusden-Zolder.

Vragen mogen echter niet bedoeld zijn om de intenties van het college/vast bureau te kennen, noch mogen ze verplichten tot het maken van studies, enquêtes of opzoekingen van kostbare aard of van die aard dat ze de normale werking van de diensten in het gedrang brengen. Het vraagrecht mag ook niet tot voorwerp hebben het bekomen van gegevens waartoe de raadsleden op grond van hun inzagerecht geen toegang hebben.

§2. Na de afhandeling van de agenda van de openbare vergadering wordt een vragenronde georganiseerd. Tijdens de deze vragenronde kunnen de raadsleden aan de voorzitter van de gemeenteraad /OCMW-raad of aan de leden van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau vragen stellen over gemeentelijke/OCMW aangelegenheden die niet op de agenda van de raad staan.

De vraagsteller zal uiterlijk op de zitting van de raad waarop hij zijn mondelinge vraag stelt, een schriftelijke nota ter ondersteuning van deze vraag aan de algemeen directeur

overhandigen of bij digitale/hybride vergadering per e-mail bezorgen.

Op vragen gesteld tijdens de raadszitting waarop onmiddellijk een antwoord kan gegeven worden, wordt op dezelfde zitting het antwoord mondeling te geven.

Op vragen gesteld tijdens de raadszitting, waarbij het antwoord meer voorbereiding vergt, raadszittingen wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord.

De vraag wordt onmiddellijk na de raadszitting geregistreerd in het overzicht op het secretariaat en overgemaakt voor voorbereiding van het antwoord aan de betrokken cluster(s)/team(s). Bij een complexere vraag of een vraag waarover het college eerst geraadpleegd moet worden, wordt een agendapunt voor het college /vast bureau voorbereid en zo spoedig mogelijk ingediend ter behandeling. Daarbij moet het college/vast bureau steeds kunnen beslissen of het antwoord mondeling op de volgende raad dan wel schriftelijk voor de volgende raad gegeven zal worden.

§3. Op schriftelijke vragen van raadsleden buiten de raadszittingen wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord.

Schriftelijke vragen die worden ingediend na 15 juni en voor 15 augustus worden beantwoord binnen een termijn van 45 kalenderdagen.

Onmiddellijk na het inkomen bij de algemeen directeur wordt de vraag geregistreerd in het overzicht van vragen van de raadsleden en overgemaakt aan het bevoegde cluster(s) / team(s). Deze bereidt/-en in overleg met de betrokken schepen(en) het antwoord voor.

Bij eenvoudige vragen wordt het voorbereide antwoord zo spoedig mogelijk door de betrokken dienst(en) verstuurd naar de aanvrager met de algemeen directeur en jurist in kopie.

Bij een complexere vraag of een vraag waarover het college eerst geraadpleegd moet worden, wordt een agendapunt voor het college /vast bureau voorbereid en zo spoedig mogelijk ingediend ter behandeling.

Wanneer het antwoord niet tijdig op het college/vast bureau geagendeerd kan worden, wordt in overleg met betrokken schepen en burgemeester het raadslid reeds geantwoord en wordt het antwoord het eerstvolgend college ter mededeling geagendeerd.

De schriftelijke antwoorden worden per e-mailbericht aan het raadslid bezorgd door de betrokken cluster/team met in kopie de algemeen directeur en het secretariaat.

Artikel 9 De briefwisseling gericht aan de voorzitter van de OCMW-raad en die bestemd is voor de OCMW-raad, wordt meegedeeld aan de OCMW-raadsleden.

Openbare of besloten vergadering

Artikel 10 §1. De vergaderingen van de OCMW-raad zijn in principe openbaar.

§2. De vergadering is niet openbaar:

1° Als het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk

punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering.

2° Wanneer tweederde van de aanwezige leden van de OCMW-raad in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. De OCMW-raad moet deze beslissing motiveren. (art. 28, §1 volgens art. 74 DLB)

Artikel 11 De vergaderingen over de beleidsrapporten (= het meerjarenplan, de aanpassingen van het meerjarenplan en de jaarrekening) zijn in elk geval openbaar. (art. 249 DLB)

Ingeval de OCMW-raad bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, wordt de hoorzitting in het

openbaar gehouden, indien de betrokkene hierom verzoekt. Een getuige kan steeds vragen om het getuigenverhoor achter gesloten deuren te laten plaatsvinden.

Artikel 12 De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken.

Als tijdens de openbare vergadering van de OCMW-raad blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken.

Als tijdens een besloten vergadering van de OCMW-raad blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet worden behandeld, wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende OCMW-raad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt of in geval van de eedaflegging van een personeelslid kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken.

Quorum

Artikel 13 §1. De OCMW-raad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende OCMW-raadsleden aanwezig is. Dit houdt in dat de helft plus één van de zittinghebbende OCMW-raadsleden aanwezig zijn. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende OCMW-raadsleden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter van de OCMW-raad vast dat de vergadering niet kan doorgaan. Van dit feit wordt door de algemeen directeur melding gemaakt in de notulen.

§2. De OCMW-raad kan echter als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal OCMW-raadsleden aanwezig is, na een tweede oproeping ongeacht het aantal aanwezigen, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In deze oproeping wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 DLB overgenomen.

§3. Bij het begin van de vergadering of bij aankomst tijdens de vergadering wordt de presentielijst aan de OCMW-raadsleden ter ondertekening voorgelegd. De OCMW-raadsleden tekenen de presentielijst vooraleer de vergadering te verlaten. De namen van de OCMW-raadsleden die deze lijst hebben getekend, worden in de notulen vermeld. In geval van aaneensluitende vergadering van de gemeenteraad en OCMW-raad moet slechts één maal de presentielijst getekend worden.

Wijze van vergaderen

Artikel 14 De voorzitter zit de vergaderingen van de OCMW-raad voor, en opent en sluit de vergaderingen.

Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn, rekening houdend met art. 13 hierboven, om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend.

Artikel 15 §1. De voorzitter geeft kennis van alle mededelingen die de raad aanbelangen en aan de raad gerichte verzoeken.

De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde tenzij de raad er anders over beslist.

§2. Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.

Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld.

Artikel 16 §1. Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel.

De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de raadsleden.

§2. Indien de raad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen. De voorzitter kan aan de algemeen directeur vragen om toelichtingen te geven.

Het laten deelnemen van derde personen aan de vergadering is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in het DLB. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en /of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming.

Artikel 17 Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.

In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking wordt geschorst :

1° om te vragen dat men niet zal besluiten;

2° om de verdaging te vragen;

3° om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden;

4° om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden;

5° om naar het reglement te verwijzen.

Artikel 18 De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd.

De indiener van het amendement of de amendementen dient deze schriftelijk in voorafgaand aan de zitting van de gemeente- of OCMW-raad bij de algemeen directeur, die deze doorstuurt naar de raadsleden. Dit geldt ook voor subamendementen.

Ten uitzonderlijke titel kan nog ter zitting een amendement ingediend worden indien de debatten dit vereisen. In laatstgenoemd geval wordt het amendement of subamendement schriftelijk aan de algemeen directeur overhandigd bij fysieke vergadering of via de chatfunctie indien digitaal wordt vergaderd voor het (sub)amendement ter stemming wordt voorgelegd.

Artikel 19 Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde.

Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. Elk lid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.

Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter.

Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.

Artikel 20 De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering.

Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.

Tijdens de vergadering van de OCMW-raad mogen er geen beeld- en/of geluidsopnames worden gemaakt door eender wie, behoudens voorafgaande toelating van de voorzitter.

Gsm’s worden afgezet of op trillen gezet.

Het gebruik van laptops, tablets en smartphones door OCMW-raadsleden in functie van de zitting, is toegestaan voor zover dit de zitting niet stoort.

Elk raadslid spant zich in om het normale verloop van de besprekingen niet in het gedrang te brengen.

Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.

Artikel 21 De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal doen verwijderen.

De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en dat proces-verbaal bezorgen aan het openbaar ministerie met het oog op de eventuele vervolging van de betrokkene.

(art. 25, volgens art. 74 DLB)

Artikel 22 Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist.

Artikel 23 §1. Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij voortduring van het rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten.

Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten.

Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.

§2. Op vraag van een raadslid of van een fractie of op initiatief van de voorzitter van de OCMW-raad kan de voorzitter de vergadering schorsen en de duur van de schorsing bepalen.

Artikel 24 Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking, onverminderd de bepalingen opgenomen in de art. 19 en 22.

Wijze van stemmen

Artikel 25 §1. Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken.

§2. De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen, zonder rekening te houden met de onthoudingen. Ingeval de stemmen staken, is het voorstel verworpen, tenzij bij toepassing van art. 32 (infra). De stem van de voorzitter is niet doorslaggevend bij staking van stemmen. (art. 33 en 34 juncto 74 DLB)

Artikel 26 De OCMW-raad stemt over het eigen deel van elk beleidsrapport.

De OCMW-raad stemt telkens het geheel van het eigen deel van het beleidsrapport.

In afwijking daarvan kan elk OCMW-raadslid de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen die hij aanwijst in het OCMW-deel van het beleidsrapport. In dat geval mag de OCMW-raad pas over het geheel van zijn deel van het beleidsrapport stemmen na de afzonderlijke stemming.

Als deze afzonderlijke stemming tot gevolg heeft dat het ontwerp van beleidsrapport moet worden gewijzigd, wordt de stemming over het geheel verdaagd tot een volgende vergadering van de OCMW-raad. Als de gemeenteraad voordien zijn deel van het beleidsrapport al had vastgesteld, vervalt die vaststelling en stelt de gemeenteraad het gewijzigde ontwerp van beleidsrapport vast op een volgende vergadering.(art. 249, §4 DLB)

Artikel 27 §1. De leden van de OCMW-raad stemmen niet geheim, behalve in de gevallen

bedoeld in § 3.

§2. Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen :

1° de stemming bij handopsteking of door vaststelling dat de vergadering zich niet verzet tegen

het voorstel ;

2° de mondelinge stemming;

3° de geheime stemming.

§3. Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd:

1° de vervallenverklaring van het mandaat van OCMW-raadslid en van lid van het vast bureau;

2° het aanwijzen van de leden en het beëindigen van deze aanwijzing van de bestuursorganen van het OCMW en van de vertegenwoordigers van het OCMW in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;

3° individuele personeelszaken.

§4. Stemming bij fysieke vergadering:

1° De raadsleden stemmen bij handopsteking of door vaststelling dat de vergadering zich

niet verzet tegen het voorstel zoals bepaald in voormelde §2,1° behalve als een derde van de

aanwezige leden de mondelinge stemming vraagt.

De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt: nadat de voorzitter het voorwerp van de

stemming heeft omschreven, vraagt hij achtereenvolgens welke raadsleden ‘ja’stemmen, welke ‘neen’ stemmen en welke zich onthouden. Elk raadslid kan slechts éénmaal zijn hand opsteken om zijn keuze duidelijk te maken.

2° De mondelinge stemming bij een fysieke vergadering geschiedt door elk raadslid ‘ja’, ‘neen’ of ‘onthouding’ te laten uitspreken. Zij doen dat, met uitzondering van de voorzitter, volgens plaats inde vergaderzaal.

3° De geheime stemming gebeurt volgens de bepalingen van art. 29 en 30 van dit huishoudelijk reglement.

§5. Stemming bij digitale vergadering:

Bij digitale wijze van vergaderen gebeurt de stemming volgens het stemsysteem in het

gehanteerde softwarepakket, dat de nodige beveiligingen inhoudt om ook steeds het geheim van de stemming te vrijwaren.

1°Indien de voorzitter tijdens de digitale vergadering meedeelt dat een punt mondeling gestemd

wordt, gebeurt dit als volgt: de voorzitter vraagt dan eerst wie tegen stemt. Het raadslid dat tegen stemt, antwoordt daarop door zijn naam uit te spreken. Daarna vraagt de voorzitter wie zich onthoudt. Het raadslid dat zich onthoudt, antwoordt daarop door zijn naam uit te spreken.

De raadsleden die niet mondeling hebben geantwoord op een van deze vragen, stemmen voor. De voorzitter kan ter bevestiging vragen of de andere raadsleden dus voor stemmen.

2° De geheime stemming in digitale vergadering verloopt volgens de bepalingen van art. 31 van het huishoudelijk reglement.

Artikel 28 De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming en bij handopsteking. De voorzitter van een vergadering die op digitale wijze wordt georganiseerd, kan zich laten bijstaan door een personeelslid van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn dat de algemeen directeur aanwijst.

Artikel 29. Indien de vergadering van de OCMW-raad fysiek gehouden wordt, worden voor een geheime stemming vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld.

Indien wettelijk toegelaten dat raadsleden zich kandidaat mogen stellen voor een onderwerp

waarover geheim gestemd dient te worden, wordt voorgesteld dat zij minstens drie werkdagen voor de zitting van de OCMW-raad schriftelijk hun naam doorgeven aan de afdeling en/of dienst die het onderwerp op de agenda van de OCMW-raad heeft laten plaatsen en het stembriefje dient te maken.

Wanneer raadsleden zich terugtrekken als kandidaat voor een onderwerp waarover geheim

gestemd dient te worden, wordt voorgesteld dat zij hiervan minstens één werkdag voor de zitting van de OCMW-raad kennis geven aan de afdeling en/of dienst die het onderwerp op de agenda van de OCMW-raad heeft laten plaatsen en het stembriefje dient aan te passen.

De raadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich.

Artikel 30 Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld.

Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden, dat aan de stemming heeft deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.

Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en de twee jongste raadsleden, tenzij de OCMW-raad ter zitting instemt hiervan af te wijken.

Tevens kan de algemeen directeur bijstand verlenen.

Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan.

Artikel 31 Indien de vergadering van de OCMW-raad digitaal doorgaat, wordt een digitaal

platform gebruikt en worden op het moment van de stemming digitale stembriefjes gestuurd door de algemeen directeur. De digitale stembriefjes verschijnen op het scherm van de deelnemende raadsleden.

De raadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich. De onthouding gebeurt door ‘onthouding’ aan te duiden. De raadsleden versturen digitaal hun ingevuld stemformulier. Het digitale stemplatform geeft aan hoeveel stemmen werden ingediend en de verdeling van de uitgebrachte stemmen over de antwoorden. De stemming wordt afgesloten door de algemeen directeur van zodra het platform aangeeft dat het aantal ingediende stemmen gelijk is aan het aantal deelnemende raadsleden. Dit betekent immers dat elk deelnemend raadslid digitaal zijn stem heeft ingediend. De stemming is dan definitief.

Artikel 32 Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan.

Als bij de benoeming, contractuele aanstelling, verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Hebben bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten.

De benoeming, contractuele aanstelling, verkiezing of de voordracht gebeurt bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.

Notulen, zittingsverslagen en ondertekening

Artikel 33 §1. De notulen van de OCMW-raad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de OCMW-raad geen beslissing heeft genomen.

Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of het voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield.

§2. De zittingsverslagen van de vergaderingen van de OCMW-raad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, de essentie van de tussenkomsten en van de mondeling en schriftelijk gestelde vragen en antwoorden. De OCMW-raad kan beslissen om het zittingsverslag te vervangen door een audio- of audiovisuele opname van de openbare zitting van de OCMW-raad.

Een raadslid kan vragen om in het zittingsverslag de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen. (art. 278, §1 DLB)

§3. Als de OCMW-raad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 10 en 11 van dit reglement in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen zittingsverslag opgesteld. (art. 278, §1 DLB)

Artikel 34 §1. De notulen en het zittingsverslag van de vergadering van de OCMW-raad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet over het lokaal bestuur.

§2. De notulen van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering via Meeting.mobile beschikbaar. In het geval de OCMW-raad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de OCMW-raad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.

§3. Elk OCMW-raadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.

Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur ondertekend.

§4. Zo dikwijls de raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de raadsleden en de algemeen directeur ondertekend.

Artikel 35 §1. De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in artikel 279 tot 283 van het decreet over het lokaal bestuur.

§2. De stukken, die niet vermeld worden in artikel 279, §1 tot §3 en §5 van het decreet over het lokaal bestuur, worden ondertekend door de burgemeester en meeondertekend door de algemeen directeur. Zij kunnen deze bevoegdheid overdragen conform artikel 280 en artikel 283 van het decreet over het lokaal bestuur.

§3. De beslissingen, de akten, de verslagen en de brieven van de financieel directeur worden door hem ondertekend als ze specifiek betrekking hebben op de aan hem toevertrouwde taken.

De beslissingen, de akten en de briefwisseling van personeelsleden aan wie bevoegdheden werden gedelegeerd of toevertrouwd, worden door die personeelsleden ondertekend.

Het dwangbevel, uitgevaardigd voor de invordering van schuldvorderingen, wordt, met behoud van de ondertekeningbevoegdheid inzake de uitvoerbaarverklaring ervan, ondertekend door de financieel directeur.

§4. De beslissingen, de akten en de briefwisseling van personeelsleden, belast met het budgethouderschap, worden door deze personeelsleden ondertekend als ze enkel betrekking hebben op hun budgethouderschap.

§5. Onverminderd §§ 1 en 4 wordt de briefwisseling van het sociaal huis ondertekend door de voorzitter en meeondertekend door de algemeen directeur.

§6. De documenten en stukken, in welke vorm ook, behorende tot het dagelijks personeelsbeheer of behoren tot de aan hem gedelegeerde bevoegdheid worden ondertekend door de algemeen directeur of een personeelslid dat daartoe opdracht heeft gekregen van de algemeen directeur.

Commissies

art. 36 Naast de gemeenteraadscommissies zijn er twee afzonderlijke deontologische commissies zoals bepaald in de deontologische code van de gemeenteraad respectievelijk de OCMW-raad. De werking en samenstelling van deze deontologische commissies is gelijkaardig aan elkaar en wordt geregeld in de deontologische codes.

Presentiegeld en vergoedingen

Artikel 37 §1. Aan de raadsleden, met uitzondering van de voorzitter en de leden van het vast bureau, wordt presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn:

1° de OCMW-raad. Voor de voorzitter van de OCMW-raad, voor zover dit een OCMW-raadslid is, wordt een verhoogd presentiegeld voorzien;

2° de vergadering van de OCMW-raad waarvoor men in principe recht op presentiegeld heeft maar waarvoor het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt;

3° de deontologische commissie, volgens hetzelfde principe als geldt voor de gemeenteraadscommissies. Dit principe is dat raadsleden een presentiegeld krijgen voor de gemeenteraadscommissies waarvan zij stemgerechtigd lid zijn. voor de voorzitter van de gemeenteraadscommissie wordt een presentiegeld gelijk aan dat voor een gemeenteraadszitting voorzien en voor de stemgerechtigde commissieleden wordt een verminderd presentiegeld voorzien.

Cumulatie van meerdere presentiegelden per dag voor elke bijgewoonde vergadering van de raad is toegestaan.

§ 2. Het presentiegeld bedraagt € 124,98, gekoppeld aan de spilindex 138,01:

- per vergadering van de OCMW-raad die zij bijwonen ;

- per vergadering van de OCMW-raad waarvoor men in principe recht heeft op presentiegeld maar waarvoor het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt.

De voorzitter van de OCMW-raad ontvangt een dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de OCMW-raad die hij voorzit.

Voor de deontologische commissie wordt hetzelfde principe toegepast als voor de gemeenteraadscommissies van zodra dit bij besluit van de Vlaamse Regering is bepaald. Het principe voor de gemeenteraadscommissies is sedert 1 januari 2019 dat de gemeenteraadsleden voor het bijwonen van de vergaderingen van de gemeenteraadscommissies waarvan zij stemgerechtigd lid zijn een presentiegeld bekomen voor de raadsleden ad € 62,49 en voor de voorzitter van een gemeenteraadscommissie ad € 124,98, bedragen gekoppeld aan de spilindex 138,01.

Artikel 38 §1. Conform de dienstverlening, zoals bepaald in dit reglement, hebben de OCMW-raadsleden op het gemeentehuis/sociaal huis toegang tot telefoon en internet, en kunnen ze kopieën bekomen van OCMW bestuursdocumenten, met uitzondering van de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten en onderhoudsplichtigen.

§2. OCMW-raadsleden kunnen de kosten van studiedagen of vormingscursussen, (ingericht door overheidsinstanties, onderwijsinstellingen of de VVSG), terugvorderen van het OCMW-bestuur, voor zover deze cycli of studiedagen noodzakelijk zijn voor de uitoefening van

hun mandaat. Deze kosten moeten worden verantwoord met bewijsstukken.

De terugvorderbare kosten mogen niet buitensporig zijn en moeten vergelijkbaar zijn met deze van vormingsinitiatieven voor gemeente- en OCMW-personeel. Ze betreffen in principe enkel vormingscycli of studiedagen in het binnenland. Er worden geen kosten vergoed voor het behalen van bijkomende diploma’s.

De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de algemeen directeur in overleg met de vormingsambtenaar. (art. 17, §3 DLB en art. 35 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 6 juli 2018)

§3. Verplaatsingskosten van raadsleden, noodzakelijk voor de uitoefening van hun mandaat, worden door het OCMW terugbetaald na voorlegging van bewijsstukken, op basis van de wettelijk vastgestelde tarieven.

De reis- en verblijfskosten, alsook de maaltijdvergoedingen en representatiekosten van de OCMW-raadsleden, inbegrepen de leden van het vast bureau, die verband houden met de uitoefening van het mandaat en die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun mandaat, worden alleen terugbetaald na voorafgaande goedkeuring van het vast bureau en mits de nodige bewijsstukken worden bijgebracht.

De dienstverplaatsingen in uitvoering van het mandaat van OCMW-raadslid in opdracht van het bestuur, worden terugbetaald door het OCMW indien die kosten niet worden terugbetaald door een andere instantie, met uitzondering van de verplaatsingen van en naar het gemeentehuis/sociaal huis om de vergaderingen van de bestuursorganen bij te wonen en voor te bereiden.

Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de terugbetaling van de kosten van de mandatarissen. Dat document is openbaar.

§4. Het OCMW sluit een verzekering af om de burgerlijke aansprakelijkheid, met inbegrip van de rechtsbijstand, te dekken die bij de normale uitoefening van hun mandaat persoonlijk ten laste komt van de OCMW-raadsleden, inbegrepen de leden van vast bureau. Het OCMW sluit daarnaast ook een verzekering af voor ongevallen die de OCMW-raadsleden, inbegrepen de leden van het vast bureau, overkomen in het kader van de normale uitoefening van hun ambt. (art. 17, §5 DLB en Hoofdstuk 9 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 6 juli 2018 houdende het statuut van de lokale mandataris)

Het OCMW sluit ten behoeve van de leden van het vast bureau een polis omnium dienstverplaatsingen voor stoffelijke schade aan het eigen voertuig bij een toegelaten verzekeringsmaatschappij.

Verzoekschriften aan het OCMW

Artikel 38 §1. Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van het OCMW in te dienen. (art. 304, §2 DLB)

De organen van het OCMW zijn de OCMW-raad, het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst, de voorzitter van de OCMW-raad, de voorzitter van het vast bureau, de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst, de algemeen directeur en elk ander orgaan van het OCMW dat als overheid optreedt.

De indiener wordt daarvan op de hoogte gebracht

§2. De verzoekschriften en voorstellen worden aan de gemeente gericht. Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift of voorstel moet de vraag duidelijk zijn.

Een verzoek is geen klacht; klachten worden behandeld volgens het klachtenbehandelingsysteem.

§3. Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van het OCMW behoort, zijn onontvankelijk.

Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:

1° de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd;

2° het louter een mening is en geen concreet verzoek;

3° de vraag anoniem, d.w.z. zonder vermelding van naam, voornaam en adres, werd ingediend;

4° het taalgebruik ervan beledigend is.

Het orgaan of de voorzitter van het orgaan van de gemeente aan wie het verzoek is gericht, doet deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.

Artikel 40 §1. De voorzitter van de OCMW-raad plaatst het verzoekschrift of het voorstel voor de OCMW-raad op de agenda van de eerstvolgende OCMW-raad indien het verzoekschrift minstens 30 dagen voor de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift of voorstel later ingediend dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.

§2. De behandeling van de verzoekschriften en voorstellen tijdens de vergadering van de OCMW-raad volgt steeds na de eventuele bijkomende agendapunten van de OCMW-raadsleden.

§3. De OCMW-raad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het vast bureau of het bijzonder comité voor de sociale dienst verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.

§4. De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan van het OCMW. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.

§5. De OCMW-raad of het betrokken orgaan van het OCMW verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.

Eretitel OCMW-raadsleden, voorzitter van de OCMW-raad en schepenen

Artikel 41 De OCMW-raad kan machtiging tot het voeren van de eretitel verlenen aan de voorzitter van de OCMW-raad en leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst onder de hieronder vermelde voorwaarden. (art.148 lid3 DLB)

De eretitel kan slechts verleend worden voor het laatst uitgeoefende mandaat, waarvoor betrokken mandataris aftredend is.

Wanneer de OCMW-voorzitter gelijk aftreedt als mandataris in de gemeente en als mandataris in het OCMW, dan geeft dit slechts recht op één eretitel, te verlenen door of de gemeente of het OCMW. Betrokken mandataris dient dan een schriftelijk voorstel in bij de gemeente indien de mandataris een gemeentelijke eretitel wenst ofwel bij het OCMW indien de mandataris een eretitel vanuit het OCMW wenst.

De hoger vermelde eretitels mogen niet worden gevoerd:

1° gedurende de periode dat een mandaat in de gemeente wordt uitgeoefend of een mandaat wordt uitgeoefend in het OCMW;

2° door een door een gemeente of OCMW bezoldigde persoon.

Bij de berekening van de dienstanciënniteit als voorzitter van de OCMW-raad wordt ook een aansluitend daaraan voorafgaand of op volgend mandaat in dezelfde gemeente als burgemeester, voorzitter van de OCMWraad of OCMWraadslid in aanmerking genomen.

- Voor het verlenen van de eretitel van voorzitter van de OCMW-raad aan een aftredende voorzitter van de OCMW-raad dienen onderstaande voorwaarden cumulatief voldaan te zijn:

a) aftredend voorzitter van de OCMW-raad zijn;

b) dienstanciënniteit:

1° ofwel het mandaat van voorzitter van de OCMW-raad gedurende minstens 10 jaar al dan niet achtereenvolgend uitgeoefend hebben in dezelfde gemeente;

2° ofwel het mandaat van voorzitter van de OCMW-raad gedurende minstens een legislatuur of ten minste zes jaar in dezelfde gemeente uitgeoefend hebben en aansluitend daaraan voorafgaand of op volgend nog 12 jaar als OCMW-raadslid gezeteld hebben in dezelfde gemeente;

c) een recent bewijs van goed gedrag en zeden voorleggen;

d) een instemmingsverklaring van betrokkene voorleggen.

- Voor het verlenen van de eretitel van lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst aan een lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst dienen onderstaande voorwaarden cumulatief verder voldaan te zijn:

a) aftredend lid zijn van het bijzonder comité voor de sociale dienst;

b) minstens 18 jaar dienstanciënniteit in de gemeente- of OCMW-raad hebben;

c) een recent bewijs van goed gedrag en zeden voorleggen;

d) een instemmingsverklaring van betrokkene voorleggen.

BEPALINGEN OVER HET BIJZONDER COMITE VOOR DE SOCIALE DIENST

Art. 42 § 1. Het presentiegeld dat toegekend wordt aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst (of de plaatsvervanger als die aanwezig is) bedraagt € 124,98, gekoppeld aan de spilindex 138,01. (art. 107 DLB)

§2. De bepalingen uit art. 37 van dit reglement zijn van overeenkomstig van toepassing op de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst. (art. 107 DLB)

(De bedoeling van de decreetgever is het statuut van BCSD-lid zoveel als mogelijk af te stemmen op het statuut van raadslid. Zo moeten dezelfde verzekeringen afgesloten worden, gaan dezelfde regels rond politiek verlof gelden, en kunnen ook onkosten terugbetaald worden. Wij stellen voor om al deze regels zoveel als mogelijk gelijk te houden)

§3. Er kunnen plaatsvervangers worden aangeduid die de effectieve leden van het bijzonder comité vervangen als die afwezig zijn.

Deze plaatsvervangers moeten lid zijn van de OCMW-raad en worden aangewezen door een meerderheid van de leden van de raad die de voordrachtakte ondertekend hebben van het effectieve lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

(art. 105, §2 DLB)

De aanduiding van de plaatsvervangers gebeurt door per lid van het bijzonder comité van de sociale dienst een ondertekende verklaring af te gegeven tegen ontvangstbewijs aan de algemeen directeur. De algemeen directeur zorgt voor een kennisgeving hiervan op de eerstvolgende OCMW-raad. De aanduiding is geldig vanaf de datum vermeld op het ontvangstbewijs.

Wanneer een nieuw lid verkozen wordt in het bijzonder comité voor de sociale dienst, moet ook de plaatvervanger vernieuwd worden door een verklaring zoals in §1 en §2 van dit artikel. Het kan daarbij gaan om hetzelfde raadslid.

Is er geen geldige verklaring tot plaatsvervanging ingediend, dan is er geen plaatsvervanger voor het betreffende lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst.

COMMUNICATIE MET DE OCMW-VERENIGINGEN WELZIJNSVERENIGING

Art. 43 §1. De vertegenwoordigers van de OCMW-raad in een welzijnsvereniging, worden door de raadsleden in hun midden aangeduid door een geheime stemming in een stemronde, waarbij elk raadslid één stem krijgt. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat in jaren verkozen. (art. 484, §1 DLB)

§2. Als het mandaat van afgevaardigde in de bestuursorganen een einde neemt of bij een verhindering kunnen de OCMW-raadsleden van de lijst die het betreffende lid heeft voorgedragen, samen een kandidaat-lid aanwijzen, behalve als de vertegenwoordiger in de bestuursorganen van de vereniging was verkozen als jongste in jaren bij staking van stemmen.

De aanwijzing van dat lid wordt medegedeeld met een door de meerderheid van de leden van dezelfde lijst ondertekende verklaring die afgegeven wordt tegen ontvangstbewijs aan de algemeen directeur. De algemeen directeur geeft er op de eerstvolgende OCMW-raad kennis van.

Als deze vervanging niet kan plaatsvinden of niet plaatsvindt binnen zestig dagen wordt in de vervanging voorzien, zoals in art. A1, §1 van dit reglement. (art. 484, §1 DLB)

Art. 44 §1. De statuten van de welzijnsvereniging vermelden de wijze waarop de OCMW-raadsleden in kennis worden gesteld van de agenda van de bestuurs- en beheersorganen van de vereniging. (art. 477 DLB)

(Deze bepaling is facultatief, maar informatief voor de raadsleden)

§2. De statuten van de welzijnsvereniging vermelden de wijze waarop de OCMW-raadsleden in kennis worden gesteld van de notulen van de vergaderingen van de raad van bestuur en het orgaan van dagelijks bestuur en alle documenten waarnaar verwezen wordt in de notulen. Deze worden, indien een lid van de OCMW-raad dat wenst, in elk geval elektronisch ter beschikking gesteld. (art. 477 DLB)

(Deze bepaling is facultatief in de statuten, maar informatief voor de raadsleden)

Wanneer de voorzitter van de OCMW-raad in kennis gesteld wordt van de notulen van de raad van bestuur en het orgaan van dagelijks bestuur van de welzijnsvereniging, stelt hij deze vast en plaatst deze notulen en de bijhorende dossiers ter kennisname op de agenda van de volgende vergadering van de OCMW-raad.

De voorzitter kan op basis van deze notulen toegelichte voorstellen van beslissing toevoegen aan de agenda. Dat kan enkel als de termijn uit art. 2, §1 van dit reglement gerespecteerd wordt. Andere leden van de raad kunnen toegelichte voorstellen van beslissing indienen op de wijze en binnen de termijn zoals bepaald in art. 3 van dit reglement. (art. 484, §4 DLB)

Slotbepaling

Artikel 45

De materies in dit reglement behandeld, zijn van toepassing voor zover ze niet gewijzigd of geregeld worden door wetten, decreten of besluiten van een hogere overheid. Voor zover een aantal situaties niet uitdrukkelijk geregeld werden door dit huishoudelijk reglement blijven de bepalingen van het decreet over het lokaal bestuur onverkort gelden.